"Lancer un appel d'offres" est une expression traditionnelle dans la démarche d'achat. Cependant, aujourd'hui, elle s'applique à des achats où des budgets importants sont en jeu, de plusieurs dizaines, centaines de milliers d'euros, voire plus !
La difficulté va souvent résider dans la recherche de prestataires qui correspondent à votre besoin et qui ont des références, des preuves de leur expertise dans le domaine concerné.
Repérez-vous sur le marché
L'offre de formation est vaste. Il est souvent difficile de s'y retrouver parmi les milliers d'organismes dont c'est le métier ! Il représente pour certains organismes de formation un business très lucratif.
Un marché très important
Les chiffres ci-dessous sont issus d’une étude menée en 2019 par la fédération Les acteurs de la compétence. Ils vous donneront une idée du marché de la formation actuel :
Le chiffre d’affaires cumulé des entreprises de formation du secteur de la formation professionnelle en France est d’environ 6,85 milliards d’euros.
Le marché de la formation professionnelle rassemble 8 170 entreprises, 500 structures ayant la formation comme activité principale.
Des domaines couverts très variés
Généralement, les thématiques de formation les plus achetées sont :
la qualité-sécurité ;
le développement personnel et l'efficacité au travail ;
les langues ;
et l'informatique.
Le management, la bureautique, les techniques commerciales et la gestion viennent ensuite, mais avec moins de 10 % de parts de marché.
Dans certains domaines, les prix montent très vite et les bons prestataires sont très demandés ! Vous devrez jongler avec les délais et le respect de votre budget...
Ciblez les bons prestataires
La sélection de plusieurs prestataires pertinents pour votre projet peut vite devenir un casse-tête et vous prendre beaucoup de temps. Comment savoir qui contacter, à qui confier votre offre, qui rencontrer et à qui faire confiance ?
Activez votre réseau pour collecter quelques références
Même si vous débutez dans le métier, vous trouverez en LinkedIn un partenaire précieux :
vous intégrerez dans vos contacts les responsables de la formation d'autres entreprises ;
vous vous abonnerez à des groupes spécialisés.
Ce réseau vous permettra un échange riche en conseils et en partage d'expériences plus ou moins heureuses, notamment avec des prestataires !
Effectuez des recherches sur le Web
Attention, vous entrez dans la jungle ! Il faut absolument trouver le moyen de segmenter votre recherche en ayant déjà des noms de formateurs, d'organismes ou de sites web, de blogs, de clubs professionnels qui vont vous aider à réduire votre angle de ciblage.
Les bases de données en ligne ne vous aideront pas plus. La plus impressionnante est celle du ministère du Travail, de l'Emploi, de la Formation professionnelle et du Dialogue social, qui met à votre disposition une liste officielle de près de 87 000 organismes de formation... Rien que ça !
Si nous revenons à notre formation en management d'équipe, vous connaîtrez rapidement les noms des organismes les plus connus sur le marché français. Créés pour la plupart dans les années 1970-1980, ils ont réussi à survivre aux aléas du marché et aux changements de législation. Ils se sont professionnalisés, fait certifier, et ont acquis une taille et une renommée européennes, voire internationales.
Vous y trouverez tous les stages les plus courants en inter comme en intra-entreprises ; ils ont aussi développé des offres de conseil, d'ingénierie de formation et de formation en ligne.
La certification des organismes avant le 01/01/2022
L’organisme peut être référencé sur la base de données DataDock. Celle-ci est unique et destinée à simplifier le référencement des organismes de formation.
Il s'agit d'un "entrepôt de données" qui permet aux financeurs de la formation professionnelle de vérifier la conformité des organismes de formation par rapport aux 6 critères qualité définis par la loi :
L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé.
L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires.
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation.
La qualification professionnelle et la formation continue des personnes chargées des formations.
Les conditions d’information au public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus.
La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.
Ensuite, vous saurez que, si l'organisme est référencé sur DataDock, cela prouve qu'il a répondu aux contraintes de 21 critères qualité imposés par le système de sélection initial. C'est un gage de qualité et d'engagement dans un processus de certification qui prouve, à priori, la solidité et la pérennité de l'entreprise.
Le DataDock disparaît définitivement le 31 décembre 2021 au profit de la certification Qualité (Qualiopi). Cette marque a été mise en place le 1er janvier 2021.
La certification des organismes à compter du 01/01/2022
Le décret applicable au 1er janvier 2021 prévoit que les organismes de formation devront être accrédités par des certificateurs qualité externes tous les trois ans. Il est présenté ci-dessous les modifications d’obtention de la certification.
| DATADOCK | CERTIFICATION QUALITÉ |
Textes légaux | Décret n° 2015-790 | Décret n° 2019-564 |
Critères | 6 critères | 7 critères |
Indicateurs | 21 indicateurs | 32 indicateurs |
Catégories de formation | Pas de distinction | Précisions complémentaires pour les bilans de compétences, VAE, l'apprentissage... |
Preuves | 25 moyens de preuve précisés | Tous supports et outils d'information |
Contrôleur | OPCO | Certificateur agréé externe |
Mode d'intervention | L'organisme de formation apporte la preuve sur la plateforme DataDock | Le certificateur qualité intervient sur place pour vérifier les éléments de preuve |
Durée de validation | Pas de date limite | 3 années |
Date d'application | 1er janvier 2017 | 1er janvier 2020 |
La certification qualité Qualiopi permet :
d’attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de formation ;
d’accroître la lisibilité de l’offre de formation auprès des usagers et des entreprises.
Elle est rendue obligatoire à partir du 1er janvier 2022 pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés.
La marque Qualiopi concerne donc tous les prestataires, y compris les formateurs indépendants, dispensant des actions :
de formation ;
de bilans de compétences ;
permettant de faire valider les acquis de l’expérience ;
de formation par apprentissage.
Explorez les outils digitaux, les plateformes d'achat
Les outils digitaux s'intègrent partout, y compris dans les démarches d'achat. C'est une très bonne nouvelle, car le gain de temps peut être énorme quand on mutualise les informations, et que des experts s'occupent de valider la qualité et l'expertise des nombreux prestataires.
Les plateformes d'appels d'offres
Les budgets sont énormes pour certains de ces appels d'offres. Des sites se sont spécialisés dans la diffusion de ces offres, et proposent donc aux prestataires de dématérialiser leurs candidatures.
Bien évidemment, cela permet de toucher un plus grand nombre de prestataires, mais en général, vous ne serez pas concerné par ces démarches spécifiques aux organismes publics et aux très grandes entreprises. Ce sont les directions Achat qui prennent le relais dès la phase de validation du cahier des charges.
En observant cet exemple réel d'appel d'offres, vous pouvez voir immédiatement les infos clés à transmettre au prestataire pour qu'il décide ou pas de son intérêt à postuler :
La description de la prestation : coaching individuel et management de proximité.
L'identification du public : les salariés de l'AGRAF.
Le nom du client : AGRAF.
La date limite de réponse : en rouge !
Le budget alloué : 90 000 euros.
L'objectif est que l'organisme de formation ou le prestataire puisse déterminer rapidement s'il répond aux conditions de base de la recherche.
Est-il expert dans le domaine de compétences recherché ?
Connait-il ce type de client ou ce secteur d'activité ?
Peut-il respecter les délais ?
A-t-il les moyens humains et logistiques pour assumer cette taille de projet ?
Les plateformes d'achat de formation
Concernant les organismes de formation, des sites spécialisés ont bien senti le besoin des entreprises depuis plus de 10 ans maintenant. Comment choisir le bon prestataire de formation parmi plusieurs milliers d'organismes qui affichent les mêmes compétences ?
Un site comme Topformation référence environ 350 organismes partenaires à qui il va proposer une vitrine en ligne, un référencement et du webmarketing auprès des entreprises et du grand public. Il propose donc aux responsables de formation d'explorer une offre de prestataires qui a déjà été référencée, validée, avec un gain de temps évident !
Un autre site, kelformation.com, se présente comme le 1er moteur de recherche de formation sur Internet : il s’adresse aux salariés, aux responsables formation, aux professionnels RH comme aux étudiants. Créé en 2005 par des professionnels de la formation professionnelle et d’Internet, le site affiche 600 000 visites mensuelles et un accès à près de 30 000 formations.
Les plateformes d'achat logistique
Là aussi, des outils digitaux viennent vous faciliter la vie !
Des prestataires en ligne vous proposent d'intégrer votre cahier des charges : le lieu, la restauration, l'hébergement, vos contraintes de dates, de budgets, le nombre de participants, leurs petites habitudes alimentaires. Certains vont même s'occuper de vous fournir les activités outdoor et toute l'organisation événementielle. Du clé en main !
On trouve donc des plateformes telles que bird-office.com, qui référencent des milliers de lieux à travers l'Europe, et proposent de vous assister dans toute l'organisation de l'évènement.
D'autres prestataires vont vous proposer des lieux plus ou moins insolites. On trouvera, par exemple :
kactus.com : il vous proposera de nombreux lieux en France.
chateauform.com : le leader européen de la formation, des séminaires, de l’événementiel et des congrès.
Ensuite, vous pouvez aussi décider de vous adresser à des groupes hôteliers qui ont créé, depuis des années, des services "congrès et séminaires" dédiés à l'accompagnement des clients "corporate". Un exemple : le groupe AccorHotels et ses nombreux hôtels dans le monde entier.
Présentez votre appel d'offres
Vous allez maintenant communiquer votre appel d'offres aux différents prestataires présélectionnés. Communiquer votre besoin aux prestataires potentiels est un moment important. Vous devez être précis quant au livrable, mais en même temps, ne pas tout dire à tout le monde !
Affinez votre liste de prestataires
Vous avez sélectionné des prestataires ; il est temps de leur communiquer votre besoin.
Si vous avez encore une liste de 10 organismes, affinez vos critères de recherche, collectez des avis afin d'en éliminer plusieurs ! Au bout du compte, un seul fera l'affaire... Ni vous ni eux n'avez de temps à perdre.
Validez votre sélection
Vous allez alors contacter l'organisme, obtenir un contact privilégié (souvent un "ingénieur commercial", un "ingénieur pédagogique" ou un "business developer").
En tous cas, vous devez effectuer ce premier contact par téléphone afin de valider un certain nombre d'informations :
Vous définirez votre recherche comme si vous donniez un titre à votre scénario : "J'organise une formation au management d'équipe pour des directeurs de magasins. Je souhaite contacter votre équipe chargée de mettre en place les formations intra-entreprises. Je vous remercie de me mettre en relation."
Vous questionnerez votre interlocuteur, vous avez à l'autre bout du fil un commercial. N'oubliez pas que celui qui questionne dirige l'entretien :
En matière de formation management pour des directeurs de magasins, quelle est votre expérience ?
Qui sont vos formateurs ?
Quelles sont les étapes et les délais dans l'élaboration de votre proposition ?
Enfin, vous collecterez très précisément les coordonnées de la personne à qui vous transmettrez votre appel d'offres, ou mieux encore, vous conviendrez d'un rendez-vous.
Transformez votre cahier des charges en appel d'offres
Votre cahier des charges sera la base de l'appel d'offres. Il sera éventuellement complété et mis en forme afin de donner toutes les informations nécessaires aux prestataires pour vous envoyer une proposition.
Il pourra arriver aussi que vous le segmentiez :
soit parce que le prestataire n'est pas concerné par une partie de votre recherche (il va vous fournir le lieu, mais pas la prestation pédagogique) ;
soit parce que vous voulez communiquer dans un second temps certains détails de votre projet qui vous semblent plus confidentiels (un budget, un rétroplanning ou un déroulé de votre séminaire).
Ce document sera donc communiqué aux différents prestataires :
soit en amont d'une rencontre durant laquelle le prestataire vous présentera sa proposition ;
soit lors du premier rendez-vous destiné à présenter votre recherche en face-à-face, et surtout à écouter votre interlocuteur : comment il questionne votre besoin et commence immédiatement à vous prouver son professionnalisme !
Menez votre brief
Dans ce second cas où vous rencontrez le prestataire et vous lui expliquez votre besoin, on parlera de brief. Cela concerne la grande majorité des projets de moins de 50 000 euros, et représente un gain de temps. Attention, cependant, à ne pas griller les étapes au risque de perdre du temps et de l'argent !
Le prestataire doit recevoir toutes les informations utiles pour vous formuler une proposition. Mieux vous aurez expliqué votre besoin et meilleure sera la proposition !
Vous allez donc consacrer 1 à 2 heures de réunion avec chaque prestataire retenu, afin de présenter différents éléments du cahier des charges :
l'entreprise et son activité ;
le contexte du projet ;
la population concernée ;
les objectifs pédagogiques, les livrables attendus ;
les contraintes en termes de délais, par exemple.
N'en dites pas trop et laissez votre interlocuteur réagir, vous questionner afin de mieux éclaircir et préciser votre besoin. La qualité de cette découverte de votre besoin est significative d'une qualité de service qui devra vous être fournie durant toute votre collaboration !
Laissez la concurrence s'installer
À partir de là, les prestataires vont être en concurrence.
Vous allez très vite en éliminer certains :
pour cause de manque de réactivité ou d'incompréhension totale de votre demande ;
ou parce que vous avez choisi par erreur des prestataires qui ne sont pas intéressés par ce type de projet.
En résumé
La connaissance du marché va vous permettre de repérer les prestataires adaptés à votre besoin.
Tous les moyens sont bons pour repérer vos prestataires : le réseau, Internet, les plateformes d'achat de formation ou d'organisation d'évènements...
Le cahier des charges sera adapté afin de communiquer les bonnes informations aux prestataires sélectionnés.
Un brief sera mené dans la plupart des cas. C'est une première rencontre avec vos prestataires, afin de présenter votre projet et de valider la qualité de service offerte par votre interlocuteur.
Votre appel d'offres est lancé, il ne vous reste plus qu'à attendre les retours de vos fournisseurs. Bravo, vous avez terminé la première partie de ce cours. Vous pouvez passer à l'étape suivante : la sélection du bon prestataire. Mais avant, je vous propose de réaliser un quiz pour tester vos connaissances !
