Les différentes propositions de vos prestataires sont arrivées et maintenant, vous devez sélectionner, avec la plus grande attention, la meilleure, celle qui correspond à votre besoin et vous garantit la réussite de votre projet !
Comment faire pour être le plus objectif possible, ne pas me laisser emporter par un vague "feeling", et mettre toutes les chances de mon côté ?
Tout d'abord, il vous faut prendre un peu de recul et déterminer les critères d'évaluation importants pour vous. Ensuite, vous déciderez comment les prioriser afin de pouvoir définir une cotation conforme à la réalité de votre besoin. Et enfin, vous vous lancerez dans l'évaluation des différentes propositions en mixant différentes approches. Un seul objectif : faire le bon choix !
Formalisez vos critères
Quels sont les points de contrôle, les informations importantes pour vous ? Vous allez devoir les déceler dans chaque proposition et pointer les questions à poser à votre prestataire, afin d'obtenir suffisamment d'informations pour décider !
En vous appuyant sur votre cahier des charges, vous allez relever tous les critères relatifs à la mise en œuvre de votre projet. Quels sont le cadre posé, les attentes formulées, les conditions de réussite de votre projet ?
Les critères pédagogiques
Nous sommes dans un contexte d'achat de formation. Même si des achats logistiques sont effectués en parallèle, les aspects pédagogiques sont les plus complexes et les plus importants. Dans la proposition de l'organisme de formation, vous allez devoir éclaircir tous ces aspects comme si vous y étiez !
Vous avez exprimé des attentes dans votre cahier des charges concernant la pédagogie. Quand vous lisez la proposition de l'organisme, vous devez retrouver ces thèmes, constater clairement la qualité de la réponse faite à votre demande.
Vous devrez donc évaluer les critères suivants :
La compréhension de votre besoin : la plupart des propositions vont débuter par un premier paragraphe résumant vos échanges, notamment l'expression de votre besoin : qui vous êtes en tant qu'entreprise, votre activité, vos enjeux, le contexte qui a généré le besoin.
Le respect de votre cahier des charges : vous avez exprimé des contraintes, des souhaits de dates, d'organisation, et surtout des objectifs pédagogiques à atteindre. Tout doit être intégré à la proposition, ou alors évoqué comme un point à clarifier.
La clarté de l’offre de formation : l'écriture de la proposition doit être limpide, structurée. Vous devez comprendre facilement le déroulé ; si des questions émergent, si des points restent à éclaircir, c'est normal ! Mais vous ne devez pas vous y reprendre à 3 fois pour comprendre ce que l'organisme propose.
La qualité des intervenants : c'est un point très important. Qui sont les formateurs ? La plupart du temps, soit vous les aurez rencontrés lors du premier rendez-vous, soit vous découvrirez plusieurs CV en fin de proposition. Ils devront prouver une expérience opérationnelle confirmée dans le domaine de formation concerné, mais aussi des qualités pédagogiques pour animer les formations dans un contexte similaire !
La qualité de la démarche pédagogique proposée : un déroulé pédagogique est présenté ; il devra être précis, concret, et correspondre à ce que vous aviez envisagé. Très souvent, ce point fera l'objet d'une réunion de travail spécifique. Si vous décidez de présélectionner cet organisme, vous approfondirez avec le formateur toute l'approche pédagogique et le déroulé du stage. Par exemple :
"Nous avons bien noté votre souhait de découper la formation en 3 parties..."
"Le calendrier proposé intègre vos contraintes concernant le pic d'activité de fin d'année..."
"Nos intervenants ont mené des missions dans un contexte équivalent et ont 10 années d'expérience dans le domaine high-tech..."
"Vous souhaitez que les évaluations post-formation se déroulent en ligne dans les 3 jours qui suivent la formation. Nous vous proposons donc de..."
Les critères relatifs à l'organisme
Qui est cet organisme ? Vous devez pouvoir vérifier les informations suivantes :
sa date de création et l'identité de ses fondateurs, son histoire ;
son offre : les formation interentreprises, les formations en ligne, les activités annexes de conseil, de recrutement, etc. ;
ses références clients, son équipe de permanents, notamment administrativement, car un gros projet nécessite un suivi administratif et comptable rigoureux ;
son déploiement en France et de plus en plus souvent en Europe et à l'étranger ;
ses certifications : par exemple "certifié ISO 9001", le label qualité des organismes de formation.
Les critères financiers
La proposition va intégrer une partie "Budget – Modalités financières". Ce sont des éléments à analyser précisément et comparativement aux autres prestataires. Tout décalage de prix devra être investigué et justifié, vers le haut comme vers le bas. Un organisme proposant des tarifs "pas chers" a de bonnes raisons de le faire, mieux vaut savoir lesquelles !
Le budget devra être précis et découpé en rubriques :
la conception de la formation, si elle est "sur mesure" ;
l'animation du stage par session, par journée, par module selon l'organisation choisie ;
l'évaluation post-formation à chaud et à froid, si cela est demandé ;
les frais d'hébergement, de transport des formateurs, le cas échéant ;
les frais d'accueil des stagiaires selon la situation ;
la mise à disposition ou la location de matériel ;
l'utilisation de la plateforme de formation en ligne...
Soyez attentif aussi au nombre de jours et au budget de "conception". De nombreux organismes se rattrapent sur cette rubrique pour compenser un prix-journée compétitif en animation. Vérifiez la durée et le coût !
Une journée de préparation pour 3 jours d'animation me semble un maximum et ne doit plus exister quand le stage se reproduit plusieurs fois.
Le prix-journée de la préparation doit raisonnablement être inférieur de 30 à 40 % au prix-journée de l'animation.
Voilà donc quelques repères à nuancer en fonction de votre projet !
Les modalités de règlement doivent aussi être clarifiées. La plupart du temps, on vous demandera un règlement de 30 % à la commande, puis un solde à la fin de la prestation. Une facturation "au réalisé" est courante aussi ; chaque mois, vous recevrez votre facture en fonction de l'avancement du projet.
Les critères de qualité de service
Vous achetez aussi une qualité de service avant, pendant et après la prestation. Généralement, si vous avez demandé à recevoir une proposition de cet organisme, cela signifie que le premier contact est bon. Vous avez apprécié quoi, exactement ? Qu'attendez-vous en termes de qualité de service ?
Le service commercial
Soyons clairs, un accompagnement commercial de qualité doit intégrer :
la prise de contact, quand vous êtes un prospect ;
la négociation et la finalisation du projet ;
la signature des contrats de partenariat, quand vous devenez un client ;
la coordination avec les formateurs et les équipes pédagogiques ;
la présentation aux équipes administratives, comptables ;
le suivi de la qualité de la réalisation : "Alors, comment cela se passe-t-il pour vous ?" ;
la réflexion autour des projets éventuels à venir... si tout s'est bien passé, bien sûr.
Vous allez donc évaluer chaque étape de cet accompagnement. Dès la lecture de la proposition, vous relèverez les services apportés par le service commercial, vous vous ferez préciser si nécessaire qui sont les bons interlocuteurs pour vous assurer une relation client-fournisseur de qualité !
Le service après-vente
Dès que vous devenez officiellement un client, votre dossier va passer dans les mains de nouvelles équipes, administratives, comptables... Vous devez retrouver la même qualité de service que celle qui vous a été promise !
Dès les premiers contacts, vous aurez testé, par exemple, l'accueil téléphonique, la bonne organisation lors de la réception de vos documents, la rapidité de réaction quand vous demandez une information... Tous ces petits services donnent un avant-goût de ce qui vous attend en tant que client !
Il sera intéressant aussi de voir quelles valeurs l'organisme affiche sur son site web ou dans sa communication grand public, et comment il présente sa qualité de service ! Par exemple, CSP Docendi affiche sa créativité, son savoir-faire depuis 50 ans et sa méthodologie pour mener vos projets vers la réussite.
Concevez votre grille d'évaluation
L'intérêt de formaliser une grille d'évaluation est double :
être objectif et fin stratège dans votre évaluation des différentes propositions ;
utiliser une méthode commune à tous les décisionnaires, car vous déciderez rarement seul, et c'est plutôt conseillé, surtout si vous débutez.
Affectez des coefficients en fonction de vos priorités
Vous avez défini vos critères, vous devez maintenant les prioriser. Qu'est-ce qui est le plus important pour vous et la réussite de votre projet de formation ?
Si la possibilité de faire appel à du e-learning est très importante pour vous, alors vous mettrez ce critère en niveau 1 de priorité ; de même pour la capacité de s'adapter à votre planning prévisionnel ou de pouvoir animer 5 stages en parallèle le même jour...
Vous déciderez par exemple que ces critères importants pour vous vont peser double dans votre grille d'évaluation !
Définissez votre système de cotation
Un conseil, prévoyez 4 niveaux d'évaluation plutôt que 3, afin de faire pencher la balance d'un côté ou de l'autre.
Insuffisant | Moyen | Bon | Très bon |
0 | 1 | 2 | 3 |
| | | |
Concevez votre grille d'évaluation
Que vous fassiez l'achat d'une prestation pédagogique ou d'une prestation évènementielle (hébergement, restauration...), la méthode reste la même ; seuls les critères vont varier et s'adapter à vos exigences de qualité concernant la prestation attendue.
Vous allez lister vos critères de sélection, les coefficients représentatifs de vos priorités, et votre système de cotation. Voilà tous les ingrédients nécessaires pour concevoir une grille d'évaluation.
Pour chaque proposition, vous compléterez une grille équivalente à celle-ci, et vous évaluerez comparativement les différents organismes grâce à un tableau Excel, par exemple.
Critère | Coefficient | Insuffisant | Moyen | Bon | Très bon |
Respecte notre planning | 3 |
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Présente des formateurs expérimentés | 2 |
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Est situé à Paris et en région | 1 |
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Effectue les évaluations en ligne | 2 |
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Il est utile aussi de prévoir une zone de commentaires afin d'expliquer factuellement ce qui justifie votre évaluation. Soyez précis et concret :
Quel est le point à vérifier et à approfondir ?
Quelle partie de la proposition vous semble insatisfaisante et pourquoi ?
Quelle action correspond vraiment à vos attentes ?
Comment pouvez-vous améliorer encore cet élément de la proposition ?
Que souhaitez-vous renégocier ?
Évaluez les différentes propositions
Il est temps maintenant de rentrer dans le concret ! Chaque proposition va être évaluée et vous allez préparer la suite des opérations. Qui vous plaît et pourquoi ? De quoi avez-vous besoin pour décider ?
Complétez votre grille d'évaluation
Vous avez finalisé votre grille d'évaluation ; vous allez maintenant la partager avec les différents évaluateurs.
Qui va-t-on y trouver ?
Un membre du comité de direction, qui sera garant du bon déroulement et du feedback au board des dirigeants.
Le directeur des ressources humaines (DRH) ou le responsable de formation, qui seront garants de la mise en œuvre et du pilotage de projet.
Plusieurs directeurs opérationnels, qui seront éventuellement impliqués ou représentés.
Un ou plusieurs managers opérationnels directement concernés.
Vous allez lire et analyser chaque proposition, compléter la grille d'évaluation, consolider les différentes évaluations et organiser une réunion pour partager les avis !
Affinez votre évaluation
À la suite de l'analyse des propositions reçues, vous allez rapidement short-lister 2 ou 3 organismes. Il sera temps alors d'affiner l'évaluation des différents prestataires "sur le terrain" !
Organisez d'autres rencontres
Plusieurs rendez-vous vont suivre afin d'approfondir toutes les étapes du déroulement pédagogique. Vous devrez en fin de compte bien visualiser le déroulement de la formation et de toute la prestation.
Ce qui compte, c'est d'avoir confiance dans la réussite du projet, car vous aurez obtenu toutes les preuves nécessaires concernant les formateurs, les techniques pédagogiques utilisées, les outils et méthodes, le contenu du programme !
Allez constater sur place !
Vous pouvez demander à visiter des salles de formation ou un site proposé pour l'hébergement et la restauration. Vous contribuerez à la composition des menus, on vous fera même goûter.
Vous assisterez à des démos concernant les outils utilisés, la plateforme de formation en ligne, par exemple. Il arrivera que l'on vous mette en contact avec des clients référents qui ont confié un projet de même type à ce prestataire. C'est même une super méthode pour acquérir des preuves du professionnalisme du prestataire !
En résumé
Pour sélectionner objectivement le bon prestataire :
Vous définirez vos critères de sélection : pédagogie, qualité de service, aspects financiers...
Vous prioriserez vos critères et vous définirez un système de cotation.
Vous pourrez ainsi construire une grille d'évaluation objective et commune à tous les évaluateurs.
Vous rencontrerez vos prestataires, les formateurs, vous visiterez les lieux, vous irez au plus près du terrain afin d'obtenir des preuves de fiabilité.
Vous avez sélectionné votre prestataire : félicitations ! Vous devez maintenant négocier avec lui. Je vous montre comment faire dans le chapitre suivant !
