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Mis à jour le 22/07/2020

Utilisez les fonctionnalités de filtre et de tri

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Dans ce chapitre nous allons traiter de deux fonctionnalisés offertes par Excel qui permettent de traiter des fichiers avec de nombreuses lignes et colonnes : les filtres et les tris.

Les filtres

Le fonctionnement d'un filtre

Quand vous allez filtrer des données, vous ne verrez que les cellules correspondantes au filtre, mais les autres données ne seront pas supprimées du tableau : elles seront uniquement masquées.

Avant de voir comment créer un filtre, voici le résultat de cette fonctionnalité : voici un tableau avec uniquement les clients habitant à Clermont-Ferrand.

Tableau avec filtre sur la ville
Tableau avec filtre sur la ville

Vous constatez plusieurs choses :

  • les numéros des lignes du tableau apparaissent en bleu : cela indique visuellement que le tableau contient d'autres lignes mais qu'elles sont masquées (ici les clients ne vivant pas à Clermont-Ferrand) ;

  • la ligne 1 (qui contient les titres des colonnes) a, sur chaque colonne, une petite flèche. Cela vous indique immédiatement qu'un filtre est activé. Sur la cellule H1, qui contient le titre "Ville", vous voyez un entonnoir à côté de la flèche : cela signifie que sur cette colonne, un filtre a été activé. 

Maintenant que vous avez vu le résultat, voyons comment procéder.

Créer un filtre

Pour créer un filtre, suivez ces étapes :

  • sélectionnez la ligne contenant le titre de vos colonnes (ici la ligne 1) en cliquant sur son numéro ;

  • activez la fonctionnalité filtre

    • soit en cliquant sur l'icône du filtre représentant un entonnoir,

    • soit dans le menu données > filtrer

  • Vous voyez alors apparaître une flèche sur chaque titre de colonne. Placez vous sur la colonne voulue (ici la colonne "Ville"). Vous obtiendrez ceci :

Tri sur la colonne
Tri sur la colonne "Ville"

Il apparaît un menu "Ville" (car c'est la colonne sur laquelle le filtre est activé) avec plusieurs options :

  • vous pouvez "Sélectionner tout" (par défaut) : dans ce cas toutes les données apparaissent, il n'y a pas de filtre ;

  • vous pouvez cocher la ou les villes que vous voulez voir apparaître ;

  • vous pouvez cocher "cellules vides" pour ne voir apparaître que les cellules sans données.

Utiliser les différents critères de filtre

Les différents critères sont : numériques, textuels, couleurs.

Les possibilités de filtre sont nombreuses :

  • sur du texte comme nous l'avons fait dans l'exemple ;

  • sur des nombres. Par exemple, pour une date, vous pourrez choisir en fonction de l'année ;

  • sur des données en couleur (attention cela dépend de la version d'Excel que vous utilisez).

Prenons ce dernier exemple. Imaginons que parmi vos clients, vous avez mis en rouge ceux que vous voulez contacter dans la semaine, et en bleu ceux qui sont venus récemment. Si vous vous placez dans la colonne "nom" et activez le filtre, vous obtenez ceci :

Filtre par couleur
Filtre par couleur

Vous pouvez alors choisir la couleur que vous voulez voir apparaître et masquer les autres cellules.

Combiner plusieurs filtres

Vous pouvez combiner les filtres, en filtrant plusieurs colonnes.

Par exemple, si vous souhaitez ne retenir que les clientes habitant à Paris, vous devez :

  • trier la colonne "Sexe" pour ne garder que "féminin" ;

  • trier la colonne "Ville" pour ne garder que "Paris".

Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire.

Les tris

Avant de trier les données, les cellules sont classées dans l'ordre de création.

Le processus pour utiliser la fonction "tri" est le suivant :

  • sélectionnez les données de votre tableau (y compris la ligne contenant les titres des colonnes) ;

  • cliquez sur "Données" > "Trier" (ou sur l'icône "tri").

Un menu s'ouvre :

Menu de tri
Menu de tri

Il vous permet de préciser :

  • selon quelle colonne vous voulez faire le tri ("trier par") ;

  • l'ordre de tri : en cliquant sur la double flèche à droite de "de A à Z" vous avez le choix : ordre alphabétique (de A à Z) ou anti-alphabétique (de Z à A) ;

  • la présence d'en-têtes ou non (en haut à droite). Ici, elle est cochée car vous avez sélectionné la ligne des titres de colonnes. 
    Après avoir validé vous obtenez donc votre tableau trié par ordre alphabétique :

Après avoir validé, vous obtenez le tableau trié par ordre alphabétique sur la colonne "Nom" :

Tableau trié par ordre alphabétique sur la colonne
Tableau trié par ordre alphabétique sur la colonne "Nom"

Vous pourrez donc trier selon :

  • un ordre alphabétique, donc sur des champs de type texte ;

  • un ordre chronologique, donc sur des champs de type date ;

  • un ordre par couleur, etc.  

Vous avez donc vu dans cette deuxième partie comment mettre en page un fichier Excel, en particulier lorsque vous disposez de nombreuses données. Après le quiz, nous verrons plus précisément ce qui fait la force d'Excel : l'analyse de données !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite