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J'ai tout compris !

Mis à jour le 22/07/2020

Réalisez des calculs grâce aux formules

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Maintenant que vous maîtrisez l'environnement des fichiers Excel, entrons dans le vif du sujet avec l'analyse de données.

Excel est connu notamment pour ses formules, ou fonctions, faciles d'accès et très puissantes. Voyons ensemble comment les utiliser !

Comment trouver les fonctions sur Excel ?

Si vous souhaitez faire un calcul sur les données mais que vous ne connaissez pas la formule, dites-vous qu'elle existe et qu'il faut simplement la trouver !

Pour cela, il va vous falloir jouer les détectives et chercher cette formule et/ou son mode opératoire. Deux possibilités s'offrent à vous :

  • utilisez "l'aide contextuelle" d'Excel accessible sous PC avec la touche F1 ou sous Mac en allant dans le menu Aide (dernier menu à droite), et tapez ce que vous cherchez. Cela permet également de vous dire comment la formule fonctionne si vous la connaissez mais ne la maîtrisez plus ;

  • allez dans la liste des fonctions d'Excel et cherchez celle qui vous paraît correspondre à votre besoin. Pour accéder à la liste des fonctions d'Excel, il faut aller dans Insertion > Fonction (vous pouvez aussi cliquer directement sur l'icône "fx"). Elles sont classées par grande catégorie (fonctions mathématiques, financières...)

Le fonctionnement global des formules

Pour toutes les formules que vous allez utiliser avec Excel, le fonctionnement est le suivant :

  1. placez-vous sur la cellule sur laquelle vous voulez utiliser la formule ;

  2. saisissez le signe = ;

  3. saisissez le nom de la formule ;

  4. ouvriez une parenthèse( ;

  5. saisissez ce qu'on appelle les "arguments" de la formule en les séparant par un ;. Ce sont les différentes composantes de la formule, qui dépendent de la formule utilisée ; 

  6. fermez la parenthèse ).

Nous reverrons ce mode opératoire pour chaque formule Excel que nous allons étudier.

Les opérations mathématiques de base

Les premières fonctions que vous allez utiliser sont sans doute les formules mathématiques.

Voici les opérations mathématiques de base et leur fonction équivalente dans Excel :

Opération mathématique

Fonction Excel équivalente

addition

somme

soustraction

pas de fonction équivalente

multiplication

produire

division

quotient

Utilisons un premier exemple avec la fonction "somme", sans doute la plus utilisée dans Excel.

Prenons un exemple simple. Vous disposez des données suivantes :

Exemple d'une fonction somme
Exemple d'une fonction somme

Vous voulez additionner les chiffres figurant faire apparaître le résultat dans la cellule B7 (en rouge). Vous allez donc utiliser la fonction "somme".

  • placez-vous sur la cellule sur laquelle vous voulez utiliser la formule, ici B7 ;

  • saisissez le signe = ;

  • saisissez le nom de la formule, ici "somme" ;

  • ouvrez une parenthèse ( ;

  • saisissez les "arguments" de la formule en les séparant par un ;. Ici, vous allez écrire  "B2;B3;B4;B5;B6".

  • fermez la parenthèse ).

Validez, et vous devez obtenir le résultat de votre formule, soit 12780.

Si vous vouliez multiplier les données entre elle, vous procéderiez exactement de la même façon en utilisant la fonction "produit" au lieu de la fonction "somme".

Faites le test... Qu'obtenez-vous ?

Les formules plus avancées

La liste des formules utilisées dans Excel est immense, il n'est pas possible de toutes les traiter dans ce cours. Je vous propose donc de voir deux formules très utilisées : la formule "si" et la formule "recherche".

La formule "si"

La formule "si" est une formule conditionnelle. Le principe est simple : vous demandez à Excel d'effectuer une action si une condition est remplie.

Prenons un exemple en repartant de votre fichier qui liste vos clients. Vous souhaitez offrir un cadeau à tous vos clients, avec un cadeau différent selon le sexe : pour les hommes un coffret après-rasage, et pour les femmes un bracelet. Vous pourriez saisir manuellement le cadeau dans chaque cellule, mais cela pourrait s'avérer long !

Utilisons donc la fonction "si" pour le faire de manière automatisée. Elle contient 3 arguments, c'est-à-dire 3 composantes :

  1. la condition ;

  2. ce qu'Excel doit faire si la condition est remplie ;

  3. ce qu'Excel doit faire si la condition n'est pas remplie.

Dans notre exemple :

  1. la condition sera : si le sexe est féminin ;

  2. ce qu'Excel doit faire si la condition est remplie : écrire "bracelet" ;

  3. ce qu'Excel doit faire si la contions n'est pas remplie : écrire "coffret après rasage".

Voici ce que cela donne :

Exemple d'utilisation de la fonction
Exemple d'utilisation de la fonction "si"

Nous avons donc écrit les éléments suivants, en respectant la forme de toute formule :

  • le signe = ;

  • le nom de la formule : "si" ;

  • l'ouverture d'une parenthèse ( ;

  • les arguments de la formule en les séparant par un ; (cf. au-dessus) ;

  • la fermeture de la parenthèse )

Voilà le résultat :

Résultat de la fonction
Résultat de la fonction "si"

Nous avons recopié la formule en K3 en utilisant la poignée de recopie.

Plus vous allez utiliser la fonction SI et plus vous allez découvrir toutes ses possibilités... Sachez par exemple que vous pouvez combiner deux fonctions "si" pour introduire deux conditions, par exemple offrir un bracelet aux femmes, et pour les hommes un bon pour un restaurant s'ils vivent à Paris et un coffret après-rasage pour les autres.

Voici le résultat :

En cellule K2 : =SI(E2=
Combinaison de deux fonctions "si"

Vous voyez qu'il y a deux fonctions SI :

  • la première est au tout début de la formule avec ses 3 arguments (séparés par un point virgule) :

    • sa condition : si le sexe (en E2) est "féminin" ;

    • ce qu'il faut faire si la condition est remplie ;

    • ce qu'il faut faire si la condition n'est pas remplie. C'est là qu'intervient la deuxième fonction.

  • la deuxième fonction "si" (si le sexe n'est pas féminin) :

    • sa condition = si la ville (en H2) est "Paris"

    • ce que je fais si condition remplie : écrire "bon pour resto"

    • ce que je fais sinon : écrire "coffret après-rasage.

Je ferme 2 parenthèses car j'ai 2 fonctions "si", donc j'ai ouvert 2 parenthèses.

La formule "recherche"

La formule recherche permet, comme son nom l'indique, de rechercher une information dans un fichier Excel et d'afficher, ailleurs dans Excel, le résultat de la recherche.

Supposons que nous avons notre listing clients et que nous avons un autre onglet nommé "suivi cadeaux". Dans cet onglet, nous allons faire un suivi des cadeaux que nous souhaitons offrir aux clients.

Nous souhaitons ainsi retrouver le cadeau à partir du numéro de client, en utilisant la fonction "recherchev". Nous allons ainsi rechercher, à partir du numéro du client, le cadeau associé dans le premier onglet. La fonction s'appelle "recherchev", car le "v" correspond à vertical, puisque nous réalisons une recherche par colonne.

Ainsi, nous aurons :

  • = 

  • recherchev

  • (

  • arguments :

    • ce qu'on recherche (on clique sur la cellule contenant le client n°1) ;

    • où on le recherche (on clique sur les colonnes de l'onglet principal ;

    • ce qu'on veut afficher (il s'agit de la colonne du cadeau. Pour cela, il faut saisir le chiffre correspondant au numéro de la colonne) ;

    • "vrai" pour obtenir une correspondance approximative ou "faux" pour obtenir une correspondance exacte de ce que vous cherchez.

  • )

Voilà précisément ce que l'on saisira en cellule B2 :

En cellule B2 : =recherchev(A2;'liste clients'!A:K;11;faux)
Saisie de la fonction recherchev

Saurez-vous désormais inscrire le nom du client entre son numéro et son cadeau ? Je vous laisse essayer !

À vous de jouer !

Il vous faut maintenant pratiquer un maximum pour prendre en main les fonctions d'Excel. Je vous conseille donc de créer des fichiers très simples au départ, et de vous entraîner à utiliser les formules.

Saurez-vous trouver la formule qui permet de calculer un délai entre deux dates ?

Regardez dans les fonctions "date" et vous devriez trouver...

Saurez-vous trouver la formule qui permet de compter les cellules qui sont vides ? Celle qui permet de compter les cellules ayant un certain contenu ?

Explorez-en un maximum ! :lol:

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite