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Mis à jour le 22/07/2020

Autorisez ou interdisez la saisie de certaines données

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Autoriser ou refuser la saisie de certaines données vous permet de prévoir quels types de données pourront être saisies dans les cellules du tableau, et par opposition d'empêcher la saisie d'autres types de données.

Pourquoi autoriser ou refuser la saisie de certaines données ?

Prenons un exemple : sur notre fichier client nous avons un onglet sexe. Dans cette colonne, vous souhaitez que l'utilisateur saisisse "féminin" ou "masculin". Or, certains pourraient écrire "M" ou "homme" pour masculin... Vous risquez donc d'avoir plusieurs modalités de saisie selon les utilisateurs.

Or, vous avez vu que les fonctionnalités tris et filtres sont très utiles. Si vous voulez par exemple filtrer vos clients pour ne sélectionner que les hommes, vous comprenez qu'il est vraiment souhaitable que tous les utilisateurs aient utilisé la même façon de saisir, sinon il faudra, dans votre filtre, prévoir tous les mots équivalents à "masculin".

De même pour les formules : si vous voulez compter le nombre de clients masculins, ce sera beaucoup plus simple si toutes les cellules sexe correspondant à un client masculin ont le même contenu.

Il est donc beaucoup plus simple de codifier la saisie et de ne permettre de saisir que "masculin" ou "féminin".

Comment utiliser cette fonctionnalité ?

Pour limiter la possibilité de saisie dans une cellule :

  • sélectionnez les cellules concernées ;

  • allez dans Données > Validation des données (ou selon la version d'Excel : données > valider > validation des données) ;

  • précisez les critères dans le menu qui s'ouvre.

Voyons les composantes de ce menu :

Menu de validation des données
Menu de validation des données

Il y a trois menus (en haut) : "paramètres" (en bleu car nous sommes positionnés sur ce menu), "message de saisie" et "alerte d'erreur".

Dans le menu "paramètres", nous allons préciser quels sont les critères pour limiter la saisie. Par défaut, c'est "Tout" qui est choisi : l'utilisateur est libre de saisir ce qu'il souhaite. En cliquant sur la double flèche à droite de "Tout", vous voyez apparaître les différentes possibilités de limites de saisie.

Dans notre exemple, nous voulons limiter la saisie à "féminin" ou "masculin" : nous allons donc choisir "liste" et préciser ensuite la liste des données autorisées :

Nous n'autorisons qu'une liste de contenus pour cette cellule
Nous n'autorisons qu'une liste de contenus pour cette cellule

Dans le menu "source", j'ai saisi les deux données possibles ("féminin" et "masculin") en les séparant par un point virgule.

Concernant les deux autres menus, "Message de saisie" et "Alerte d'erreur" :

  • "Message de saisie"  vous permet de faire apparaître un message qui apparaît quand l'utilisateur voudra saisir une information sur la cellule. Cette possibilité est très pratique pour l'utilisateur, quand la saisie est un peu complexe, mais ce n'est pas nécessaire quand la saisie est simple. 

  • "Alerte d'erreur" : cette fonctionnalité fera apparaître un message si l'utilisateur saisit une information qui ne correspond pas à ce que vous attendiez. Cette fonctionnalité vous permet de bloquer la saisie ou de la permettre avec un message d'erreur. 

Que se passe-t-il pour l'utilisateur ?

Plaçons-nous à présent du côté de l'utilisateur qui souhaite saisir une information dans la colonne sexe et voyons ce qui apparaît au moment de la saisie.

L'utilisateur doit choisir entre les deux possibilités
L'utilisateur doit choisir entre les deux possibilités

En cliquant donc sur la cellule E12, deux choses apparaissent :

  • une double flèche (haut et bas) ;

  • un menu déroulant contenant les valeurs parmi lesquelles je peux choisir : "féminin" et "masculin".

Si je saisis autre chose, le message d'erreur prévu s'affichera.

Vous savez désormais autoriser ou refuser la saisie de certaines données !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite