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J'ai tout compris !

Mis à jour le 22/07/2020

Réalisez des tableaux croisés dynamiques

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Les tableaux croisés dynamiques sont une fonctionnalité très connue d'Excel et beaucoup utilisée dans le monde professionnel. Nous l'abrégerons TCD dans la suite de ce chapitre.

Qu'est ce qu'un TCD ?

Un petit exemple vaut mieux qu'un long discours : imaginons que vous êtes dans une entreprise et que vous voulez analyser les données de  chiffre d'affaires. Vous avez deux activités : vente de sacs à main, et vente de chaussures. Vous avez deux vendeurs : Paul et Virginie.

Vous avez donc créé un tableau de saisie des chiffres d'affaires mensuels dans lequel vous remplissez les données suivantes :

  • mois concerné ;

  • montant du chiffre d'affaires mensuel (CA) ;

  • activité concernée (sac à mains ou chaussures) ;

  • vendeur concerné (Paul ou Virginie). 

Pour simplifier et limiter le tableau je n'ai saisi que les 3 premiers mois de l'année avec des chiffres simples. On obtient donc un tableau de ce type :

Tableau de données sur lequel réaliser le TCD
Tableau de données sur lequel réaliser le TCD

Le TCD vous permettra d'analyser ce tableau en croisant différents critères. Souvent, vous pourrez le réaliser grâce à des filtres, mais le tableau croisé dynamique vous permettra de réaliser directement les calculs, et de changer rapidement les critères.

Créer un TCD

Une fois ces précautions respectées, vous pouvez facilement créer votre TCD. Pour cela, choisissez données > créer un tableau croisé dynamique.

Vous voyez alors ce menu apparaître :

Menu de création du TDC
Menu de création du TCD
  • Dans la partie haute vous voyez la sélection de données qu'Excel a faite. Vous pouvez modifier cette sélection si ce n'est pas la bonne. 

  • Dans la deuxième partie de ce menu, Excel vous demande à quel emplacement vous voulez créer ce TCD. Par défaut il sera créé dans une nouvelle feuille de calcul mais vous pouvez le modifier pour l'insérer dans une feuille déjà existante.

Vous cliquez ensuite sur OK et un nouvel onglet se crée avec les éléments suivants :

Création d'un TCD
Création d'un TCD
  • Dans la partie droite, vous voyez le "concepteur de TCD" qui vous aidera à créer le tableau. Dans ce concepteur, il y a la liste des colonnes de votre tableau : mois, CA, famille, vendeur. Elles sont nommées "champs". 

  • Dans la partie gauche, vous voyez le futur TCD, le résultat de la conception. 

Le principe est donc de sélectionner les champs que vous voulez voir apparaître dans le TCD et de déterminer lesquels vous voulez voir en ligne, lesquels en colonnes, et lesquels vont nécessiter des calculs (et seront alors des valeurs).

Dans notre exemple, le champ valeur sera le CA : vous allez donc sélectionner le champ "CA" et le faire glisser dans l'espace "valeurs" du concepteur (quart en bas à droite).

De la même manière, prenez le champ "mois" et faites-le glisser vers la partie "étiquettes de lignes", et glissez le champ "vendeur" dans "étiquettes de colonnes". Vous pourriez bien sûr faire l'inverse, selon la manière dont vous voulez présenter les données.

Première version du TCD
Première version du TCD

Voilà, votre premier TCD est créé ! Il vous permet de connaître le total du CA par mois, par vendeur. Par exemple, Paul a réalisé un CA de 74000 euros et Virginie de 60000 euros au total sur les trois mois.

Mais vous voyez que le quart supérieur gauche "filtre du rapport" est vide : vous n'avez pas défini de filtre. Vous pouvez décider que le champ "famille" sera le filtre de votre rapport : comme un filtre classique sur Excel, vous pourrez ensuite sélectionner la famille qui apparaîtra. Vous pouvez donc glisser le champ "famille" vers la partie "filtre du rapport" du concepteur.

Vous voyez que sur la première ligne du TCD le filtre du rapport (qui était vide jusque-là) a été complété. Vous pouvez alors filtrer, par exemple en décochant "sélectionner tout" et en choisissant "chaussures". Voici le résultat :

TDC avec un filtre
TCD avec un filtre

Le TCD est le même, mais les valeurs ont changé, car vous n'avez plus qu'une famille sur les deux initiales.

Dans notre exemple, je pourrais tout à fait obtenir le TCD suivant :

Autre TDC réalisé avec les mêmes données
Autre TCD réalisé avec les mêmes données

Ici, j'ai choisi de présenter les valeurs en fonction des mois (j'ai sélectionné tous les mois) et de faire apparaitre le détail par famille (chaussure/sac à main) et par vendeur.

À vous de jouer ! Quel autre type de rapport peut-on faire à partir de ces données ?

Mettre à jour un TCD

Par exemple, si vous vous apercevez qu'en réalité le CA du mois de janvier sur l'activité "sac à mains" réalisé par Paul n'était pas de 10 000 euros mais de 20 000 euros, et que vous modifiez le chiffre dans votre tableau de données initial, cette modification est sans impact sur votre TCD.

Pour que la modification impacte le TCD, il faut le mettre à jour. Pour cela, placez-vous dans le TCD et ouvrez le menu contextuel (clic droit sur PC / double clic central sous mac). Choisissez "actualiser les données" comme dans l'exemple ci-dessous :

Actualisation des données du TCD
Actualisation des données du TCD

La modification apportée à votre tableau Excel sera alors intégrée à votre TCD.

Retrouver les sources à partir d'un TCD

Le TCD est le "rapport" que l'on obtient à partir des données contenues dans le fichier Excel. Il est possible qu'à partir de ce rapport, vous vouliez retrouver les données.

Prenons un exemple. Vous avez créé le TCD suivant :

Tableau croisé dynamique
Tableau croisé dynamique

Si vous voulez savoir à quoi correspondent les 26 000 euros apparaissant en janvier dans la famille "chaussure", placez-vous sur la case dont vous voulez le détail (ici cellule B6) et double-cliquez. Cela va créer un nouvel onglet sur lequel vous aurez le détail :

Détail des données à partir du TCD
Détail des données à partir du TCD

Vous avez donc le détail des 26 000 euros : 12000 réalisés par Virignie et 14000 euros par Paul.

Vous connaissez maintenant une des fonctionnalités clés d'Excel : la réalisation de tableaux croisés dynamiques, qui vous permettront de faire des synthèses rapides et claires à partir de nombreuses données ! :soleil:

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite