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J'ai tout compris !

Mis à jour le 09/01/2019

Préparez et animez vos réunions d'équipe

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Organiser une réunion de manière productive n’est pas toujours simple. La tendance à la "réunionite" (trop de réunions inefficaces) fait perdre à tous beaucoup de temps. Selon un sondage IFOP – Wisembly en 2015, un cadre peut perdre chaque année de 8 à 17 jours de travail en réunion.

Alors, comment être efficace ?

Notre objectif : rendre productives les réunions avec votre équipe.

Communiquez en amont

Le déroulé de la réunion

Pour cela, il est essentiel d’informer en amont les participants par e-mail de la trame générale de la réunion à venir : les objectifs, les thèmes abordés et l’ordre du jour.

Demandez aux personnes qui vont intervenir de préparer un support de présentation pour formaliser leur sujet. Cela facilitera les échanges le jour J !

Le choix du format de réunion

Lors de la planification de la date et de l’heure, tenez compte des agendas de chacun et également des contraintes personnelles que certains collaborateurs peuvent rencontrer et dont vous êtes informé.

Si l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle n’est pas respecté, vous risquez une baisse de motivation, voire une frustration de vos collaborateurs.

Les 2 pics d’attention dans la journée sont vers 11 heures et vers 16 heures.

Enfin, notre capacité de concentration ne dépasse pas 45 minutes. Adaptez votre durée de réunion en conséquence ou, si vous avez besoin de 2 heures, prévoyez des mini-pauses ou des changements de sujet en conséquence.

Préparez la réunion – le CQQCOQP

La méthode du CQQCOQP, ou méthode du questionnement, est un outil adaptable à de nombreuses problématiques.

Elle constitue une trame mnémotechnique pratique et simple d’utilisation. Sa variante anglo-saxonne est la méthode des 5 W (Who, What, Where, When et Why).

Avant toute réunion, faites le tour des questions de ce CQQCOQP :

  • C pour Combien ? Combien de participants sont attendus ? Combien de temps doit durer cette réunion ?

  • Q pour Quand ? Quand vais-je organiser la réunion ? À quelle fréquence, quel jour ?

  • Q pour Qui ? Qui doit être invité ? Qui intervient dans la réunion (pour une présentation particulière, pour un témoignage…) ? Qui se charge de prendre des notes ? 

  • C pour Comment ? Comment faire pour que la réunion soit participative et dynamique ?  Comment est-ce que j’organise la salle ou la réunion à distance ? 

  • O pour Où ? Où va se tenir la réunion ? Pensez à planifier la réservation de salle !

  • Q pour Quoi ? Quoi en termes de contenu de réunion pour atteindre l’objectif fixé ?

  • P pour Pourquoi ? Pourquoi cette réunion ? Quels sont les objectifs de cette réunion ? Quels sont les sujets majeurs à traiter et/ou les informations clés à faire passer ?

Les 5 questions pour préparer une réunion : - Combien ? - Quand ? - Qui ? - Comment ? - Où ? - Quoi ? - Pourquoi ?
Les 5 questions pour préparer une réunion

Animez de manière dynamique et efficace

La réunion est l’occasion pour vous d’assurer une cohésion de groupe.

Vous devez vous assurer que tous vos participants seront de véritables acteurs de la réunion. Vous êtes également le garant du déroulement de la réunion, du respect du timing et son coordinateur.

Il est important de suivre quelques règles simples :

En début de réunion :

  • vous définissez avec les participants celui ou celle qui sera en charge du compte-rendu ;

  • vous commencez par présenter l’ordre du jour qui aura été envoyé au plus tard la veille, ainsi que le plan d’action mis à jour (voir partie suivante) ;

  • vous faites un tour de table pour recueillir des commentaires sur l’ordre du jour et éventuellement évoquer un sujet d’actualité à ajouter à l’ordre du jour.

Lors des différents sujets évoqués dans la réunion :

  • alternez les présentations & les échanges;

  • laissez chacun des participants s’exprimer, sans être interrompu par un autre ;

  • à partir de là, facilitez les échanges en restant centré sur la problématique traitée et en évitant de partir sur trop de détails ;

  • vous devez veiller à ce que chaque sujet abordé soit conclu par une prise de décision.

En fin de réunion, soignez la conclusion :

  • faites une courte synthèse des points clés évoqués ;

  • rappelez les tâches et missions décidées au cours de la réunion ;

  • rappelez la date de la prochaine réunion ;

  • indiquez que le compte-rendu sera envoyé sous 2 jours.

Vous pouvez également impliquer plusieurs membres de l’équipe en déléguant certaines tâches : la rédaction du compte-rendu, la gestion du temps, avec un "time keeper" qui rappellera le temps restant à chaque sujet pour maximiser la productivité de la réunion, le "pousse-décision" qui synthétisera les actions décidées... Et pourquoi pas l’animation, à terme, quand vous connaîtrez très bien vos équipiers ! :magicien:

Définissez un plan d’action et rédigez un compte-rendu

Nous venons de voir que la conclusion de la réunion est déterminante : vous devez rappeler les diverses actions décidées au cours de la réunion.

Le plan d’action du service

Pour être encore plus efficace, je vous propose de définir un plan d’action reprenant chacune des actions majeures et structurantes pour le service.

Ce plan d’action sera partagé par tous les participants, mis à jour par chaque responsable concerné, quelques jours avant la réunion suivante.

Il est composé de 5 parties, dont 4 définies au préalable :

  • Le nom de l’action

  • Sa description

  • Son responsable

  • Les objectifs ou indicateurs de suivi et date de fin prévisionnelle

Et bien entendu, le point d’avancement à la date de la réunion d’équipe.

Voici un exemple de plan d'action :

Nom de l'action

Description

Responsable

Objectifs / indicateurs de suivi / date de fin prévisionnelle

Point d'avancement

 

 

 

 

 

Le compte-rendu de réunion

Le compte-rendu de réunion devra indiquer :

  • l’objet de la réunion ;

  • la date de la réunion, l’heure de début et de fin de séance ;

  • le nom et la fonction des personnes présentes, absentes et excusées ;

  • le rédacteur du compte-rendu ;

  • les différents sujets évoqués en reprenant l’ordre du jour avec la synthèse des échanges et les décisions éventuellement prises ;

  • la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.

Définissez un rythme régulier de réunions

Les réunions d’équipe récurrentes sont importantes pour le suivi opérationnel, le partage des informations, la cohésion et la dynamique d’équipe.

Deux fréquences sont efficaces selon votre organisation et le nombre de personnes que vous managez :

  • des réunions hebdomadaires;

  • des réunions bimensuelles.

Pour déterminer la bonne fréquence, assurez-vous aussi que vous et votre équipe aurez suffisamment de temps pour préparer la prochaine réunion. :D

Vous pouvez compléter ces réunions récurrentes par 2 autres animations d’équipe :

  • Organisez un brainstorming d’une journée sur un nouveau sujet en cours de conception ou pour générer de nouvelles idées, une à deux fois par an. Le brainstorming offre à vos collaborateurs l’opportunité de partager avec l’équipe leurs idées, d’être considérés et de réfléchir à des solutions ensemble ;

  • Organisez annuellement une activité de "team building" d’une journée. Le "team building" permet de créer un moment privilégié avec ses collègues autour d’activités ludiques et de développer un véritable esprit d’équipe.

Finie la réunionite, vous maîtrisez à présent l’art d’organiser des réunions efficaces avec votre équipe. :lol:

Voyons ensemble comment être performant dans votre communication à l’écrit et à l’oral.

Exemple de certificat de réussite
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