Regardons maintenant comment faire passer vos messages efficacement.
Notre objectif : développer une communication efficace dans notre environnement technologique et multimédia.
"Parler est un besoin. Écouter est un art".
Goethe avait déjà perçu à son époque la difficulté d’une communication efficace, rendue encore plus complexe dans notre environnement technologique et multimédia.
Utilisez les outils à votre disposition
Votre quotidien est complexe ! Vous devez jongler entre votre travail, des déplacements fréquents, de nombreuses réunions, des sollicitations imprévues de votre n+1, mais aussi des autres directions de l’entreprise… et bien entendu votre rôle de manager.
Les nouvelles technologies ont permis de faciliter la circulation de l’information. Vous devenez un manager connecté en bénéficiant d’outils de communication et de partage !
Les e-mails
C’est la méthode de communication la plus utilisée lors d’un travail en équipe, à condition de vous en servir à bon escient ! En effet, ils envahissent rapidement votre boîte de réception et deviennent alors inefficaces.
Les réunions à distance
Vous n’avez plus besoin d’être physiquement proche de vos collaborateurs pour échanger avec eux, les "réunir virtuellement" et surtout mieux travailler.
Vous pouvez vous connecter à partir de votre ordinateur portable, votre tablette et même depuis votre smartphone.
En outre, vous avez accès à des serveurs de partage de documents, généralement sur un cloud dédié à l’entreprise, pour travailler directement ensemble sur un même support.
Les outils de proposition de rendez-vous
Vous pouvez utiliser votre logiciel de messagerie ou des logiciels de prise de rendez-vous comme Doodle, Framadate ou encore Calendly.
Le réseau social d’entreprise
C’est un moyen efficace de lutter contre la perte de temps liée à la gestion des boîtes mail. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour un "Facebook interne".
Les outils de travail collaboratif
Le travail à distance ou en asynchrone vous demandera de recourir à des outils spécifiques pour faciliter la collaboration entre tous les collaborateurs de votre équipe
La messagerie instantanée
Elle se substitue efficacement à l’e-mail dans bien des cas lorsqu’elle est utilisée au sein d’une petite équipe. C’est loin d’être le cas à l’échelle de l’entreprise.
Communiquez par e-mail
L’e-mail reste un outil de facilité !
Je vous recommande de privilégier l’e-mail dans les situations suivantes :
la réponse à un e-mail
;une demande d’information ponctuelle et non urgente ;
la diffusion d’un document de travail, d’un compte rendu ou d’une note interne de l’entreprise ;
une invitation à une réunion.
Je vous déconseille d’utiliser l’e-mail pour :
des félicitations : rien ne remplace un échange oral ! Vous pouvez néanmoins envoyer un e-mail pour féliciter toute l’équipe pour une réussite collective en les invitant par exemple à un pot où vous renouvellerez vos félicitations ;
des reproches à un membre de votre équipe. On ne recadre pas par e-mail ;
un risque de polémique qui ne fera qu’envenimer les échanges ;
une question urgente : votre destinataire n’est peut-être pas devant son ordinateur ou son smartphone. Dans ce cas, il vaut mieux lui téléphoner ou aller directement le voir.
Quelques astuces pour rédiger un e-mail
L’e-mail est une communication écrite, qui peut être conservée par son destinataire. Attention donc, car cela laisse des traces et peut être repris sans le contexte d’origine.
Pensez à bien rédiger l’objet du message afin d’attirer l’attention de votre destinataire et de donner le sujet que vous abordez.
Adoptez un style simple (pas de mots compliqués
), mais surtout pas de style SMS. Soyez bref et concis. Si vous avez une pièce jointe, présentez uniquement des éléments clés et synthétiques dans le corps de l’e-mail.
Soyez positif et engagé dans la formulation. Si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle, décrivez un aspect positif qui peut en découler…
Enfin, relisez-vous afin d’éviter les erreurs d’orthographe et vous assurer que votre message est clair !
Faites une présentation en public
Préparez votre intervention
Il vous faut travailler le fond de votre présentation et rédiger les supports visuels que vous allez utiliser. Pensez également aux transitions entre vos slides afin de garder l’attention de votre auditoire.
Adaptez surtout votre discours en fonction du niveau de connaissance du sujet de vos interlocuteurs.
Soyez synthétique dans vos slides, en limitant le nombre de mots et de lignes. C’est vous qui donnez l’information, pas vos slides ! Votre auditoire ne doit pas se sentir obligé de les lire…
En pratique :
une seule idée sur un visuel ;
une image qui supporte votre idée ;
de la couleur pour attirer l’attention sur des points importants.
Le jour J, assurez-vous que tout est OK
La salle est prête, il n’y a pas de problème de température, la présentation est bien sur l’ordinateur de celui qui va projeter, le rétroprojecteur fonctionne… 
Soignez l’introduction
C’est le moment où vous pouvez capter l’attention de votre audience. Elle doit être claire et donner envie.
Pendant votre intervention
Restez vous-même : n’essayez pas de jouer un rôle !
Gardez le contact visuel avec la salle pour qu’à la fin, chacun ait eu l’impression que vous ne vous adressiez qu’à lui. Exploitez le langage non verbal pour renforcer votre message avec la position de votre corps, vos déplacements, vos gestes…
Parlez posément : vous avez le temps ! En même temps, démontrez de l’enthousiasme et donnez du rythme :
en faisant des phrases courtes ;
en jouant sur les pauses ;
en impliquant votre auditoire.
Et surtout, sachez, pour vous rassurer, que vous avez un avantage majeur sur la salle. Vous aurez toujours un coup d’avance sur les participants, car vous savez où vous voulez les emmener. 
Développez une écoute active
La communication doit fonctionner dans les 2 sens. L’écoute est une qualité qui se cultive. Nous avons tous la fâcheuse tendance de vouloir à tout prix convaincre notre entourage, et pourtant…
Elle peut être résumée en 3 étapes :
1) Questionner en privilégiant des questions ouvertes qui vont faciliter l’échange
2) Écouter vraiment
sans interrompre votre correspondant ;
en étant centré sur la personne (et non sur son smartphone ou sur son ordinateur…) ;
en faisant attention au contenu et aux mots utilisés ;
en prenant des notes au besoin ;
en étant attentif aux expressions du visage, aux intonations de voix, aux gestes et à l’attitude ;
en vous concentrant sur ce que vous ressentez en écoutant votre interlocuteur.
3) Reformuler pour assurer votre interlocuteur de votre compréhension
en synthèse de ce qui a été exprimé avec vos propres mots ;
en vous assurant auprès de lui d’avoir bien compris ;
en le mettant en confiance pour qu’il continue à approfondir certains éléments.
Et surtout, ne jugez pas et n’interprétez pas !
Votre objectif est d’être à l’écoute pour comprendre les messages de votre interlocuteur et lui montrer toute l’attention que vous lui portez.
En résumé
Devenez un manager connecté sans pour autant négliger les relations humaines en utilisant les canaux de communication adaptés comme :
E-mails, pour les informations importantes
Réunions à distance, lorsque votre équipe est en télétravail
Réseau social d’entreprise, pour faire passer des petites infos rapides au plus grand nombre
Messagerie instantanée, pour communiquer au quotidien sur un projet ou un dossier en cours
Soignez vos présentations publiques, tant sur le fond que sur la forme, à toutes les étapes :
Avant, en préparant vos slides avec attention et en répétant pour vous sentir à l’aise avec leur contenu
Pendant, en vous assurant que tout est OK d’un point de vue technique et en maîtrisant le rythme de votre présentation
Après, en vous intéressant à ce que votre auditoire a retenu de la présentation et en répondant aux questions qu’elle a pu susciter
Utilisez l’écoute active pour mieux comprendre ce que les membres de votre équipe ont à partager avec vous.
Avant de nous intéresser à votre rôle de manager au quotidien avec chacun de vos collaborateurs, testez vos connaissances avec le quiz dans le chapitre suivant !
