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J'ai tout compris !

Mis à jour le 09/01/2019

Améliorez la qualité de votre organisation d'équipe

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Dans cette partie, intéressons-nous à votre contribution à la réussite de votre entreprise. Commençons par l’optimisation de l’organisation de votre équipe.

Notre objectif : repenser régulièrement le travail de son équipe et son organisation afin de garantir la qualité et la continuité de son service.

Définissez votre organisation cible

Une fois que vous aurez pris vos marques au sein de l’entreprise et bien défini tous les enjeux de votre mission, vous allez vouloir y apporter votre empreinte. Et c’est normal !

Vous commencez par étudier votre organisation actuelle, ses points forts et surtout ses axes de progrès pour atteindre vos objectifs.

Deux approches sont envisageables pour élaborer des changements d’organisation :

  • descendante ou top-down ;

  • ascendante ou bottom-up.

La méthode top-down

La méthode top-down est la plus rapide, car elle part des objectifs à atteindre. C’est vous qui la définissez, avec le support et la validation de votre hiérarchie, et éventuellement de quelques collaborateurs clés, si vous managez une équipe importante.

La méthode bottom-up

La méthode bottom-up est la plus opérationnelle et la plus participative. Elle vise à associer et à engager tout ou partie de vos collaborateurs dans votre démarche.

C’est une méthode que je privilégie volontiers.

Ses 2 principaux facteurs clés de succès sont :

  • La transparence : communiquer à vos collaborateurs la situation réelle et les enjeux attendus. Cela va aussi les rassurer d’être acteurs du changement !

  • Le soutien de l’ensemble du management à cette approche participative.

Les 5 étapes nécessaires dans l’approche bottom-up :

  1. Présentez les raisons de ce changement d’organisation et les objectifs attendus.

  2. Organisez des groupes de travail avec vos collaborateurs.

  3. Demandez-leur de proposer des pistes d’organisation.

  4. Analysez et priorisez les pistes émises.

  5. Définissez avec votre "garde rapprochée", vos n-1, l’organisation à partir des pistes évoquées en identifiant :

    o le SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) de l’organisation cible ;

    o le plan d’action de mise en œuvre ;

    o les ressources nécessaires pour accompagner cette évolution.

N'oubliez pas d'associer votre n+1 :

  • Avant de vous lancer, définissez avec lui l’approche que vous allez utiliser en pesant bien les pour et les contre de chaque méthode par rapport au contexte de votre service et de votre entreprise.

  • Avant de communiquer vos changements, validez bien avec lui votre nouvelle organisation et votre plan de déploiement. Il doit impérativement vous apporter son soutien.

Déployez votre organisation

Le fait de les avoir associés avec la méthode bottom-up est un véritable plus, à condition que chacun comprenne bien pourquoi vous avez privilégié telle piste et pas telle autre.

Votre communication sur votre nouvelle organisation doit être claire et simple. Vous êtes au cœur de ce changement et devez le porter avec dynamisme et conviction.

Le déroulé de cette réunion d’équipe peut être le suivant :

  1. Rappel de la stratégie de l’entreprise (définie dans les plans stratégiques) et des axes qui concernent votre service

  2. Présentation des objectifs du service

  3. Synthèse des échanges avec les groupes de travail et des pistes retenues pour bâtir la nouvelle organisation

  4. Présentation dans le détail de la nouvelle organisation et du planning de déploiement associé (dates effectives en fonction de l’impact sur d’autres services de l’entreprise)

  5. Session de questions-réponses à laquelle vous vous serez préparé au préalable

Dans les faits, si vous prévoyez des changements majeurs dans les missions de certains collaborateurs, prévoyez de les recevoir en tête-à-tête pour leur expliquer vos attentes et tout l’intérêt de ce que vous leur proposez.

En parallèle, utilisez les autres canaux de communication interne et les process en place pour informer l’ensemble de l’entreprise de votre changement d’organisation.

Favorisez l’amélioration continue avec la méthode PDCA (ou roue de Deming)

C’est un moyen mnémotechnique pour repérer avec simplicité les étapes à suivre en vue d’améliorer la qualité d’un produit, d’un service, et dans notre cas d’une organisation.

La méthode PDCA comporte 4 étapes. Chaque étape entraîne l’autre, et vise à établir un cercle vertueux.

La méthode PDCA : Préparer, Développer, Contrôler, Ajuster
La méthode PDCA : Préparer, Développer, Contrôler, Ajuster

"Plan" ou "Préparer"

Il s’agit d’étudier et de préparer l’organisation que vous voulez mettre en place. C’est dans cette étape que vous définissez les objectifs de ce changement d’organisation. Cette partie reprend le chapitre "Définissez votre organisation cible".

"Do" ou "Développer"

Il s’agit de tester, développer et mettre en œuvre l’organisation et le plan d’action validé. Cette partie reprend le paragraphe précédent, "Déployez votre organisation".

"Check" ou "Contrôler"

Il s’agit pour vous de contrôler et de vérifier que votre organisation a bien été déployée et répond à vos attentes en matière d’efficacité. Pour cela, vous pouvez :

  • suivre régulièrement l’évolution de vos indicateurs de performance afin de vous assurer de leur amélioration ;

  • demander l’avis de vos collaborateurs sur ce qu’ils pensent de la nouvelle organisation dans les faits, et de son évolution.

"Act" ou "Ajuster"

Il s’agit d’ajuster ou de réagir à la suite des retours de votre équipe. L’objectif est de continuer à s’améliorer et d’engager un nouveau projet à préparer dès que cela devient nécessaire.

Après avoir évoqué l’optimisation de votre organisation, plongeons-nous dans l’amélioration de la gestion de vos activités. Comment gagner en performance, efficacité et réactivité sans se laisser déborder par les multiples sollicitations professionnelles que nous avons ?

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite