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J'ai tout compris !

Mis à jour le 09/01/2019

Facilitez la priorisation et la prise de décision

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Pour gagner en efficacité et prioriser toutes vos actions, intéressons-nous d’abord à la matrice d’Eisenhower.

Notre objectif : gérer efficacement vos activités au quotidien pour accompagner le développement de votre entreprise.

Priorisez vos tâches avec la matrice d’Eisenhower

C’est lui qui a notamment déclaré : “I have two kinds of problems : the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Ce qui donne en français : “J’ai deux types de problèmes : les problèmes urgents, et les problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont, en général, pas importants, et les problèmes importants ne sont jamais urgents.“

C’est à partir cette citation qu’aurait été conçue la matrice Eisenhower. Elle est également connue sous le nom de "matrice de gestion du temps". Elle permet de mieux classifier ses actions et de gérer son temps selon 2 critères et axes : l’importance et l’urgence.

Ensuite, vous remplissez les cases de la matrice avec les tâches à classer dans :

  • Urgent et important : les tâches à faire en priorité absolue.

  • Urgent – non important : les tâches à déléguer immédiatement vers les personnes adéquates de son équipe. L’impact de ces tâches reste limité.

  • Non urgent et important : les tâches à planifier en indiquant une date limite. Ces tâches ont un véritable impact sur vous dans l’entreprise.

  • Non urgent – non important : les tâches à supprimer ou abandonner, car elles n’entrent pas dans vos objectifs et semblent inutiles. Au mieux, à mettre en attente !

Matrice d'Eisenhower
Matrice d'Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil pour se focaliser sur tout ce qui permet d’améliorer sa productivité. Elle est applicable dans tous les domaines, et elle permet de prendre des décisions rapides une fois que vous avez segmenté les actions à réaliser.

Organisez et suivez vos tâches avec votre "to-do list"

Dans le paragraphe précédent, nous avons vu comment déterminer les actions à réaliser en priorité, les tâches à planifier et les tâches à déléguer.

Elle doit reprendre toutes les tâches que vous devez absolument réaliser le jour même, celles à réaliser dès que possible et celles à faire plus tard (en mentionnant la date limite).

Réussir votre to-do list va vous permettre de…

  • visualiser l’ensemble de votre charge de travail ;

  • vous concentrer sur les tâches prioritaires et urgentes ;

  • traiter toutes les échéances importantes.

Les 3 facteurs clés de succès d’une to-do list

  1. Mettez des verbes d’action dans votre to-do list pour préciser le contenu de la tâche : "Répondre à l’e-mail de validation du budget."

  2. Alternez dans votre to-do list des tâches difficiles avec des tâches plus rapides et/ou motivantes à réaliser.

  3. Soyez réaliste dans votre planification quotidienne afin d’éviter la frustration d’une to-do list à moitié réalisée en fin de journée.

Les bons réflexes du manager…

  • Indiquez dans votre to-do list uniquement des tâches qui nécessitent moins d’une heure. Décomposez au préalable chaque grand projet en actions associées. Cela va aussi contribuer à garder votre motivation.

  • Bloquez dans votre agenda des plages horaires pour réaliser les actions de votre to-do list et éviter ainsi des réunions imprévues.

  • Créez une "done list" afin d’avoir un aperçu précis en fin de journée de tout ce que vous avez fait !

Utilisez une matrice de décision

En plus de prioriser et d’organiser votre travail, vous avez certainement besoin d’évaluer différents scénarios afin de prendre une décision. Voyons ensemble la matrice de décision.

Notre objectif : décider de la meilleure solution à mettre en œuvre parmi plusieurs propositions.

Les 7 étapes clés de la définition de votre matrice de décision

  1. Créez un tableau pour identifier la décision à prendre.

  2. Indiquez dans les colonnes les différentes solutions analysées.

  3. Listez en ligne tous les critères d’évaluation auxquels la solution doit répondre.

  4. Définissez un ordre d’importance entre les critères précédents et ajoutez une colonne avec un coefficient de pondération.

  5. Complétez le tableau en mettant une note de 1 à 10 afin d’indiquer comment la solution répond aux critères mesurés.

  6. Effectuez le total des cotations de tous les critères par solution.

  7. Sélectionnez la meilleure solution : celle qui a obtenu le score le plus élevé ! :D

Exemple d’une matrice de décision pour le choix d’une prestation commerciale :

Critères mesurés

Pondération

Solution 1

Solution 2

Solution 3

Qualité de l'offre

5

9 -> 45

8 -> 40

7 -> 35

Évolutivité

2

7 -> 14

8 -> 16

5 -> 10

Support commercial

1

8 -> 8

8 -> 8

8 -> 8

Service Client

2

8 -> 16

9 -> 18

9 -> 18

Tarifs

5

7 -> 35

6 -> 30

10 -> 50

Total pondéré

 

118

112

121

La matrice de décision est composée d’une colonne « critères », d’une colonne « pondération » et de x colonnes correspondant aux x « solutions » comparées.

La matrice de décision facilite la prise de décisions complexes lorsque de nombreux éléments clés entrent en ligne de compte.

Quelques conseils pour mieux gérer son temps

Savez-vous estimer quelle part de votre temps de travail est consacrée à l’essentiel (à + 80 %) de vos activités ?

Non, et pourtant votre temps est précieux !

Rassurez-vous, vous êtes désormais armé dans votre gestion du temps, car vous savez :

  • fixer des objectifs ;

  • définir vos priorités à partir de la matrice Einsenhower ;

  • bien déléguer des missions auprès de votre équipe ;

  • planifier efficacement vos journées en suivant une to-do list ;

  • gagner en efficacité dans vos prises de décision.

Les autres bons réflexes du manager

2 autres conseils vous seront également utiles :

  • Fixez des limites de temps à vos actions et/ou à vos rendez-vous

Limiter la réalisation d’une action dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce que l’on fait. Dans le cas d’un rendez-vous, prévenez au préalable votre interlocuteur du temps dont vous disposez.

  • Réalisez une tâche et une seule à la fois

Ne vous dispersez pas sur différents sujets, même si c’est tentant de lire ses e-mails pendant une réunion téléphonique avec les autres managers de l’entreprise tout en finalisant la sélection d’un nouveau collaborateur… pour gagner du temps.

Vous êtes au top dans l’organisation de votre équipe et la gestion de vos priorités, BRAVO !

Mais ce n’est pas fini, car votre équipe est "vivante" ! Avec des départs, des remplacements, de nouveaux postes qui se créent… Comment allez-vous faire pour trouver l’oiseau rare, le meilleur profil dont votre équipe a besoin ?

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite