Réalisez les opérations courantes de comptabilité

Bonjour et bienvenue dans ce cours !

Ensemble, nous allons apprendre pas à pas à écrire les principales écritures comptables qui se présentent dans une entreprise. 

Si vous n'avez jamais eu l'occasion de voir comment se passe l'enregistrement (on dit aussi la saisie) des écritures, pas de panique, nous allons voir tout ça en détail !

Vous verrez que très rapidement vous allez acquérir des automatismes et que les schémas d'enregistrement vont s'ancrer dans votre esprit.

Ce cours sera illustré de tableaux qui vous permettront de mieux visualiser les choses. Si vous souhaitez vous-même réaliser des écritures comptables, je vous conseille de préparer une feuille de tableur pour y inscrire au fur et à mesure les exemples que je donnerai. Vous serez ainsi prêt pour saisir toutes les opérations courantes de votre entreprise !

Identifiez les éléments caractéristiques de toute écriture comptable

Déterminez les éléments constitutifs d’une écriture comptable

Avant de voir les différentes opérations à saisir, vous devez comprendre le mécanisme de saisie qui est commun à tout type d’opération. Toute écriture comptable nécessite en effet de préciser certains éléments : le journal, la date d'opération, les numéros et libellés de compte, et le libellé de l'écriture.

Le journal

Le journal est le document que l’on ouvre pour procéder à la saisie de l’écriture. 

Au moment de saisir l'écriture, vous devez préciser la nature du journal que vous allez utiliser. Nous verrons quelle nature utiliser pour chaque opération. Les principales natures de journaux sont les suivantes :

• achats ;

• ventes ;

• trésorerie ;

• opérations diverses.

En plus de sa nature, le journal a une période (le mois en général). Vous aurez donc 12 journaux d’achats (un par mois), 12 journaux de vente, etc.

La date d'opération

Concernant la date, il faut bien faire la distinction entre :

• la date de saisie : c’est la date du jour auquel vous saisissez l’opération ;

• la date d’opération : c’est la date de l’opération que vous allez saisir.

Par exemple, si nous sommes le 8 février et que vous saisissez aujourd’hui une facture qui est datée du 31 janvier 2018, alors :

• la date de saisie est le 08/02/2018

• la date d’opération est le 31/01/2018. C’est donc le journal de janvier 2018 que vous allez ouvrir.

Les numéros de compte et libellés des comptes

Quand vous allez saisir une écriture, vous allez donc indiquer les numéros de comptes à utiliser.

Bien entendu, vous allez mémoriser peu à peu les numéros de comptes les plus usités ! Pour les autres, ne vous inquiétez pas, les logiciels comptables vous facilitent la tâche et vous permettent de trouver aisément un numéro de compte à partir de l’intitulé du compte, ou grâce à des masques de saisie qui automatisent certaines écritures-types.

Le libellé de l'écriture

Pour chaque écriture que vous saisissez, vous devez indiquer un libellé qui permette de savoir à quoi correspond l’écriture. Ce libellé est obligatoire et doit permettre de comprendre l’écriture sans avoir à revenir au document originel.

Nous verrons dans ce cours des exemples de libellés appropriés.

En conclusion, chaque écriture comptable va reprendre tous ces éléments :

Maintenant que vous avez en tête tous les éléments devant figurer dans une écriture comptable, voyons un élément crucial mais qui peut être compliqué : le sens d'une écriture comptable.

Définissez le sens d’une écriture comptable

Pourquoi un débit et un crédit ?

Quand vous saisissez une écriture, vous allez utiliser au moins deux comptes différents. Le principe en comptabilité est celui dit "de la partie double" : on ne saisit pas un montant positif dans un compte et le même montant en négatif dans un autre compte : il est interdit de saisir des montants négatifs.

Donc pour remplacer les signes + et -, et donc pour enregistrer des opérations qui augmentent les comptes, et d'autres qui les diminuent, on utilise la notion de "débit" et de "crédit".

Attention, "le crédit ça augmente" ou "le débit ça baisse" est faux en comptabilité : cela dépend des comptes de l'écriture en question. Donc quand vous saisissez une écriture, il faut comprendre, pour chaque type de compte, si vous l'augmentez en le créditant ou en le débitant. Pour cela, il faut raisonner par nature de comptes.

Comment choisir ?

Pour les postes de bilan (comptes de classes 1 à 5)

Le débit est assimilé aux postes d’actif, donc :

• si on veut augmenter un poste d’actif, on le débite ;

• si on veut réduire un poste d’actif, on le crédite. 

Le crédit est assimilé aux postes de passif, donc :

• si on veut augmenter un poste de passif, on le crédite ;

• si on veut réduire un poste de passif, on le débite.

Pour les postes du compte de résultat (comptes de classes 6 et 7)

Pour les postes de charges (comptes de classe 6) :

• si on veut augmenter un poste de charges, on le débite ;

• si on veut réduire un poste de charges, on le crédite.

Pour les postes de produits (comptes de classes 7) :

• si on veut augmenter un poste de produits, on le crédite ;

• si on veut réduire un poste de produits, on le débite.

Bilan

Nous reverrons ces sens dans chaque partie de ce cours, à travers les schémas de comptabilisation.

Maîtrisez la comptabilisation des ventes

Maîtrisez le cas classique de la comptabilisation des ventes

Dans cette partie, vous allez apprendre à comptabiliser les factures de vente (ou les avoirs) que vous envoyez à vos clients.

Pour ce faire, il faut que vous repreniez le schéma général que nous avons étudié en première partie, et que vous vous interrogiez sur les éléments constitutifs de l'écriture. C'est ce que nous allons voir en détail dans cette partie.

Utilisez le bon document

La facture est émise par le vendeur et envoyée à l’acheteur. Si besoin, un avoir, total ou partiel, peut être établi. En vertu du principe de non-compensation, vous ne pouvez pas déduire le montant de l’avoir et ne saisir la facture que pour la différence : dans ce cas votre écriture ne s’appuierait pas sur un document conforme.

Prenons un exemple. Pour simplifier, raisonnons sans taxe. Vous avez vendu 100 marchandises à votre client pour un prix de 10 euros. Vous lui envoyez une facture de 1000 euros (100 biens * 10 euros). Ce client vous renvoie 15 marchandises car elles sont non conformes. Vous allez alors émettre un avoir pour « annuler » partiellement la facture initiale. Cet avoir sera de 150 euros. Vous allez dans un premier temps saisir la facture pour son montant total (soit 1000 euros). Puis dans un second temps vous allez saisir l’avoir.

Vous devez donc retenir que toute écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative, facture ou avoir, dans le cadre d’une opération de vente.

Saisissez l’opération à la bonne date et avec le bon journal

Comme vous avez compris que c’est la facture (ou l’avoir le cas échéant) qui est la base de la saisie, très logiquement, vous comprenez que la date de saisie sera celle de la facture.

Par exemple, nous sommes le 6 février 2018. Vous envoyez une facture à un client n° 2018888. Vous attendez le début du mois de mars pour saisir toutes vos factures de février. Donc le 01/03/2018, vous saisissez les factures de février. La facture 2018888 sera donc saisie le 01/03/2018 avec une date d’opération au 06/02/2018.

En ce qui concerne la nature du journal à utiliser, il s’agit, très logiquement, d’un journal de type “ventes”.

Donc dans notre exemple, vous saisirez la facture dans un journal de ventes du mois de février.

Identifiez les éléments à prendre en considération

Dans la plupart des cas, les factures contiennent de nombreuses informations, puisque la loi rend obligatoires plusieurs mentions. En matière de saisie comptable, les éléments qui vous importent sont :

• la date (comme vu précédemment) ;

• le libellé de la facture : vous devez savoir à quoi correspond la facture (ou l’avoir) émise et ce libellé sera à reprendre dans la saisie comptable ;

• le montant hors taxes (HT) qui est le montant avant application de la TVA. Ce montant correspond à votre chiffre d’affaires ;

• la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Le taux normal est de 20 % et se calcule sur le montant HT. La TVA va vous être payée par votre client mais vous devez la reverser au Trésor Public, puisque c’est un impôt. Elle ne doit donc pas être prise en compte dans votre chiffre d’affaires puisqu’elle ne vous revient pas ;

• le montant toutes taxes comprises (TTC) qui est égal au montant HT plus la TVA. C’est le montant total que le client va vous régler.

Repérez bien ces éléments pour pouvoir faire l'écriture comptable.

Saisissez l'écriture comptable

L’identification que vous venez de faire des 3 postes de la facture vous permet de réaliser l'écriture comptable :

• le montant HT est votre chiffre d’affaires, il sera donc inscrit dans les comptes de produits (compte de classe 7 au crédit) ;

• le montant de TVA sera à reverser aux impôts, il constitue donc pour vous une dette (que vous devrez payer au Trésor Public). Il doit donc être inscrit au bilan passif, dans les comptes de dettes (donc au crédit). Le compte spécifique est le compte 445710 ;

• le montant TTC correspond à ce que le client vous doit, c’est donc pour vous une créance (somme à récupérer) qui figurera donc dans votre bilan à l’actif dans un compte 411.

Le schéma est donc le suivant :

Comme montant TTC = montant HT + montant TVA, votre écriture est équilibrée. :lol:

Vous savez donc réaliser la comptabilisation des ventes dans le cas général. Voyons désormais les cas particuliers !

Prenez en compte les remises et les escomptes pour les ventes

Dans le chapitre précédent, vous avez le schéma d'enregistrement d'une facture (ou d'un avoir) de vente. Ce schéma est toujours vrai, mais il arrive fréquemment que sur les factures (ou avoirs) figurent des remises et/ou des escomptes. Vous allez apprendre, dans ce chapitre, à les traiter !

Qu'est-ce qu'une remise et un escompte ?

Les remises et les escomptes sont deux éléments différents mais qui ont un point commun : tous les deux vont réduire le montant dû par votre client.

Ce peut-être, par exemple, à titre commercial (pour fidéliser un client, le remercier…). Cette remise, à caractère commercial, sera comptabilisée en diminution de votre chiffre d’affaires (donc au débit d’un compte 707).

Cette réduction de prix, à caractère financier, est donc une charge financière. Elle sera en compte 66 au débit.

Comment réaliser leur écriture comptable ?

Prenons un exemple simple d’une facture que vous émettez le 10 février 2018 à votre client Dupont pour un montant HT de 10.000 euros (TVA au taux légal, c’est-à-dire 20 %).

Imaginez quatre cas différents :

• dans le premier cas, vous émettez cette facture sans remise ni escompte ;

• dans le deuxième cas, vous faites une remise de 10 % à votre client (par exemple car il a atteint dans l’année un volume important) ;

• dans le troisième cas, vous proposez au client un escompte de 2 % ;

• enfin, dans le quatrième cas, vous accordez la remise de 10 % et l’escompte de 2 %.

Voyons ensemble les 4 schémas d’écritures correspondant à chaque situation.

Cas n°1 : facture sans remise ni escompte

Cas n°2 : facture avec remise de 10 %

(A) La  remise est égale à 10 % du montant HT soit 10 % * 10.000 = 1000

(B) La TVA sera calculée sur le chiffre d’affaires remisé donc TVA = 9000 * 20 % = 1800

(C) Le montant TTC correspond à ce que le client doit vous payer donc 10000 * 90 % *1,2 = 10 800

Cas n°3 : facture avec escompte de 2 %

(A) L’escompte est égal à 2 % du montant HT soit 2 % * 10.000 = 200

(B) La TVA sera calculée sur le chiffre d’affaires réduit du montant d’escompte :  9800 * 20 % = 1960

(C) Le montant TTC correspond à ce que le client doit vous payer donc 10000 * 98 % * 1,2= 11760

Cas n°4 : facture avec remise de 10 % et escompte de 2 %

(A) La remise est égale à 10 % du montant HT soit 10 % * 10.000 = 1000

(B) L’escompte est égal à 2 % du montant HT (net de remise) soit 2 % * 9.000 = 180

(C) La TVA sera calculée sur le chiffre d’affaires remisé et réduit du montant d’escompte : 8820 * 20 % = 1764

(D) Le montant TTC correspond à ce que le client doit vous payer donc 10000 * 0,9 * 98 % * 1,2 = 10584

Pour ce qui concerne la saisie des avoirs, notez que le principe est exactement le même mais « à l’envers ». Vous utilisez les mêmes comptes mais :

• ceux qui étaient débités dans le cas d’une facture seront crédités pour un avoir ;

• ceux qui étaient crédités dans le cas d’une facture seront débités pour un avoir.

Vous savez désormais comptabiliser des factures de ventes avec application de remise et/ou escompte.

Maîtrisez la comptabilisation des achats

Maîtrisez le cas classique de la comptabilisation des achats

Dans la partie précédente vous avez appris à saisir les  factures (ou avoirs) que votre entreprise émet et envoie à ses clients. Bien entendu vous devez aussi savoir saisir les factures (ou avoirs) que votre entreprise va recevoir de ses fournisseurs. C'est ce que nous allons apprendre dans cette partie.

Utilisez le bon document

Pour ce qui est des achats, vous allez donc recevoir une facture (ou un avoir) de la part de votre fournisseur. C’est cette facture (ou cet avoir) que vous devez saisir.

Le principe à retenir est le suivant : un document = une opération. Donc on ne peut pas saisir une opération sans pièce justificative. De la même manière, si vous recevez une facture de votre fournisseur, quand bien même vous la contestez, vous devez la saisir.

Saisissez l’opération à la bonne date et dans le bon journal

Le principe est le même que celui vu pour les ventes avec la distinction entre la date de saisie et la date d’opération.

Comme vous avez compris que c’est la facture (ou l’avoir le cas échéant) qui est la base de la saisie, très logiquement vous comprenez que la date d'opération sera celle de la facture.

Par exemple, nous sommes le 6 février 2018 vous recevez une facture  n°2018888 d’un fournisseur. Vous attendez le début du mois de mars pour saisir toutes vos factures reçues en  février. Donc le 01/03/2018, vous saisissez les factures de février. La facture 2018888 sera donc saisie le 01/03/2018 avec une date d’opération (= date de la facture) au 06/02/2018.

En ce qui concerne la nature du journal à utiliser, il s’agit, très logiquement, d’un journal de type “achats”.

Identifiez les éléments à prendre en considération

Là encore, le principe est le même que pour les ventes. La facture que vous recevez de votre fournisseur mentionne :

• un montant hors taxes (HT) qui constitue votre charge (donc à inscrire au débit d’un compte 6) ;

• un montant de TVA = montant HT * taux de TVA (20 % dans le cas général) ;

• un montant TTC qui est ce que vous allez payer à votre fournisseur. Montant TTC = montant HT  + montant TVA.

Saisissez l'écriture comptable

L’identification que vous venez de faire des 3 postes de la facture vous permet de faire la comptabilisation :

Le montant HT est votre charge, il sera donc inscrit dans les comptes de charges (compte de classe 6 au débit). 

Le montant de TVA sera à payer à votre fournisseur mais vous pourrez la récupérer. En effet, le principe de base de la TVA est qu’elle n’est définitivement due que par le “consommateur final”. Vous achetez un bien pour votre activité professionnelle, donc cet achat concourt à votre activité professionnelle. Vous n’êtes donc pas le consommateur final. La TVA doit donc être neutre pour vous : vous la payez au fournisseur, le Trésor Public vous la restitue. Vous avez donc une créance (somme à récupérer) envers le Trésor Public qui doit donc être inscrite au bilan actif, dans les comptes de créances (donc au débit). Le compte spécifique est le compte 445660.

Enfin, le montant TTC correspond à ce que vous devez à votre fournisseur, c’est donc pour vous une dette qui figurera donc dans votre bilan au passif, dans un compte 401.

Le schéma est donc le suivant :

Comme montant TTC = montant HT + montant TVA , votre écriture est équilibrée. :)

Voyons ensemble les cas particuliers de ce schéma général !

Prenez en compte les remises et escomptes pour les achats

Comme nous l'avons vu dans la première partie pour les ventes, il est fréquent que les factures que vous allez recevoir de vos fournisseurs fassent apparaître des remises et/ou des escomptes. Dans ce chapitre vous allez donc apprendre à saisir les factures (ou avoirs) que vous recevez et qui ont des remises et/ou des escomptes.

Qu'est-ce qu'une remise et un escompte ?

Ici vous devez raisonner en symétrie par rapport à ce que vous avez vu sur la saisie des ventes.

Cette remise, à caractère commercial, sera comptabilisée en diminution de votre charge (donc au crédit d’un compte 6).

Cette réduction de prix constitue donc un produit financier donc en compte 76 (au crédit).

Comment réaliser leur écriture comptable ?

Prenons un exemple simple d’une facture que vous recevez le 10 février 2018 de votre fournisseur Dupont pour un montant HT de 10.000 euros (TVA au taux légal, c’est-à-dire 20 %). Admettons qu’il s’agit d’un achat de marchandises, c’est donc le compte 607 que vous allez utiliser.

Imaginez quatre cas différents :

• dans le premier cas, vous recevez cette facture sans remise ni escompte ;

• dans le deuxième cas, vous bénéficiez d’une remise de 10 % de votre fournisseur (par exemple car vous avez atteint dans l’année un volume important) ;

• dans le troisième cas, votre fournisseur vous fait bénéficier d’un escompte de 2 % ;

• enfin, dans le quatrième cas, vous bénéficiez de la remise de 10% et de l’escompte de 2%.

Découvrez ci-dessous les 4 schémas d’écritures correspondant à chaque situation :

Cas n°1 : facture sans remise ni escompte

Cas n°2 : facture avec remise de 10 %

(A) La  remise est égale à 10 % du montant HT soit 10 % * 10.000 = 1000.

(B) La TVA sera calculée sur le montant d’achats remisé, donc TVA = 9000 * 20 % = 1800

(C) Le montant TTC correspond à ce que nous devons payer au fournisseur 10000 * 90 % * 1,2 = 10 800

Cas n°3 : facture avec escompte de 2 %

(A) L’escompte est égal à 2 % du montant HT soit 2 % * 10.000 = 200.

(B) La TVA sera calculée sur le montant d’achat réduit du montant d’escompte : 9800 * 20 % = 1960

(C) le montant TTC correspond à ce que nous devons payer au fournisseur, donc 10000 * 98 % * 1,2 = 11760

Cas n°4 : facture avec remise de 10 % et escompte de 2 %

(A) La  remise est égale à 10 % du montant HT soit 10 % * 10.000 = 1000

(B) L’escompte est égal à 2 % du montant HT (net de remise) soit 2 % * 9.000 = 180

(C) La TVA sera calculée sur le chiffre d’affaires remisé et réduit du montant d’escompte : 8820 * 20 % = 1764

(D)  Le montant TTC correspond à ce que nous devons payer au fournisseur, 10000 * 90 % * 98 % * 1,2 = 10584

Pour ce qui concerne la saisie des avoirs, notez que le principe est exactement le même mais « à l’envers ». Vous utilisez les mêmes comptes mais :

• ceux qui étaient débités dans le cas d’une facture seront crédités pour un avoir ;

• ceux qui étaient crédités dans le cas d’une facture seront débités pour un avoir.

Voilà, vous savez désormais comptabiliser des factures de ventes avec application de remise et/ou escompte ! Il existe une spécificité concernant les achats : le cas des charges et immobilisations.

Distinguez charges et immobilisations

Dans les factures d'achats que vous recevez, il existe un cas particulier qui est celui des factures d'achat d'immobilisations. Dans ce chapitre vous allez apprendre ce qu'est une immobilisation et en quoi son traitement comptable diffère de celui des autres achats.

Qu'est-ce qu'une immobilisation ?

Donc pour savoir si vous devez enregistrer une dépense en charge ou en immobilisation, vous devez vous poser les deux questions suivantes :

• l’achat est-il fait pour durer plus d’un an  ?

• la valeur unitaire hors taxe est-elle supérieure à 500 euros ?

Deux cas de figure sont possibles :

• si vous répondez oui aux deux questions vous enregistrez la dépense en immobilisation ;

• dans le cas contraire (une ou deux réponses négatives), vous enregistrez la dépense en charges.

Retenez enfin que les immobilisations sont enregistrées en compte de classe 2 (compte de bilan actif).

Saisissez l'écriture d'une immobilisation

Le schéma d’enregistrement général est le même que pour les charges (seul le compte utilisé change) :

• débit du compte 2 pour le montant HT ;

• débit du compte 445620 pour le montant de la TVA déductible ;

• crédit d’un compte 401000 pour le montant TTC (pour les puristes on peut utiliser un compte 404000 “fournisseurs d’immobilisation”).

Pour bien comprendre la distinction entre charge et produit, nous allons imaginer deux factures différentes et voir leur traitement.

• cas 1 : le 10 février 2018, le fournisseur DUVAL vous envoie une facture pour l’achat d’un ordinateur d’une valeur de 1000 euros HT. Vous envisagez d’utiliser cet ordinateur pendant 3 ans.

• cas 2 : le 15 février 2018, le même fournisseur DUVAL vous envoie une facture pour l’achat d’une imprimante portable d’une valeur de 300 euros HT. Vous envisagez d’utiliser cette imprimante pendant 3 ans.

Voyons la transcription comptable de ces deux factures.

Cas 1 : achat de l’ordinateur

Vous vous posez les deux questions pour distinguer charge et immobilisation :

• Le bien est-il destiné à être utilisé plus d’un an ? Oui. 

• Le bien a-t-il une valeur unitaire hors taxes supérieure à 500 euros ? Oui.

Les deux réponses étant positives, vous enregistrez le bien en immobilisation (compte de classe 2).

Cas 2 : achat de l’imprimante

Vous vous posez les deux questions pour distinguer charge et immobilisation :

• Le bien a-t-il une valeur unitaire hors taxes supérieure à 500 euros ? Non. 

• Le bien est-il destiné à être utilisé plus d’un an ? Oui. 

Comme vous répondez "Non" à l’une des deux questions, vous ne pouvez pas enregistrer le bien en immobilisation. Vous devez donc l’enregistrer en charge. Ici, il s’agira d’un compte “achat fournitures de bureau”, qui est le compte 606400.

Vous savez désormais saisir les deux principaux types d’opération les ventes et les achats. À ce stade, vous n’avez pas encore traité les encaissements et décaissements, c’est l’objet de notre quatrième partie.

Maîtrisez la comptabilisation des opérations de trésorerie

Saisissez les opérations bancaires

Vous avez appris à saisir les factures (ou avoirs) que vous émettez ou recevez. Or, ces factures vont donner lieu à des flux financiers entrants (= encaissements) ou sortants (= décaissements). Apprenez maintenant à les saisir !

La saisie des opérations bancaires

Les opérations bancaires sont des flux financiers qui peuvent être entrants (ce sont alors des encaissements) ou sortants (ce sont alors des décaissements).

Dans l'écriture, on aura donc :

• les encaissements, qui augmentent le montant du solde bancaire, et seront enregistrés au débit (pour augmenter l’actif) ;

• les décaissements, qui réduisent  le montant du solde bancaire, et seront enregistrés au crédit (pour diminuer l’actif).

Donc tous les mouvements enregistrés au débit augmentent le solde bancaire, et symétriquement tous les mouvements enregistrés au crédit diminuent le solde bancaire.

Enfin précisons que les opérations de trésorerie doivent être saisies dans un journal de type trésorerie et à la date à laquelle elles ont lieu (par exemple la date d’établissement d’un chèque) et non à la date figurant sur le relevé bancaire (par exemple la date d’encaissement du chèque par le bénéficiaire). Nous reverrons ce point dans le paragraphe sur l’état de rapprochement bancaire.

Nous sommes le 8 février 2018. Vous faites un chèque (n° 123456) d’un montant de 600 euros que vous envoyez au fournisseur DUPONT. D'autre part, vous recevez un chèque du client DUVAL pour le règlement de la facture que vous lui aviez envoyée en janvier d’un montant de 1000 euros HT. Ici c’est un chèque que vous recevez, vous allez donc l’enregistrer à la date à laquelle vous le recevez, peu importe à quelle date il a été établi :  en effet la créance que vous avez sur votre client ne sera éteinte qu’à la réception du chèque.

Vous allez donc saisir ces deux éléments dans le journal de banque du mois de février de la façon suivante :

L’état de rapprochement bancaire

Comment expliquer qu’il y ait des différences entre ces deux états ? En raison du fait que, comme vous l’avez vu précédemment, la comptabilisation des opérations ne se fait pas sur la base du relevé bancaire mais sur la base des opérations réalisées. 

Le 08/02/2018 vous établissez le chèque 123456 d’un montant de 600 € au fournisseur DUPONT. Vous saisissez donc cette écriture avec une date d’opération au 08/02/2018. Bien entendu le fournisseur DUPONT ne vas pas recevoir (et encore moins encaisser) ce chèque ce même 8 février. Peut-être qu’il attendra le 20 février pour encaisser ce chèque. Donc en comptabilité ce chèque émis sera comptabilisé le 08/02/2018, mais sur le relevé bancaire il n’apparaîtra que le 20/02/2018. Donc si vous consultez les deux états en date du 15/02/2018 vous n’aurez pas le même solde. C’est quand vous ferez l’état de rapprochement bancaire que vous constaterez l’écart correspondant à ce chèque n°123456.

Il est donc important de réaliser l’état de rapprochement bancaire le plus régulièrement possible (sans qu’aucune fréquence ne soit imposée) avant de “corriger” le solde figurant sur votre relevé bancaire des écritures non encore débitées.

Pour établir l’état de rapprochement bancaire, vous devez donc suivre la méthodologie suivante :

1. saisir toutes les écritures jusqu’à la date de l’ERB ;

2. sortir le grand-livre du compte bancaire entre la date de l’ERB précédent et la date de l’ERB à établir. Vous aurez donc toutes les écritures saisies entre les 2 ERB et vous allez regarder lesquelles figurent sur votre relevé bancaire et par différence identifier celles qui ne sont pas encore passées en banque ;

3. récupérer le relevé bancaire à la même date ;

4. “pointer” les deux états en matérialisant concrètement quelles écritures sont communes aux deux états. Par exemple, sur le relevé bancaire du 28/02, vous pouvez remarquer le chèque débité du fournisseur Dupont, qui correspond à l’écriture de votre comptabilité. Vous pouvez “rapprocher” ces deux éléments (celui de votre comptabilité et celui du relevé bancaire) ;

5. par différence vous n’aurez donc que les écritures “non rapprochées” et là vous aurez deux cas de figure :

   1. des écritures saisies en comptabilité mais pas encore passées : vous n’avez rien à faire pour ces écritures, sauf les suivre par la suite. Par exemple, contrairement à l’exemple précédent, sur le relevé bancaire du 15/02, le chèque n’apparaît pas, car il n’a pas encore été débité, alors qu’une écriture correspondante est indiquée dans la comptabilité. 

   2. des écritures passées en banque mais pas encore enregistrées en comptabilité : c’est le cas par exemple des prélèvements automatiques qui devront être comptabilisés juste après avoir établi le rapprochement bancaire.

Vous savez désormais saisir les éléments qui transitent par la banque, et effectuer un rapprochement bancaire. Certaines opérations se font par un mode de règlement différent : en espèces, et nécessitent donc un traitement comptable particulier. Découvrez-le dans le prochain chapitre !

Traitez les opérations de caisse

Nous avons appris dans le chapitre précédent à saisir les opérations bancaires. Or certains flux financiers se font par ce qu'on appelle "la caisse". Découvrez comment les enregistrer !

Le principe des opérations de caisse

En termes comptables, le compte caisse est un compte de trésorerie (classe 5) et plus précisément le compte 531000 Caisse. Comme pour la banque, le compte 531000 est utilisé de la façon suivante :

• on le débite pour tous les encaissements en espèces ;

• on le crédite pour tous les décaissements en espèces.

C’est aussi via un journal de trésorerie que ces écritures seront saisies. Vous utiliserez un journal spécifique qui ne servira que pour les opérations de caisse.

Le traitement comptable des opérations de caisse

Nous sommes le 15 février 2018 et vous avez deux éléments à saisir :

• d’une part, en ce jour, vous faites un réglement en espèces le fournisseur MARTIN pour un montant de 300 euros ;

• d’autre part, vous recevez un règlement en espèces du client SIMON pour la facture envoyée en janvier, d’un montant de 100 euros HT.

Vous allez donc saisir ces deux éléments dans le journal de caisse du mois de février de la façon suivante :

À présent, vous savez saisir tous les modes de règlement, que ce soit via un journal de banque ou de caisse. Le dernier élément de trésorerie que vous devez savoir traiter est l’emprunt bancaire. Découvrez-le au prochain chapitre !

Traitez les emprunts

Voyons désormais comment traiter les emprunts, qui sont une forme particulière de trésorerie.

Il s’agit donc d’une dette. Au fur et à mesure que vous remboursez l'emprunt, la dette diminue, mais vous payez des intérêts.

Les principes généraux de comptabilisation d'un emprunt

Voyons le schéma de comptabilisation d'un emprunt à la souscription, c'est-à-dire quand la banque verse les fonds, et lors des paiements.

À la souscription de l’emprunt :

• on débite le compte de banque (puisqu’il s’agit d’un encaissement) pour le montant total de l'emprunt ;

• on crédite le compte 164100 emprunt qui est un compte de dette (au bilan passif) pour le montant total de l'emprunt.

Lors des paiements :

• on crédite le compte banque puisqu’il s’agit d’un décaissement ;

• la contrepartie est répartie dans deux comptes différents :

  • au débit du compte 164100 emprunt pour la partie relative au remboursement ;

  • au débit d’un compte de charges financières 661100.

Le traitement comptable d'un emprunt

Voyons par un exemple comment réaliser l'écriture comptable d'un emprunt. Le 01/01/2016, vous avez souscrit un emprunt de 100.000 euros. Vous disposez de l’échéancier de remboursement d’emprunt suivant pour l’échéance de février 2018 :

Sur la base de cet échéancier, vous devez comptabiliser l'écriture suivante :

Vous comprenez donc que l’impact sur le résultat comprend uniquement le montant des charges financières, c'est-à-dire des intérêts de l’emprunt. En effet, le remboursement de l’emprunt n’est pas une charge, mais seulement une diminution de dette.

À présent, vous avez appris à traiter comptablement toutes les opérations financières, les achats et les ventes. Vous savez donc traiter la grande majorité des opérations courantes d’une entreprise. Découvrez dans la dernière partie de ce cours l’enregistrement des dernières opérations courantes d’une entreprise.

Appréhendez les autres écritures comptables

Saisissez les éléments liés à la TVA

Voyons désormais comment saisir au niveau comptable les éléments liés à la TVA.

Les principes d'une déclaration de TVA

Reprenons les éléments caractéristiques d’une écriture comptable et appliquons-les à une déclaration de TVA.

Concernant la nature du journal, on va utiliser un journal dit d’Opérations Diverses (OD) car il ne s’agit ni de ventes, ni d’achats, ni de trésorerie. C’est ce journal qui sera utilisé pour toutes les opérations n’appartenant à aucune de ces trois catégories.

Concernant la date d’opération, rappelez-vous tout d’abord que la déclaration de TVA d’un mois donné (M) est faite le mois suivant, en général avant le 20 du mois suivant.

Par exemple, la déclaration de TVA du mois de février 2018 sera faite en mars 2018 (car il faut avoir tous les éléments du mois complet), et avant le 20 mars 2018. On retrouve ici les notions de date de saisie et date d’opération. Si par exemple vous faites le 15/03/2018 la déclaration de TVA du mois de février, vous aurez comme date de saisie le 15/03/2018 (jour où vous établissez la déclaration), et comme date d’opération le 28/02/2018 (dernier jour du mois concerné). 

En vertu de ce que nous avons vu précédemment, vous en déduisez que la déclaration de TVA sera donc saisie à la date d’opération, donc au 28/02/2018.

Vous allez donc utiliser le journal d’OD du mois au titre duquel vous faites la déclaration.

Le schéma de comptabilisation de la TVA

En ce qui concerne les comptes que vous allez utiliser, la TVA est sans incidence sur le résultat de votre entreprise. Donc aucun compte de charge (comptes de classe 6) ni de produit (comptes de classe 7) ne sera utilisé. La déclaration que vous avez effectuée, et que vous allez saisir, sert à “récapituler” les TVA du mois et plus précisément :

• la TVA collectée (compte 445710), c'est-à-dire celle que vous avez reçue de vos clients. Vous devez la rendre au Trésor Public ;

• la TVA déductible (compte 445660), c'est-à-dire celle que vous avez payée sur vos achats et que vous allez récupérer.

Deux cas de figure sont possibles :

• vous avez plus de TVA collectée que de TVA déductible. Dans ce cas, vous avez un montant de TVA à payer, qui constitue une dette et que vous enregistrez en compte 445510 (crédit = bilan passif car c’est une dette) ;

• vous avez plus de TVA déductible que de TVA collectée. Dans ce cas, vous avez un un “crédit” de TVA, qui constitue une créance et que vous enregistrez en compte 445670 (débit = bilan actif car c’est une créance).

Comme la déclaration de TVA sert à récapituler la TVA collectée et déductible du mois, et en déduire ce que vous devez payer ou récupérer, son traitement comptable va consister à “solder” les TVA déductible et collectée. Vous allez donc utiliser ces deux comptes dans le sens “inverse” de celui que vous aviez suivi lors des écritures d’achat (pour la TVA déductible) et de vente (pour la TVA collectée).

Pour la TVA collectée, vous savez que lors de la saisie des ventes, vous créditez le compte de TVA collectée. Donc pour le solder et acquitter la dette qu’il représente, vous allez le débiter lors de la saisie de la déclaration de TVA.

Pour la TVA déductible, vous savez que lors de la saisie des achats, vous débitez le compte de TVA déductible. Donc pour le solder et récupérer la créance qu’il représente, vous allez le créditer lors de la saisie de la déclaration de TVA.

Le schéma de saisie d’une déclaration de TVA est donc le suivant :

Le schéma d'enregistrement du paiement de la TVA due

À l'étape précédente, il s'agissait de saisir la déclaration de TVA, et aucun compte de trésorerie n’a été utilisé.

Bien entendu, si elle aboutit à un montant de TVA à payer, vous allez payer ce montant (au même moment que vous faites la déclaration de TVA). Vous aurez alors une deuxième écriture comptable à saisir, par un journal de trésorerie, au jour où vous faites le paiement (par exemple le 15/03/2018).

Dans ce cas, vous créditez le compte banque et vous débitez le compte de TVA à payer (445510) pour solder votre dette.

Vous savez désormais saisir les opérations de TVA. Découvrez dans le dernier chapitre de ce cours comment saisir les opérations liées au frais de personnel, et vous aurez alors fait un tour complet des opérations courantes !

Réalisez le traitement comptable des frais de personnel

Vous arrivez maintenant au dernier chapitre de ce cours, qui porte sur la saisie des éléments liés aux frais de personnel.

Journal et date de saisie

Reprenons les éléments caractéristiques d’une écriture comptable et appliquons-les à la saisie des éléments de paye.

Concernant la nature du journal, on va utiliser un journal dit d’Opérations Diverses (OD) car il ne s’agit ni de ventes, ni d’achats, ni de trésorerie. C’est ce journal qui sera utilisé pour toutes les opérations n’appartenant à aucune de ces 3 catégories.

Concernant la date d’opération, en matière de paye deux cas de figures sont possibles : soit vous faites les bulletins de paye du mois M en fin de mois M, soit en début de mois M+1. Dans les deux cas c’est, comme nous l’avons déjà vu, la date d’opération qui compte. Donc peu importe la date à laquelle vous faites les bulletins du mois, vous saisirez toujours les opérations au dernier jour du mois.

Par exemple, les bulletins de paye du mois de février 2018 seront saisis dans un journal d’opérations diverses de février 2018.

Structure d'un bulletin de paye et schéma de comptabilisation

Quand on parle de saisie des éléments de paye, on parle en fait de la saisie des bulletins de paye.

Pour que vous compreniez bien le schéma de comptabilisation, il est important que vous connaissiez la structure d’un bulletin de paye. Elle est résumée dans le schéma ci-dessous :

Prenons l’exemple d’un salarié qui a un salaire brut de 2000 euros par mois, avec un taux de cotisations patronales de 30 % et un taux de cotisations salariales de 20 %.

Un bulletin de salaire se traduit par des charges et des dettes et vous savez que  :

• les charges (comptes de classe 6) sont au débit ;

• les dettes (comptes de classe 4) sont au crédit.

On a donc une structure générale qui est ainsi :

On ne saisit pas le coût total (qui représente dans notre exemple 2600 euros), car il correspond au salaire brut + cotisations patronales. Ce sont donc ces deux éléments qui doivent figurer en compte de charges. 

Reprenons les éléments un par un.

Le salaire brut (A) est une charge pour l’entreprise (donc compte de classe 6). Plus précisément, c’est une charge de personnel (donc compte de classe 64). Le compte dédié est le compte 641100. Le salaire brut se décompose en :

• salaire net (celui versé au salarié) ;

• cotisations salariales : elles sont versées aux caisses sociales pour le compte du salarié.

Les cotisations patronales (B), sont une charge pour l’entreprise (donc compte de classe 6). Plus précisément, c’est une charge de personnel (donc compte de classe 64). Pour les différencier du salaire brut, on les met dans un compte 645. De plus, les cotisations patronales (ici mises pour leur montant total) correspondent en fait à des cotisations versées à plusieurs caisses. Elles seront toutes enregistrées dans des comptes de classe 645 mais on va ensuite répartir les cotisations par caisse, avec, par exemple, la distinction suivante :

• en compte 645100 les cotisations patronales dues à l’urssaf ;

• en compte 645300 les cotisations patronales dues à la caisse de retraite ;

• en compte 645310 les cotisations patronales dues à la caisse de prévoyance ;

• en compte 645320 les cotisations patronales dues à la caisse de mutuelle.

Ces sommes seront versées aux caisses sociales. La contrepartie de cette charge sera donc une dette qui sera enregistrée en comptes 43 (cf. ci-dessous).

Le salaire net (D) est la part du salaire brut qui revient au salarié. Le salaire net étant inclus dans le salaire brut, il est déjà dans les comptes de charges (comme vu précédemment). La contrepartie de la charge sera donc une dette de personnel, car à ce stade vous saisissez le bulletin, donc vous constatez que vous devez payer vos salariés. La dette envers vos salariés est comptabilisée dans un compte 421100 que l’on crédite (car dette = bilan passif = crédit).

Les cotisations sociales (B et C) salariales et patronales constituent des dettes envers les organismes sociaux. S’agissant de dettes, elles figurent au bilan passif donc on crédite les comptes associés. Comme nous l’avons vu pour les charges patronales, on va répartir le montant total par caisse sociale. Toutes les cotisations sociales seront dans des comptes 43xx, mais on va utiliser un compte spécifique pour chaque caisse, par exemple :

• en compte 431100 les cotisations patronales + salariales dues à l’urssaf ;

• en compte 437300 les cotisations patronales + salariales dues à la caisse de retraite ;

• en compte 437310 les cotisations patronales + salariales dues à la caisse de prévoyance ;

• en compte 437320 les cotisations patronales + salariales dues à la caisse de mutuelle.

Reprenons notre exemple des bulletins de paye de février 2018 avec une répartition par caisse sociale :

L’écriture comptable sera la suivante :

Votre écriture est équilibrée : le coût total s’élève à 2600 euros (salaire brut + cotisations patronales) et ce montant correspond bien à ce que vous avez mis en comptes de charges.

Quand vous procéderez aux paiements, vous ferez les écritures suivantes :

•  pour les paiements des cotisations sociales :

  • crédit du compte 512100 banque (s’agissant d’un décaissement) ;

  • débit des comptes 43xxx (par caisse pour annuler les dettes).

•  pour le paiement du salaire net :

  • crédit du compte 512100 banque (s’agissant d’un décaissement) ;

  • débit du compte 42110 salaire net (pour annuler la dette).

Vous savez désormais saisir l’intégralité des opérations courantes d’une entreprise, bravo ! :soleil: Entraînez-vous à mettre en pratique ces éléments avec l'activité qui suit.

Si vous souhaitez continuer à vous former sur ce sujet, n'hésitez pas à suivre le cours sur les opérations de fin d'exercice.

Entraînez-vous en traitant des écritures comptables courantes

À vous de jouer !

Vous allez pouvoir vérifier que vous êtes en mesure de réaliser la comptabilité de toutes les opérations courantes que vous pouvez rencontrer en entreprise.

Vous êtes comptable dans l’entreprise HAPPYYOU. À ce titre, vous êtes chargé de saisir les opérations courantes du mois de février 2018 dont vous trouverez la liste ci-dessous.

Pour ce faire vous devez compléter ce fichier mis à votre disposition.

Sur ce fichier, vous trouverez 3 onglets :

• Liste des journaux : à utiliser pour la saisie de vos écritures

• Liste des comptes : à utiliser pour la saisie de vos écritures

• Saisie. C’est sur cet onglet que vous devez saisir les écritures. Pour vous aider, la première opération a été saisie. Vous devez renseigner les 6 colonnes en respectant les consignes suivantes :

  • Référence : vous devez saisir pour chaque écriture le numéro de l’opération (qui correspond au numéro de la question). Il est conseillé de faire les questions dans l’ordre.

  • Date : à mettre au format JJ/MM/AAAA (ex : 28/02/2018)

  • Journal : saisir le code du journal adéquat en vous référant à l’onglet « Liste des journaux »

  • Compte : vous devez saisir le numéro de compte en vous référant à l’onglet « Liste des comptes »

  • Libellé du compte : il apparaîtra automatiquement en fonction du numéro de compte que vous aurez mis.

  • Libellé : vous devez mettre un libellé par écriture. Ce libellé doit être concis mais précis

Pour toutes les questions, vous considérerez un taux de TVA de 20 %.

0. (question déjà traitée à titre d’exemple) : le 05 février vous recevez la facture du fournisseur DUVAL, d'un montant HT de 3000 euros. 

1. Le 15 février 2018 la société émet la facture 2018002001 au client DUPONT, qu’elle envoie le 18 février 2018, pour une vente de marchandises a pour un montant HT de 1 000 euros

2. Le 25 février le client DUPONT vous paie la facture 2018002001 par chèque.

3. Le 12 février vous envoyez une facture n° 2018002002 émise le 10 février au client MARTIN d’un montant HT avant remise de 4000 euros. Vous décidez d’octroyer au client une remise de 10 %.

4. Le 20 février vous réglez, par chèque, le fournisseur DUVAL (cf. question 0).

5. Le 24 février vous achetez des fournitures de bureau, pour un montant de 100 euros HT auprès du fournisseur « HYPERBURO »

6. Le 24 février vous réglez ces fournitures par espèces.

7. Le 18 février vous achetez chez CASHBUREAU un meuble bureau pour un montant HT de 1500 euros. Vous envisagez de conserver ce bureau 3 ans.

8. Le 26 février vous établissez le chèque pour le fournisseur CASHBUREAU pour le bureau (cf . opération 7)

9. Le 14 mars vous établissez la déclaration de TVA du mois de février qui se présente ainsi. 

   TVA collectée	10 000 euros
   TVA déductible du mois	3 000 euros
   TVA à payer	7 000 euros

10. Le 26 février vous faites le bulletin de salaire du salarié de l’entreprise qui se présente ainsi : 

    Salaire brut	3 000 euros
    Cotisations salariales	500 euros
    Cotisations patronales	700 euros
    Salaire net	2 500 euros

11. Le 28 février vous payez le salaire de votre employé (cf. question 10).

12. Le 20 février vous réglez l’échéance mensuelle de votre prêt bancaire qui se compose ainsi :

    Montant total	4 000 euros
    Dont intérêts d'emprunt	1 000 euros
    Dont remboursement d'emprunt	3 000 euros

13. Le 22 février vous envoyez une facture n° 201802003 au client SIMON d’un montant HT de 10 000 euros avec un escompte de 3 %.

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