Tirez parti des processus reporting/budget

J’en arrive à mon dernier point de cette introduction générale : qu’est-ce que vous pouvez attendre, vous, des processus de budget/reporting ? C’est une question importante parce qu’il s’y joue des choses structurantes pour votre vie professionnelle.

Il faut avoir en tête que les budgets ont une dimension d’engagement réciproque entre les parties prenantes.

• Vous présentez des objectifs qui vous paraissent réalisables et sur lesquels vous serez évalué ; c’est votre partie de l’engagement.

• En retour, votre hiérarchie s’engage sur des moyens pour vous permettre de mettre en œuvre votre action.

Ces deux engagements donnent un cadre à votre action professionnelle.

#Présentez des objectifs

Les objectifs budgétaires sont aussi un outil de management, surtout s’ils sont un élément de l’évaluation personnelle de chacun. Le lien entre objectifs budgétaires et évaluation personnelle est fondamental pour orienter et pour dynamiser la mise en œuvre des budgets. Il doit permettre d’aligner les actions individuelles et les objectifs collectifs.

Pour le dire un peu crûment, si les bonus d’aucun des responsables de l’entreprise ne sont impactés quand on dépasse les objectifs budgétaires, alors la probabilité d’y arriver est tout de suite beaucoup plus faible !

#Demandez des moyens

L’autre dimension du cadre budgétaire, c’est l’engagement de moyens. Les objectifs n’ont aucun sens sans moyens correspondants : vous pouvez peut-être escalader l’Himalaya, mais certainement pas y arriver en tongs !

Dans la discussion budgétaire, vous négocierez donc les moyens comme l’autre face des objectifs. Je précise d’ailleurs qu’il ne s’agit pas forcément de moyens qui vous sont attribués en direct. Si vous êtes responsable de la vente d’un produit, vous pouvez négocier que l’on alloue un budget de communication sur ce produit, même si ce n’est pas vous qui avez la main sur le budget de communication.

Au total, et pourvu, une fois encore, qu’il soit construit de manière réaliste, le budget est donc un cadre stable et rassurant. À l’intérieur de ce cadre, et dès lors qu’il est respecté, vous pouvez légitimement revendiquer plus d’autonomie, et en donner plus à vos collaborateurs. Tout le monde gagne finalement en liberté dans son action professionnelle. 

#En résumé

• Le budget s’assimile à un contrat, un engagement entre un responsable, un manager et sa hiérarchie, sur les résultats à atteindre et les moyens à mettre en œuvre.

• Le reporting permet de piloter l’activité et de prendre les décisions.

Dans les parties suivantes, nous entrerons plus en détail dans la manière de concevoir des reportings d’abord, et des budgets ensuite. En attendant, je vous invite à vérifier vos connaissances à travers le quiz clôturant cette partie.