Réalisez une comptabilité de fin d'exercice

Il va falloir, au moment de la réalisation des écritures d'inventaire, s'interroger également sur les comptes de produits, toujours pour s'assurer que le principe de séparation des exercices est respecté.

Il faut en effet veiller à ce que les sommes inscrites en produits couvrent bien uniquement la période de l'exercice, mais aussi à ce qu'elles couvrent toute la période de l'exercice.

Deux cas de figure existent et vont conduire à des situations différentes :

• soit vous avez des sommes incluses dans les produits, mais non relatives à l'exercice et vous allez devoir les "exclure" ;

• soit vous avez des sommes qui ne sont pas incluses dans vos produits, mais qui sont bien relatives à l'exercice et vous allez devoir les "inclure".

Dans le développement qui suit, on retient le cas d'une entreprise qui clôture ses comptes au 31 décembre, et dont l'exercice comptable coïncide donc avec l'année civile.

Traitez les sommes incluses dans les produits, mais non relatives à l'exercice

Prenons un exemple : vous émettez le 1er novembre une facture de prestations de service de 3 000 euros HT pour une prestation que vous allez effectuer du 1er novembre au 31 janvier.

Au moment de l'émission de la facture, vous procédez de façon classique en enregistrant cette facture ainsi, dans un journal de ventes :

Au moment de la préparation des écritures d'inventaire, vous voyez que cette facture est, en partie, relative à une période hors exercice (ici, le mois de janvier). Comme l'application du principe de séparation des exercices implique que les comptes n'incluent que les produits relatifs à l'exercice considéré, vous allez devoir "exclure" ce qui concerne le mois de janvier.

"Exclure" un produit revient à diminuer le montant de la facture initiale, donc à débiter le compte de produits. En contrepartie, vous allez utiliser le compte 487000 produits constatés d'avance, et passer l'écriture suivante sur un journal d'opérations diverses :

Ainsi, avec la saisie de la facture et la prise en compte du produit constaté d'avance (PCA), le compte de produits correspondra bien uniquement à la période de l'exercice.

Tenez compte des sommes relatives à l'exercice, mais non encore prises en considération

Il est très fréquent que vous émettiez  des factures, relatives à l'exercice considéré, après la date de clôture.

Prenons un exemple : vous clôturez vos comptes le 31 décembre. Vous enregistrez vos factures de façon classique, lors de l'étape de saisie des opérations courantes.

Vous émettez le 12 janvier la facture des prestations que vous avez réalisées au cours du 4e trimestre, d'un montant de 3 000 euros HT. Vous enregistrez cette facture dans un journal des ventes :

Si vous ne faites rien d'autre, comme cette écriture est enregistrée à la date de la facture, elle n'impactera pas les comptes de l'exercice précédent et le compte de prestation pour cet exercice ne sera donc pas exhaustif.

Il convient donc, au dernier jour de l'exercice (soit le 31 décembre ici), de tenir compte de cette facture "non encore établie" pour :

• impacter le compte de produits (donc le chiffre d'affaires) ;

• faire figurer la "créance" constituée par cette facture. Certes, cette facture est émise en janvier, mais cela est seulement dû à un décalage de facturation : dans les faits, cette somme vous est due au titre de l'exercice. Aussi, vous n'allez pas faire apparaître cette "créance" dans un compte client, mais dans un compte dédié : le compte "factures à établir" qui est le compte 418100 ;

• faire apparaître la TVA collectée. Comme la facture n'est pas reçue au 31 décembre, vous ne pouvez pas la mettre dans un compte normal de TVA collectée. Vous allez donc utiliser le compte 445870 "TVA sur factures à établir". 

Vous noterez ainsi l'écriture suivante dans un journal d'opérations diverses :

En résumé