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J'ai tout compris !

Mis à jour le 28/11/2019

Identifiez l’environnement numérique du comptable

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Avant de rentrer dans la partie paramétrage, il est important de connaître l’environnement numérique de travail dans lequel vous évoluerez en tant que comptable.

Il existe plusieurs autres logiciels que vous pouvez utiliser ou que vous serez amené à utiliser dans votre entreprise.

Deux types de logiciels vont vous permettre de faire une transition numérique réussie :

  • les logiciels qui permettent de réaliser les écritures à partir de données comptables ;

  • les logiciels qui permettent de récupérer les données comptables à partir de factures, de notes de frais ou de relevés bancaires. 

Les logiciels de production comptable et fiscale

Les logiciels de production comptable et fiscale en ligne sont les logiciels que vous utiliserez au quotidien pour réaliser les écritures comptables. Ils permettent :

  • de collecter les informations des autres logiciels : pré-saisie des factures, collecte des relevés bancaires, etc. ;

  • de réaliser la production comptable (établir les écritures comptables) ;

  • d'établir les bulletins de paie ;

  • de réaliser les déclarations sociales et fiscales.

J'utilise le logiciel full web Ibiza, qui contient les modules permanent, comptable, de révision et de fiscalité.

Le logiciel Ibiza
Le logiciel Ibiza est un logiciel de production comptable et fiscale

Les logiciels de récupération des données

Les logiciels de récupération automatique des données permettent de fournir au logiciel de traitement comptable les bonnes informations en traitant les factures, les notes de frais et les relevés bancaires. Ils vont ainsi récupérer les données importantes (par exemple le montant, le nom du fournisseur concerné, etc.) pour les transmettre, par exemple au logiciel Ibiza. 

La lecture automatique des documents (LAD)

La lecture automatique des documents est une technologie permettant de lire et de traiter les données contenues sur un support physique (une feuille de papier, par exemple). Elle regroupe elle-même plusieurs technologies :

  • la RAD, reconnaissance automatique du document, qui permet de trier les documents selon leur nature (facture ou devis, par exemple) ;

  • l’OCR, reconnaissance optique des caractères, qui convertit une image en document texte ;

  • l'ICR, reconnaissance intelligente de caractères, qui ajoute une reconnaissance des textes manuscrits et qui apprend au fil de ses reconnaissances. 

Pour cela, j'utilise le logiciel Idocus, qui propose plusieurs modes de récupération des flux : un téléchargement des factures scannées, un scanner directement relié au logiciel comptable ou une application smartphone pour prendre une photo du document papier.

Le logiciel Idocus
Le logiciel Idocus est un logiciel de LAD

Une fois les données lues, le logiciel interroge le plan comptable auprès de votre logiciel de production comptable, souvent par la technologie des API. L'écriture comptable adaptée est générée automatiquement, avec en pièce jointe le document scanné pour faciliter la révision.

La technologie du scrapping

Une autre manière de récupérer les données issues des factures est d'utiliser la technologie du scrapping.

Pour cela, deux possibilités :

  • Vous fournissez les identifiant et mot de passe pour que l'automate se connecte directement au site en votre nom et récupère les données.

Ainsi, Idocus permet de récupérer automatiquement les écritures de banque, mais aussi les factures électroniques mises à disposition par les différents fournisseurs sur leur site internet. Comme avec la technologie LAD, les données comptables sont ensuite directement pré-saisies sur Ibiza.

  • Vous utilisez la méthode IBIX, qui consiste à fournir un mandat signé par le mandataire de la société et la banque, pour autoriser le logiciel à récupérer directement les données. L’avantage est qu’en cas de changement de mot de passe ou de mise à jour du site internet de la banque, le processus ne s’arrête pas.

Un exemple de logiciel utilisant cette méthode est Sobank. Donc plus besoin des identifiants et des mots de passe, mais du mandat signé. Ensuite, le logiciel récupère le fichier des écritures de banque sous format CFONB, qui sera ensuite téléchargé dans Ibiza.

SoBank
SoBank est un logiciel utilisant la technologie du scrapping

En résumé

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite