Le paramétrage est la première étape pour réaliser la transition numérique de votre comptabilité. Ce paramétrage est d’une importance cruciale pour permettre aux outils informatiques de faire les bonnes imputations et de vous faire gagner du temps !
Paramétrer correctement les logiciels facilitera l'établissement automatique des écritures comptables. Cela vous permettra ensuite de gagner du temps !
Comprenez le fonctionnement du dossier permanent
Que vous soyez en entreprise ou en cabinet, votre logiciel comptable comprend au moins quatre modules :
un module permanent (ou dossier permanent, DP) ;
un module comptable ;
un module fiscal ;
et un module social.
Il peut y avoir d’autres modules en fonction de l’éditeur de logiciel choisi, par exemple des modules de gestion avec la possibilité de faire des tableaux de bord ou d’établir des budgets, des modules de révision, des modules de facturations clients, etc.
Dans ce cours, nous allons nous concentrer principalement sur le dossier permanent et le dossier comptable, car le paramétrage de ces deux modules est primordial pour le bon fonctionnement de la récupération automatique des documents.
Il regroupe ainsi les documents sociaux, les documents juridiques ayant des impacts sur plusieurs années, etc. Il faut notamment renseigner au départ certaines informations concernant l’entreprise. Il s’agit principalement :
des coordonnées de l’entreprise ;
des déclarations fiscales auxquelles elle est assujettie ;
des associés de l’entreprise ;
et de ses coordonnées bancaires.
Ces informations sont donc à renseigner dans votre logiciel comptable, dans l’onglet appelé « Dossier Permanent (DP) ».
Vous trouverez dans cet onglet plusieurs rubriques à renseigner.
Paramétrez les différents onglets du dossier permanent
L'onglet général
Dans l'onglet « Général », il s’agit de renseigner :
le numéro de SIREN,
la personnalité juridique et sa forme,
la date de création et la date de début de l’activité,
le montant du capital et le nombre de parts ou actions,
l’adresse de l’entreprise,
le code NAF,
le greffe dont elle dépend.
L'onglet comptable
Dans l'onglet « Comptable », il faut renseigner les comptes bancaires indispensables pour déclencher les paiements auprès des organismes, mais aussi des salariés, des fournisseurs et des clients. Il faut renseigner également la date de début et de fin de l’exercice.
L'onglet fiscal
Dans l'onglet « Fiscal », il s’agit de renseigner :
le service des impôts dont l’entreprise dépend,
le régime fiscal (BA, BIC, BNC, SCI, SCM),
le régime d’imposition (IS ou IR),
l’option pour la transmission de la liasse en EDI (Échange de Documents Informatisé).
Il faudra renseigner également le signataire de la déclaration, qui est généralement le gérant de l’entreprise, et la société d’expertise comptable qui se charge de la transmission de la liasse.
L'onglet juridique
Dans l'onglet« Juridique », renseignez les associés de l’entreprise détenant plus de 10 % du capital, ainsi que les filiales de l’entreprise, si c’est applicable.
