Une fois le dossier permanent paramétré, vous pouvez passer au dossier comptable. Si vous travaillez dans un cabinet d'expertise-comptable, vous aurez un dossier comptable par entreprise suivie.
Paramétrez les comptes auxiliaires
Déclinez les comptes de tiers en comptes auxiliaires
Pour que votre suivi comptable soit plus facile, vous pouvez décliner les comptes de tiers en comptes auxiliaires. Il existe trois types de comptes auxiliaires :
les comptes fournisseurs 401,
les comptes clients 411,
les comptes salariés 42.
Cela vous sert surtout si vous avez de nombreux comptes de tiers. Sinon, cela n'est pas nécessaire !
Vous pouvez donc subdiviser un compte général en comptes auxiliaires, avec un compte auxiliaire par client, fournisseur ou salarié.
Vous nommerez ainsi le compte à partir du nom du tiers, par exemple "Orange", qui sera rattaché au compte général fournisseurs, pour vos factures téléphoniques.
Vous pourrez ainsi facilement repérer pour chaque client ou fournisseur les factures non réglées ou non encaissées, ou les doublons. Cela vous permettra de gagner du temps lors de la révision des comptes !
Suivez les étapes générales de paramétrage
Pour chaque compte auxiliaire, vous devez :
l'attacher à la bonne racine,
indiquer le compte de charge correspondant,
indiquer le taux de TVA qui s'applique.
Décrivons ces étapes une à une.
Dans votre logiciel comptable, il faut commencer par transformer les comptes généraux en comptes collectifs pour pouvoir y attacher des comptes auxiliaires.
Ensuite, indiquez quel compte sera le compte collectif auquel les comptes auxiliaires vont se rattacher. Il s’agit des comptes 401 pour les fournisseurs, 411 pour les clients et 421 pour les salariés.
Associez alors un compte de charge ou de produit pour chaque compte auxiliaire. C'est une étape très importante si vous voulez que les automates imputent les factures dans les bons comptes fournisseurs, mais aussi dans les bons comptes de charge.
Enfin, associez un compte de TVA au compte de charge, afin que le bon taux de TVA s'applique. Cela permet de vous assurer, lors de la déclaration de TVA, que le bon montant sera déclaré aux services des impôts.
Ce paramétrage permet au logiciel comptable, lors d’une saisie manuelle, de générer automatiquement l’écriture comptable, par le simple fait de renseigner le compte tiers. En effet, ce dernier est associé à un compte de charge ou de produit, lui-même associé à un compte de TVA.
Paramétrez les comptes fournisseurs
Un compte auxiliaire fournisseur doit être rattaché au compte général fournisseur, le compte 401.
Il est aussi tout à fait possible de paramétrer les tiers fournissant des prestations de conseil, tels que les avocats, les architectes, les experts-comptables, etc. Ceci s’avère nécessaire pour générer automatiquement la déclaration des honoraires (DAS2) en fin d’année.
Concernant les fournisseurs établis dans l’Union européenne, on peut associer un compte de TVA spécifique. Cela permet de générer directement deux lignes de TVA :
un 4452 pour ce qui est de la TVA collectée,
et un compte 4456 pour la TVA déductible, conformément aux règles de l’autoliquidation.
Ce paramétrage est utile pour déclarer votre TVA, mais aussi pour effectuer votre Déclaration d’Échanges de Biens ou de Services (DEB/DES).
Voici un exemple de paramétrage de trois comptes auxiliaires fournisseurs :
Ainsi, si un automate récupère une facture Orange, il saura qu’il faut l’associer au compte fournisseur Orange (401ORANGE ou FORANGE), mais aussi au compte 626 qui est celui des charges de télécommunication.
Paramétrez les comptes clients
Un compte auxiliaire client doit être rattaché au compte général client, c’est-à-dire le compte 411.
Ensuite, les mêmes principes s'appliquent que pour les comptes fournisseurs.
Comme pour les fournisseurs, vous pouvez associer un compte de produit lui-même associé à un compte de TVA à chaque client, afin d’automatiser les saisies et gagner du temps en permettant aux automates d’imputer les bons comptes.
Paramétrez les comptes salariés
Il est recommandé de créer également des comptes auxiliaires pour les salariés. Il faut par conséquent changer le compte 421 en compte collectif, et donner des numéros de compte à chaque salarié.
Il faut ensuite paramétrer les mêmes comptes dans le logiciel de paie pour que, lors de la génération des opérations diverses de paie, celles-ci soient imputées sur les bons comptes, et plus particulièrement les salaires nets à payer, les avances sur salaires, les notes de frais, etc.
Paramétrez les journaux comptables
Rien ne vous empêche, bien évidemment, de rajouter d’autres journaux, tels que le journal de situation, un journal des opérations de clôture, un journal des dotations aux amortissements, et ainsi de suite.
Ce qui est important, ici, c’est de bien paramétrer le journal de banque et de lui associer le compte de banque. Ainsi, si vous avez plusieurs comptes bancaires, il faudra créer autant de journaux que de comptes bancaires. En effet, il ne vous sera pas possible de faire de la récupération automatique de plusieurs banques sur un même journal, ce qui est tout à fait logique si vous voulez faire un rapprochement bancaire en fin de période.
Paramétrez les règles d’imputation du compte banque
Lors du paramétrage du compte 512, il faut le renseigner d’une manière exhaustive en indiquant notamment le nom de la banque, le compte IBAN et le compte SWIFT.
Au début, il faut prendre la peine de créer des règles d’imputation lors de la récupération des écritures de banque. Il faut ainsi indiquer dans quel compte l'écriture de banque sera affectée. Précisez, pour chaque critère, un compte à utiliser.
Par exemple, si vous avez un prélèvement Urssaf pour le paiement des charges sociales, il faut dire au récupérateur qu’il doit chercher dans le libellé le mot "Urssaf" dans l’onglet “mots-clés”, et s’il le trouve, de le mettre alors dans le compte 431.
Ainsi, vous pouvez créer autant de règles que d’imputations différentes.
Une fois la règle créée, vous n’aurez plus à revenir sur les écritures bancaires, car la règle va s’appliquer d’une manière systématique.
Par exemple, à chaque fois que le mot "Urssaf" apparaîtra, votre logiciel comptable l'affectera systématiquement dans le compte 431, une fois que vous avez créé la règle d'imputation.
En cas de transaction bancaire nouvelle, c’est à vous de juger de l’opportunité de créer ou non une règle, selon la récurrence de la transaction.
