Une fois votre logiciel comptable paramétré, vous pouvez automatiser la récupération des factures, afin qu'elles soient directement versées dans ce logiciel avec les bonnes écritures comptables.
Paramétrez votre logiciel de lecture automatique des documents
Pour que votre logiciel de lecture automatique des documents puisse déverser les écritures comptables dans le bon dossier, il faut choisir le nom du dossier dans lequel vous voulez que les écritures se déversent.
Grâce à la technologie API, qui permet à plusieurs logiciels de communiquer entre eux, mon logiciel Idocus peut interroger directement Ibiza pour voir les noms des dossiers existants et ainsi choisir le bon.
Paramétrez également le nom des documents comptables, qui se fait généralement par un tag sur le haut de la facture où il est possible de mentionner le journal, la période, le numéro de facture, etc.
Reliez ces éléments au logiciel comptable
Il est important également de faire correspondre les journaux comptables présents dans votre logiciel de lecture automatique des documents (pour moi Idocus) avec ceux dans votre logiciel comptable (pour moi Ibiza), pour éviter de mauvaises affectations de journaux.
Ainsi, Idocus, en procédant à la lecture automatique d'une facture par exemple, va interroger Ibiza pour savoir si le nom du tiers existe dans le plan comptable d’Ibiza. Une fois trouvé, il va saisir l’écriture comptable en utilisant le compte associé audit tiers.
Il est impératif également de créer des règles bancaires pour permettre une bonne imputation des écritures en allant dans "Affectation bancaire".
Grâce au paramétrage que vous avez effectué, votre logiciel de LAD procédera donc à une pré-saisie comptable !
Il y a toujours de nouveaux fournisseurs ou clients, donc vous ne pouvez pas tout paramétrer par avance. Vous pouvez alors dire à votre logiciel de LAD quel compte par défaut vous voulez utiliser dans le cas où il ne trouverait pas l’information dans le logiciel comptable.
Créez des automates de récupération
Vous pouvez mettre en place des automates pour la récupération automatique des factures électroniques.
Pour cela, dans Idocus, il suffit d’aller dans l’onglet iDo’FacBanque et d'ajouter un automate, en vous assurant d’avoir à votre disposition les identifiants et les mots de passe.
Vous pouvez également mettre en place des automates pour la récupération automatique des relevés bancaires.
J'utilise SoBank, qui permet la récupération des relevés bancaires pour les dossiers que vous avez dans Ibiza, soit dossier par dossier, soit d’une façon globale sur l’interface administrateur, qui va être dispatchée ensuite sur chacun des dossiers. Comme pour Idocus, il est possible de créer des règles d’imputation, mais ces dernières doivent être paramétrées dans chaque dossier dans Ibiza.
