Après avoir passé beaucoup de temps sur le paramétrage de votre dossier, qui va vous permettre de gagner un temps substantiel dans la saisie des factures et des relevés bancaires, il faut travailler encore un petit peu !
Vous devez réaliser des vérifications à intervalle régulier.
Vérifiez les imputations réalisées
Vérifiez les différents comptes
En premier lieu, assurez-vous que les imputations ont bien été faites dans les bons comptes. Il s'agit de vérifier que le compte utilisé correspond bien à l'opération.
Nettoyez les comptes en attente
Je vous ai indiqué dans le chapitre précédent qu'il fallait proposer à votre logiciel de lecture automatique des documents un compte par défaut utilisé lorsqu'il n'existe pas de règle d'imputation pour le compte de tiers, par exemple lorsqu'il s'agit d'un nouveau client.
Il faut régulièrement nettoyer ces comptes en attente, à savoir les comptes 471 et 658 principalement. En effet, ce sont des comptes transitoires : les sommes doivent être reclassées à la main dans les bons comptes.
Vérifiez les immobilisations
Il faudra aussi vérifier que certaines factures se rapportant à des achats d’immobilisations n’ont pas été imputées dans les comptes de charges.
Par exemple, une machine a pu être affectée automatiquement à un compte de charges, alors qu'elle est prévue pour être utilisée sur plusieurs exercices, et que son coût est supérieur à 500 €. Il faut dans ce cas changer l'imputation à la main.
Vérifiez les comptes de tiers
Il faudra également parcourir les comptes de tiers pour vous assurer que la pré-saisie a bien été faite dans les bons comptes. Vous pouvez ainsi vérifier :
que le nom du client ou du fournisseur correspond au compte auxiliaire choisi,
que le libellé correspond bien au compte de vente ou d'achat affecté.
Vérifiez les comptes de TVA
Enfin, il faut vérifier la bonne utilisation des comptes de TVA, surtout celle relative aux opérations intracommunautaires.
En effet, en cas d'acquisition intracommunautaire, les factures d'achats ne comportent pas le montant de la TVA. Vous devez donc la calculer et l’autoliquider vous-même, et la comptabiliser correctement.
Faites les rapprochements bancaires
Même si la récupération des écritures de banque se fait automatiquement, il faut toujours vous assurer que le solde en comptabilité est bien celui figurant sur le relevé bancaire, afin d’éviter toute erreur ou omission.
Il faut également saisir les opérations de fin d’année, mais non encore présentées à la banque, comme les chèques émis mais non débités, les lettres de change, etc. Ils n'apparaissent pas sur le relevé bancaire mais correspondent à des flux qui doivent être enregistrés.
