Sur la partie inférieure de votre tableau, il faudra lister, d’une manière toujours aussi détaillée, vos dépenses.
Anticipez les charges variables et les charges fixes
Contrairement aux encaissements, les décaissements sont plus ou moins prévisibles.
Les charges variables
Les achats de marchandises sont des charges variables qui fluctuent en fonction du volume de vos ventes. Il est important par conséquent de bien estimer vos ventes et de connaître avec précision vos marges brutes.
Les charges fixes
Les autres charges sont souvent des charges fixes constituées principalement des rémunérations, des charges sociales et patronales, de la téléphonie, des loyers et charges locatives, des dépenses marketing et de communication, des honoraires, des assurances, des frais bancaires, etc.
Elles sont relativement stables d’une année à l'autre.
Le travail en étroite collaboration avec les autres départements, et plus particulièrement le département des ressources humaines, vous permettra d’être en mesure de prévoir toute augmentation des charges, par exemple des salaires.
Anticipez les risques
Faites attention aux risques qui ne se sont pas matérialisés par une sortie de cash, et que vous ne verrez donc pas d'un premier abord dans l'historique des décaissements.
C’est le cas par exemple d’un risque prud’homal : la société a de fortes probabilités de décaisser de l’argent si elle est condamnée à verser des indemnités pour dommages et intérêts.
Elle implique aussi d’avoir l’esprit d’analyse, en épluchant par exemple les honoraires des avocats pour savoir à quels risques la société est exposée, et dans quelle mesure ceci se traduira par une sortie de cash.
Il faut également avoir une connaissance approfondie des contrats conclus par votre structure pour identifier les revalorisations prévues, comme c’est le cas pour les augmentations de loyers et des charges locatives.
Suivez les dépenses
Faites enfin attention aux variations subites de certaines charges, en anticipant les décaissements non nécessaires.
Cet exercice vous permet, s’il est bien fait, de déterminer les dépenses superflues, telles que des abonnements téléphoniques dont l’entreprise ne se sert plus, ou des contrats de maintenance sur des logiciels qui ne sont plus utilisés par votre structure.
Cela vous permet enfin de surveiller certaines dépenses, telles que les frais de déplacement ou les frais de réception, qui augmentent de manière exponentielle, sans pour autant se traduire par une augmentation substantielle du volume des affaires.
À vous de jouer
Dans le chapitre précédent, vous avez déterminer les encaissements à prévoir. Voyons à présent pour les décaissements.
Après avoir estimé les ventes pour l’année N, les différents acteurs de l’entreprise BES ont contribué au budget des charges opérationnelles de l’année N.
Les prévisions des charges opérationnelles hors charges de personnel de l’année N ainsi que les délais de règlement sont recensés dans le tableau ci-dessous ; on suppose que les charges fixes sont identiques à celles de décembre N-1.
Charges | Montant | Délais de règlement |
Achat de marchandises | 40% du CA HT | À la commande |
Achat de fournitures non stockables | 1.3% du CA HT | 30 jours |
Achat de fournitures d’entretien | 1 800€ HT/mois | Comptant |
Locations immobilières | 20 800 € HT/mois | Réglées trimestriellement à l’avance |
Locations mobilières | 5 750€ HT/mois | 30 jours |
Charges locatives | 3 320€ HT/mois | Réglées trimestriellement à l’avance |
Entretien, maintenance | 985€ HT/mois | 30 jours |
Honoraires divers | 2 700€ HT/mois | 30 jours |
Communication | 750€ HT/mois | 30 jours |
Primes d’assurance | 1 000€/mois | Comptant |
Frais postaux, télécommunications | 1 150€ HT/mois | 30 jours |
Services bancaires | 0,2% des encaissements | Comptant |
Impôts taxes et versements assimilés (liés à l’activité) | 1% du CA HT/mois | Comptant |
Frais de déplacement | 3 000€ HT/mois | 30 jours |
Cotisations | 0,125% du CA HT/mois | 30 jours |
Les charges de personnel sont, quant à elles, listées dans ce tableau :
Charges | Montant | Délai de règlement |
Salaires mensuels bruts | 104 574€ |
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Salaires mensuels chargés | 150 600€ |
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Salaires nets | 80% du salaire brut | Le 25 de chaque mois |
Cotisations sociales salariales et patronales | À déterminer | Le 5 du mois suivant celui auquel elles se réfèrent |
Les cotisations sociales (salariales et patronales) du mois de décembre N-1 sont égales à 62 400 €.
Dans le cadre des dépenses d'investissement, l’entreprise BES prévoit d’acheter en mars N un logiciel d’un montant de 10 000 € afin d’optimiser le CRM (Customer Relation Management). Les conditions de règlement sont 50 % à la date d’achat et 50 % à 30 jours.
Le solde de l’impôt sur les sociétés à payer en mai N au titre de l’exercice comptable N-1 est de 15 000 euros. La société BES paie 4 acomptes par an à raison de 3 500 euros par trimestre (en mars, juin, septembre et décembre).
Le solde initial de trésorerie à fin décembre N-1 est de 196 650 €.
En appliquant les conditions de règlement de la société BES, élaborez le budget des décaissements du premier semestre de l’année N+1. Vous compléterez la matrice du fichier téléchargeable en version Excel ou en version LibreOffice.
En résumé
Lister l’ensemble des dépenses de l’entreprise en vous basant sur les budgets d’exploitation, d’investissement et de financement, et en tenant compte des conditions de règlement accordées à l’entreprise par ses différents partenaires.
Appliquer aux différentes charges prévisionnelles, si elles sont taxables, la TVA.
Ne pas oublier de prendre en compte les dettes relatives aux mois précédents et décaissées sur le mois concerné.
Anticiper les risques qui généreront une sortie de cash future.
Pour résumer, votre fonction au sein de l’entreprise est centrale : elle implique que vous soyez informé de tout ce qui se passe dans l’entreprise. Cela vous permettra de bien anticiper chaque dépense et ainsi de réduire au maximum le risque pour l’entreprise de se retrouver face à des difficultés de trésorerie.
