Une mission est un "super-objectif" qui va nécessiter d'être décomposé en tâches, c'est-à-dire en actions qui seront réparties entre plusieurs coéquipiers, avec des délais imbriqués. Chaque tâche constitue un objectif intermédiaire dont la réalisation devra être suivie.
Dans un travail en équipe, il faut donc que les tâches soient réparties, voire déléguées pour certaines.
Répartissez les tâches
La répartition des tâches et le planning de réalisation sont donc fondamentaux. Quelle que soit l'ampleur de la mission, dès lors qu'elle mobilise plus de deux collaborateurs, il vous faut :
établir l'organigramme des tâches ;
définir les niveaux de responsabilités ;
centraliser tous les documents et procédures d'accompagnement du projet ;
mettre en place un suivi.
OT : l'Organigramme des Tâches
Quelques règles :
La mission est découpée en tâches, jusqu'à obtenir des lots de travaux.
Le découpage se fait suivant la règle des 3R : un lot de travaux est attribué à un Responsable unique, pour un Résultat identifié, en fonction de Ressources attribuées.
Quand un élément de l'OT est découpé, il est strictement égal à la somme des éléments décomposés : il ne faut donc pas en oublier, car ce qui n'est pas planifié ne sera pas réalisé !
Il y a plusieurs logiques de découpage des tâches : par fonction, géographique, par nomenclature de produit, par fournisseur. En général, une logique suffit.
Chaque lot correspond à une dizaine de jours de travail pour une personne.
Par exemple, vous travaillez en équipe sur une mission : créer le site web d'un congrès. Voici l'OT :
La Matrice des Responsabilités
La matrice des responsabilités est un outil qui vous permet de visualiser les 4 niveaux de responsabilité. Soit votre outil collaboratif intègre ces niveaux, soit vous utilisez un tableur comme Excel intégré à votre plateforme collaborative. Voici les quatre niveaux :
(R) Responsable : il est garant de la réalisation du lot de travaux. Il peut déléguer les tâches.
(A) Acteur : il réalise le lot de travaux.
(C) Consulté : c'est un expert, consulté pour la réalisation d'une tâche ou une validation technique.
(I) Informé : c'est un coéquipier à qui l'on diffuse des documents, que l'on tient au courant de l'avancement, convie aux réunions, parce que le lot de travaux a un impact sur sa mission.
À partir de l'organigramme des tâches, reporter les lots de travaux dans la colonne de gauche et mettre en ligne les différentes parties prenantes aux tâches. Par exemple :
| Chef de projet Mathilde | Communication Inès | Marketing Sofiane | Informatique Thibaud | Achats Stéphanie |
Concevoir le site |
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| R | A |
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Développer le site |
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| A | R |
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Identifier les cibles |
| I | R |
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E-mailing |
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| R |
| A |
Promotion réseaux sociaux |
| I | R |
| A |
Relance inscription et paiement participants |
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| R |
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Choisir la solution technique webinaire |
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| A | R |
Go réalisation | R | A | A | A | A |
Intégrer la solution webinaire via le site |
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| R | A |
Trouver sponsors | I | I |
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| R |
Faire le reporting budgétaire | R |
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| A |
Le Workflow (flux des travaux)
À ce stade de votre organisation, il vous faut planifier les délais de chaque lot de travaux en fonction de la date de livraison finale. Calculer le temps de réalisation de façon réaliste en incluant une petite marge de manœuvre si possible pour les imprévus.
On appelle workflow la représentation des tâches dans l'ordre avec les délais. Un diagramme de Gantt vous permet de visualiser les étapes et les marges de manœuvre. Vous pouvez suivre ce chapitre du cours Gérez un projet digital avec une méthodologie en cascade pour en savoir plus !
Le Reporting
Suivant la taille de la mission, sa durée, le nombre de personnes impliquées, il vous faut mettre en place un reporting qui permet de valider la réalisation des objectifs intermédiaires. Un tableur vous permet de suivre un panel d'indicateurs périodiquement.
Un reporting est particulièrement indiqué quand une réalisation de chiffre d'affaires ou une gestion budgétaire des coûts est en jeu. Un objectif de chiffre d'affaires annuel doit être décomposé en objectifs mensuels, voire hebdomadaires.
Déléguez
Pourquoi déléguer ?
Dans l'exemple précédent, quelques lots de travaux ont un "responsable" et un "acteur" distincts : c'est que la tâche a été déléguée. La délégation se fait en général dans le cadre d'un lien hiérarchique (du manager ou chef de projet vers le collaborateur), mais on peut imaginer qu'un coéquipier expérimenté ou surchargé délègue à un autre.
Savoir déléguer est un état d'esprit, car cela implique de renoncer à faire soi-même, à avoir le contrôle absolu, de partager le mérite et de faire confiance.
Mais c'est aussi un savoir-faire, car il faut :
bien choisir son délégataire ;
veiller à lui confier des tâches valorisantes et pas seulement d'exécution ;
lui transmettre le savoir-faire nécessaire ;
en lui laissant de l'autonomie sur la méthode ;
tout en mettant en place un contrôle régulier sur les résultats.
Une délégation bien cadrée a de multiples avantages.
Pour celui qui délègue, c'est un gain de temps et de stress, et la possibilité de se concentrer sur le cœur de sa mission.
Pour celui qui obtient la délégation, c'est valorisant et cela permet une montée en compétences.
Comment choisir son délégataire ?
Pour bien choisir le collaborateur à qui vous allez confier la tâche, il faut faire la différence entre compétences et motivation. Voici quelques outils pour vous aider dans votre choix :
Tâches à déléguer | Compétences requises | Personnes détenant les compétences dans le service | Personnes en capacité d'acquérir les compétences |
Tâche 1 |
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Tâche 2 |
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Tâche n |
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Pour chaque personne envisagée, évaluez chaque critère de 1 (faible) à 5 (fort) :
Équipiers | Paul | Samir | Barbara |
Autonome |
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Organisé et rigoureux |
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Esprit d'initiative |
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Trouve des solutions |
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Capacités de dialogue |
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S'implique |
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Résiste au stress |
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Total points |
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Quelques principes :
Ne jamais déléguer à quelqu'un qui n'a pas la capacité d'évoluer à court terme.
Désigner un équipier très compétent, mais peu motivé est risqué pour la réalisation de la tâche. Il faudra mettre en place un dispositif de motivation (récompense, valorisation), en plus du suivi.
Évaluez la charge de travail du délégataire et vérifiez qu'il peut absorber cette tâche supplémentaire sans mettre en péril son équilibre vie privée/vie professionnelle.
Comment mettre en place un suivi ?
Vous avez décidé de confier l'exécution d'une tâche à un coéquipier. Vous devez :
Définir précisément les objectifs de la mission en termes SMART : l'objectif est Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini.
Décrire très clairement les résultats attendus et le mode de suivi.
Fournir les moyens nécessaires.
Mettre en place le rituel de suivi (un point régulier, un reporting, etc.).
Annoncer officiellement à toute l'équipe que vous déléguez cette tâche, en donnant les raisons (compétences, charge de travail, etc.). Plus vous serez transparent, moins vous risquerez le phénomène de rivalité interne.
Suivez la progression générale et faites le point sur les résultats attendus en fonction de l'expérience de départ de votre délégataire et de l'évolution de son autonomie.
À terme, évitez toute intrusion en dehors des rendez-vous pris pour faire le point. Recadrez le délégataire et aidez-le à trouver son autonomie si c'est lui qui est tenté de vous rendre compte tous les jours.
Répartir les tâches et déléguer, cela s'organise collectivement, notamment en réunion. Savoir animer des réunions est incontournable.
À suivre : le mode d'emploi pour des réunions efficaces et agiles ! ;)
