Le devis n’est pas toujours un document obligatoire, mais il est fortement recommandé.
La facture est un document qui prouve une vente. Le devis, quant à lui, est une estimation donnée pour préparer une collaboration, entre vous et votre client. Il valide l’accord de votre client et l’engage à vous payer.
Dans ce chapitre, vous apprendrez donc à :
sécuriser vos missions avec un devis,
créer des devis qui respectent un certain formalisme, pour qu’ils soient valables en cas de litige,
et enfin, créer vos propres devis pour vos missions en suivant un modèle proposé.
Sécurisez vos missions avec un devis
Il est recommandé d’avoir un document qui vous protège avant de débuter la mission. Nous l’avons vu, il peut prendre diverses formes : devis, bon de commande, contrat, accord écrit ou oral, cliquer sur "accepter une mission" sur une plateforme… C’est utile pour vous, mais aussi pour vos clients.
En effet, que vos clients soient des particuliers ou des professionnels, ils doivent être informés du coût de vos prestations avant d’entamer une collaboration. Parfois, le coût est fixe. Parfois, il évolue selon le temps passé (comme, par exemple, des honoraires à l’heure pour les consultants).
Le devis est obligatoire (et à réaliser gratuitement) pour certaines activités seulement, parmi lesquelles on retrouve les activités freelances suivantes :
les services à la personne pour des prestations de plus de 100 €,
les contrats supérieurs à 1500 €
l’aide au déménagement,
les travaux,
les services relevant de l’artisanat lorsqu’il s’agit de services personnalisés (l’affichage des prix n’étant pas possible),
les prestations de réparation, dépannage, et entretien,
les prestations liées à la santé lorsqu’elles donnent lieu à des dépassements d’honoraires ou ne sont pas remboursées par la sécurité sociale.
Vous pouvez retrouver la liste intégrale des activités sur le site du service public.
Dans les autres cas, vous n’êtes pas obligé de faire un devis. Vous pouvez vous contenter d’un bon de commande envoyé par vos clients, d’un contrat, d’un accord écrit ou oral (plus risqué, car difficile à prouver). Vous pouvez aussi envoyer directement une facture (ou une facture d'acompte) et décider d’attendre le paiement de celle-ci pour débuter votre travail.
Produisez un devis valable pour vos clients
Le devis peut être modifié à souhait. C’est pour cela qu’il doit absolument respecter certaines conditions pour être considéré comme un accord valable et à respecter des deux côtés. Un bon devis doit décrire le projet, les conditions.
Il est possible d’annuler un devis, même signé, si les deux parties, le client et le fournisseur, sont d’accord. De même, vous pouvez envoyer un devis que vous n’avez pas signé, puis changer d’avis et émettre un second devis. Vous n’êtes engagé pour la prestation qu’une fois le devis signé par vous et votre client.
Pour être valable, le devis doit donc absolument être signé par votre client.
Une fois signé, le devis devient un contrat.Pour être valable il doit, comme tous les contrats, contenir certaines mentions obligatoires :
un accord sur la chose et le prix, c’est-à-dire la désignation de ce qui est réalisé par le freelance, et le coût de ces réalisations,
les coordonnées de l’acheteur et du vendeur (avec son numéro SIREN et/ou RCS),
la date de l’accord, et la durée de validité du devis,
un numéro. Contrairement aux factures, les numéros ne doivent pas forcément se suivre. Vous pourrez l'utiliser comme référence pour de futures communications, ou lors de la facturation.
Vous pouvez ajouter à votre devis des annexes et informations complémentaires, telles que vos conditions générales, une date de livraison, des modalités et délais de paiements, ou un contrat.
Produisez vos propres devis
Voici un exemple de devis, réalisé par Justine, freelance qui propose des prestations de rédaction de contenus sur internet (articles de blog et piges pour des journaux). Elle s’adresse à une agence web qui lui a demandé une estimation pour un grand projet, qui se déroulera sur plusieurs temps.
Maintenant, à votre tour de créer des devis pour vos prospects !
Une fois votre devis accepté, vous pourrez réaliser la mission, puis facturer en respectant les règles comptables afin d’être rémunéré pour vos missions.
