Vous pouvez souvent avoir l’impression que le droit est imposé et que vous n'avez pas la liberté de faire ce que vous voudriez.
Le droit est souvent contraignant mais c'est aussi un outil que vous pouvez utiliser pour parvenir à vos objectifs.
C’est vrai qu’en pratique, les contrats sont souvent préparés à l’avance. Chacun signe en bas du document, sans forcément même lire le contrat. Ce sont des contrats dit d'adhésion.
Mais, en réalité, vous disposez toujours de la possibilité de négocier : la règle est celle de la liberté contractuelle, c’est-à-dire que vous êtes libre de choisir les termes du contrat qui vous lient avec d’autres parties prenantes.
Il vous est donc tout à fait possible de discuter de chacun des points du contrat qui vous est soumis, de chacune des conditions financières et ce, dès le début des relations avec votre prestataire.
À quoi penser et que puis-je exiger ?
Vous pouvez donc légitimement exiger des recettes (validations d’étapes de réalisation) fréquentes ou plus fréquentes que celles proposées par votre prestataire. Celles-ci peuvent passer par :
la mise en place d’un système de contrôle en cours de création de vos supports marketing et de communication ;
l’instauration d’un groupe de test des étapes de réalisation au sein de votre entreprise. À intervalles réguliers, ce groupe va apprécier le travail fait par la société, en faire un retour dans un délai d'une durée que vous pouvez négocier et inscrire dans le contrat ;
un "Go live"de courte durée une fois le produit fini. C'est un test en mode réel portant soit :
sur une petite fraction de destinataires ;
sur un temps limité afin de pouvoir faire un premier test et de recommencer ensuite sur le public plus large. Un des intérêts du "Go live" est d’éviter un certain nombre d'écueils, d’irrégularités, d’incompréhensions ou autres dysfonctionnements.
Partagez la rédaction du cahier des charges avec votre prestataire
Il faut garder en tête que le droit n'exige pas de vous que vous soyez compétent. Vous pouvez donc partager la responsabilité de la rédaction du cahier des charges avec votre prestataire.
Il convient également de noter que, dans le cadre des négociations et compte tenu de votre compétence, la société de communication doit vous fournir le cahier des charges de ce qu'elle va réaliser.
Dans le cadre de cette élaboration, vous devrez collaborer avec le prestataire, lui fournir les informations, répondre à ses questions.
Clarifiez votre besoin
Vous devez principalement exposer votre projet de manière réfléchie et construite.
Les principaux axes sont en général les suivants :
le contexte du projet ;
les différents participants et leurs coordonnées ;
l'objectif du projet (par exemple la mise en place de campagnes de communication sur les réseaux sociaux) ;
la hiérarchisation des objectifs ;
la liste des fonctionnalités attendues ;
les résultats attendus :
indicateurs de réussite ;
livrables ;
les contraintes :
juridiques ;
techniques ;
organisationnelles ;
calendrier ;
budget.
Pour exprimer votre besoin, voici mes quelques conseils.
1/ Facilitez la communication
Utilisez un langage naturel, simple, lisible et concis.
Ajoutez des schémas clairs et des illustrations.
Utilisez toujours le même mode d'expression.
Faites un dictionnaire de vos abréviations pour faciliter la compréhension.
2/ Pensez aux futures évolutions
Pour mettre en valeur votre action de communication ou de promotion, gardez en tête que celle-ci va pouvoir évoluer, et que vous allez pouvoir réutiliser l'existant. Ainsi, des précisions de contractualisation pourront vous être proposées pour faciliter cette ré-exploitation (format des livrables, taille des éléments graphiques, etc.).
3/ Donnez les divers scénarii possibles
Pour que le prestataire ait une idée précise et globale de votre besoin, facilitez-lui la tâche en explicitant votre plan d'action, les différentes utilisations possibles, etc. Gardez en tête la vision complète de votre besoin et précisez-lui les différents scénarii que vous y associez.
Si vous quittez la relation de négociation avec désinvolture, votre responsabilité civile pourrait éventuellement être engagée pour rupture abusive des pourparlers.
En résumé
Vous pouvez conclure le contrat que vous souhaitez aux conditions que vous souhaitez.
Prenez garde à sa correcte application, car un bon contrat mal appliqué ne sert à rien.
Pensez à mettre en place un système de recettes de l'avancée des prestations.
Nous verrons dans le prochain chapitre qu’il est possible de modifier le contrat en cours d’exécution.
