Prévoyez les conditions matérielles et étudiez les éléments du dossier
La préparation conditionne la qualité de l’accueil du bénéficiaire et permet d’assurer le meilleur déroulement à votre entretien. Prévoyez en moyenne 10 à 15 minutes pour avoir le temps de faire le nécessaire à cette étape.
Prenons un exemple concret. Imaginons que vous êtes CEP dans une structure située en région Grand Est. Nous sommes le 29 janvier et votre planning prévoit un entretien à 9 h 30. Vous arrivez à 9 heures et avez donc largement le temps de préparer votre entretien.
Vous vous assurez tout d’abord de disposer des conditions matérielles indispensables :
Un bureau libre garantissant des conditions d’écoute et de confidentialité
Un ordinateur ou un support papier pour prendre des notes durant l’entretien
Un temps de disponibilité minimum (en moyenne 45 minutes, il est difficile d’être efficace en moins de temps)
Prenez ensuite connaissance du dossier, afin d’avoir quelques bases d’information sur la personne que vous allez rencontrer. Cela sera d’autant plus indispensable si c’est un premier rendez-vous.
Le logiciel de suivi de chaque organisme enregistre généralement un certain nombre d’informations sur le demandeur, vous trouverez le plus souvent :
Des informations administratives
Le numéro identifiant du bénéficiaire
Ses coordonnées
La date à laquelle il a fait sa demande
Le motif de sa demande de rendez-vous
La personne que vous allez rencontrer s’appelle Pauline Chemin.
Elle est enregistrée sous le numéro identifiant 18022011.
Ses coordonnées indiquent une adresse à Lyon, ce qui laisse penser qu’elles n’auraient pas été mises à jour.
Elle est inscrite sur la liste des demandeurs d’emploi et perçoit des allocations chômage pour une durée prévue de 22 mois.
Le motif de demande qu’elle a coché est « demande de conseils pour une reprise d’emploi ».
Des informations sur la situation socioprofessionnelle du bénéficiaire
La ou les catégories de métier dans lesquelles il est inscrit (il peut y en avoir plusieurs si le métier actuel et projet professionnel sont différents)
Sa mobilité géographique (régions ou périmètre de recherche)
La liste de freins périphériques à l’emploi qu’il rencontre (vous trouverez une définition précise des freins un peu plus tard dans le cours)
Pauline Chemin est inscrite sur deux catégories de métier très différentes : le métier d’aide-éducatrice et le métier de secrétaire.
Elle recherche du travail dans un périmètre de 20 km autour de chez elle.
Elle ne possède pas le permis de conduire, mais son dossier ne liste pas d’autres freins particuliers.
Un historique de ses démarches
La liste des documents enregistrés dans son espace personnel (courrier ou CV, par exemple)
La synthèse des derniers entretiens auxquels il a participé
L’historique de ses démarches montre que Pauline Chemin était suivie dans la succursale de la région lyonnaise et qu’elle n’a eu qu’un seul entretien depuis l’enregistrement de son dossier.
Rattachée à son dossier, vous trouvez une synthèse rédigée par son conseiller en date du 5 septembre. La voici :
Je vous transmets la synthèse de notre entretien de ce jour.
Vous avez fait part de votre intention de quitter Lyon pour suivre votre mari muté à Strasbourg. Vous devrez démissionner de votre emploi d’assistante de direction au sein d’une entreprise de BTP et souhaitez être renseignée sur vos droits aux allocations chômage. La mutation du conjoint étant un motif de démission considéré comme légitime, vous bénéficiez du versement des allocations chômage sur la durée prévue par la loi.
Vous avez fait part ensuite de la crainte de ne pas retrouver à Strasbourg un emploi similaire à celui que vous occupez actuellement. En effet, vous possédez plusieurs années d’expérience en tant qu’assistante de direction, mais n’avez aucun diplôme validant vos compétences. J’ai évoqué avec vous différentes stratégies pour obtenir une qualification dans votre domaine par la formation ou la validation des acquis de l’expérience. Je vous ai également informé de votre droit au conseil en évolution professionnelle qui vous permet d’être accompagnée dans la définition et la réalisation de votre projet professionnel. Comme vous le souhaitiez, je vous ai donné l’adresse de nos confrères en région Grand Est afin que vous puissiez prendre contact avec eux dès votre installation.
Je vous souhaite le meilleur dans cette nouvelle étape de vie.
Listez les questionnements et ajustez votre posture
Une fois les éléments d’information sur le bénéficiaire réunis, vous pourrez envisager une ou plusieurs hypothèses de scénario d’entretien et vous préparer de manière plus précise.
Listez les questionnements indispensables
En fonction des éléments du dossier, imaginez quel thème sera probablement abordé et établissez une liste de questionnements adaptés aux enjeux de ce thème.
Par exemple, si le bénéficiaire souhaite définir un projet de reconversion, listez des questions en lien avec la définition d’un projet professionnel (compétences, valeurs et intérêts professionnels, connaissance du marché, réseau, etc.).
Si le bénéficiaire cherche à adapter son projet professionnel à son handicap, ajoutez la question des contraintes physiques, mentales ou psychologiques qu’il rencontre.
Dans notre exemple, vous supposez que Pauline Chemin souhaitera des conseils pour retrouver un emploi dans la région. Vous prévoyez donc de l’interroger entre autres sur sa connaissance du marché de l’emploi local.
Vous supposez également qu’elle aura un éventuel projet de formation et prévoyez de la questionner très précisément sur ses expériences et ses compétences.
Prévoyez l’ajustement de votre posture
Il arrive que vous soyez averti d’un ou plusieurs éléments sensibles du dossier. Par exemple, le bénéficiaire peut être un ancien détenu, peut être en burn-out, etc. Prenez en compte cela pour adapter votre posture et prévenir les mauvais réflexes.
Dans notre exemple, rien de particulier ne se démarque du dossier. Néanmoins, vous tenez compte du fait que Pauline Chemin vient de déménager et peut potentiellement traverser une période de stress. Vous prévoyez d’adapter votre posture afin de lui offrir le meilleur accueil.
En résumé
Prévoir les conditions matérielles et prendre connaissance du dossier permet de réunir tout ce qui sera utile pour mener votre entretien. Une fois le ou les scénarios envisagés, vous pourrez lister les questions à ne pas oublier et vous serez prêt pour l’étape suivante : accueillir le bénéficiaire.
