Pour collaborer, on a besoin de communiquer en ligne, ainsi que d’échanger et de partager des documents. Mais ça ne suffit pas ! En effet, il reste toute la dimension organisationnelle à gérer. Pas d’inquiétude, là aussi vous trouverez tout ce que vous cherchez en ligne !
Planifiez des rencontres
Voici une petite histoire :
Vous envoyez un mail à Pierre, Paul, Jacques et Lucie pour proposer cinq créneaux horaires/dates pour la prochaine réunion.
Pierre vous croise dans le couloir et vous dit qu’il est dispo sur les deux premiers, mais pas sur les trois derniers, car il sera en mission.
Paul vous passe un coup de fil pour vous dire que c’est OK pour lundi à 16 heures ou mardi à 9 heures.
Jacques répond à votre mail pour vous donner ses disponibilités, mais ne met pas les autres en copie.
Seule Lucie vous a répondu par mail en mettant les autres en copie de la réponse (“répondre à tous” si vous vous souvenez bien).
Le résultat : aucune date ne permet de réunir tout le monde, ni même la moitié de l’équipe. Et c’est reparti pour une consultation…
Heureusement, vous pouvez utiliser des outils collaboratifs de planification de réunions pour éviter de genre de situation !
Le principe général :
vous créez une forme de “sondage”, en proposant différents créneaux ;
vous communiquez le lien aux participants, ou le leur faites envoyer via l’application ;
chacun indique les créneaux qui lui conviendraient ;
à moins que vous ne paramétriez les choses différemment, vos destinataires voient les choix des autres !
Partagez votre agenda
Le mieux pour se coordonner est de savoir a priori quand les autres sont disponibles. La solution : partager son agenda !
Les applications en ligne d’agenda permettent généralement de le faire. Les produits en ligne gratuits et pratiques ne sont, cependant, pas légion. Un must : Google Agenda.
La démarche sur Google Agenda
Sur le nom de l’agenda que vous voulez partager, cliquez sur les trois points verticaux ⋮ pour faire apparaître des options ;
dans le menu qui s’affiche alors, cliquez sur "Paramètres et partage" ;
puis choisissez "Autorisation d'accès", si vous voulez rendre votre agenda public à ceux à qui vous communiquez le lien ;
vous pouvez choisir d’afficher le détail de vos activités, ou juste si vous êtes occupé, comme cela vous est montré ci-dessous ;
si vous avez choisi d’afficher uniquement vos disponibilités/indisponibilités, votre agenda se présentera de la façon suivante pour vos collaborateurs :
vous pouvez également "Partager avec des personnes en particulier" dont vous mentionnez l’adresse email. Vous avez alors la possibilité de paramétrer les permissions que vous donnez à chacun.
Des plateformes plus larges de travail collaboratif intègrent parfois des agendas, comme vous le verrez dans le chapitre suivant.
Utilisez des outils de gestion de projet en ligne
Il existe des outils très simples, comme Trello ou Asana. Intéressons-nous à Trello, qui présente l’avantage de ne pas limiter la taille de vos équipes, même avec l’abonnement gratuit.
Au départ, vous commencez par créer des tableaux, qui peuvent, par exemple, correspondre aux différents projets sur lesquels vous travaillez. Dans un tableau, vous créez des listes, dans lesquelles vous créez des cartes pour les différentes tâches. Sur une carte, on peut ajouter des personnes, une date limite, des commentaires, des check-lists, des pièces jointes...
Vous pouvez ensuite déplacer les cartes dans les listes au fur et à mesure de l’avancement du projet, par “glisser-déposer”.
Vous pouvez créer très facilement une équipe sous Trello, à partir de votre page d’accueil, comme vous pouvez le voir ci-dessous.
Une fois l’équipe créée, il ne vous restera plus qu’à la paramétrer et à inviter ses membres à collaborer, en cliquant sur les différents onglets représentés dans l’image ci-dessous ! Sauf Business Class, qui vous conduit à la version payante.
Quelle que soit la façon dont vous avez invité des collaborateurs à participer, il peuvent faire des ajouts et des modifications et reçoivent des notifications quand une carte à laquelle ils sont associés est déplacée ou modifiée.
En résumé
Choisir, pour un événement, une date qui convient à tout le monde, est beaucoup plus pratique en utilisant des outils de planification de réunion.
Vous pouvez aller jusqu’à partager votre agenda avec vos collaborateurs les plus proches.
Les outils de gestion de projet en ligne vous permettent d’aller encore plus loin dans l’organisation d’un travail collaboratif.
À présent que vous savez utiliser les outils numériques pour organiser votre travail collaboratif, vous allez terminer votre périple dans l’univers de la communication en ligne par l’exploration de plateformes privatives permettant de… tout faire (ou presque) au même endroit ! Rendez-vous au dernier chapitre !
