Identifiez les variables de performance d'un projet
Dans les chapitres précédents, nous nous sommes concentrés sur tout ce qui est en amont de la réalisation. Dans ce chapitre, je vous propose de vous présenter le pilotage du projet IT.
Qu'est-ce que le pilotage du projet ?
Si on fait l'analogie avec un pilote de Formule 1 :
Le pilote de Formule 1 ne connaît pas tous les détails du fonctionnement de sa voiture. Cependant, il peut piloter cette dernière en contrôlant des variables dans son tableau de bord :
la vitesse de la voiture ;
le niveau d'essence ;
le niveau d'huile moteur ;
le niveau de pression d'air dans les pneus ;
etc
Si jamais l'une des variables sort du cadre qui a été initialement approuvé, il peut faire appel à son équipe pour très vite réparer et continuer à avancer.
Le chef de projet SI ne pilote pas de Ferrari… dommage ! :) En revanche, il pilote des projets. Votre but sera donc de faire avancer ces projets, tout en gérant les variables définies avec les différents acteurs !
Les variables d'un projet sont les suivantes :
les délais : la durée du projet ;
les coûts : le budget alloué au projet ;
la qualité : le niveau de qualité attendu ;
le périmètre : la définition exacte des livrables du projet ;
les risques projet : les événements incertains qui peuvent affecter le projet ;
les bénéfices : la raison d'être du projet.
Par exemple :
une augmentation du budget et des ressources (coûts) peut se traduire par une réduction des délais ;
une augmentation de périmètre peut se traduire par une augmentation des coûts et délais.
Martine Gouriet, forte de ses expériences de gestion de projets nous livre les clés qu'EDF a mis en place pour s'assurer de la réussite d'un projet SI :
Voyons dans le détail ces variables projet, ainsi que les bonnes pratiques pour les surveiller et contrôler.
Les délais
« Combien de temps ça prendra à être mis en place ? » est sans doute la question la plus fréquemment posée aux chefs de projet de toutes sortes.
Les délais sont contrôlés à l'aide d'un planning projet, qui s’appuie sur différentes représentations. Le diagramme le plus connu en planification est le diagramme de Gantt. Ce dernier permet d'ordonnancer visuellement les diverses tâches qui composent un projet. Il permet de représenter sous forme de graphe l'avancement du projet, ainsi que l'interdépendance des tâches qui le composent.
Les coûts
Tout projet est contraint au niveau des coûts et se doit d'être abordable et rentable pour l'entreprise. Malgré l'établissement d'un budget initial, beaucoup de projets se retrouvent face à de nombreux facteurs externes et internes qui peuvent entraîner une augmentation des coûts !
Un conseil également : le retour d'expérience est l'un des outils les plus efficaces pour étudier le coût d'un projet SI en amont, car il dépend fortement de l'organisation dans laquelle on se trouve.
Rapprochez-vous de votre gouvernance projet et comparez le projet en question aux autres projets réalisés précédemment, cela vous donnera une idée des frais que vous devrez prévoir pour réaliser et mettre en place le projet en question.
La qualité
La qualité se définit comme l'ensemble des fonctionnalités et caractéristiques de la solution, permettant de démontrer que cette dernière répond aux attentes et exigences de l'utilisateur, en prenant en compte des spécifications convenues.
La qualité est un sujet vaste et complexe ! Dans les projets d'envergure, des cellules de contrôle qualité et/ou d'assurance qualité sont souvent présentes pour garantir que la solution se trouve dans les limites de tolérance établies.
Le périmètre
Le périmètre constitue l'ensemble des livrables du projet.
Dans le cadre des projets SI, la définition du périmètre est généralement très complexe et nécessite un travail rigoureux de détail.
Le périmètre doit également être priorisé ! En cas d'imprévu, il est préférable de livrer les fonctionnalités prioritaires.
Une méthode de priorisation très utilisée de nos jours est la méthode MoSCoW, pour :
Must (doit absolument être fait) ;
Should (devrait être fait) ;
Could (pourrait être fait) ;
Won't (ne pourra pas être fait cette fois-ci).
Un projet réussi en termes de périmètre réalise toutes les exigences Must, la grande majorité des exigences Should et quelques exigences Could.
Les risques projet
Un risque projet est un événement incertain qui peut affecter la réalisation des objectifs du projet. La gestion des risques projet a pour but de contrôler les incertitudes du projet, pour améliorer les chances de réussite de celui-ci.
Un bon chef de projet SI ne doit rien laisser au hasard. Une bonne gestion des risques inclut l'identification, l'évaluation et le contrôle proactifs des risques qui peuvent affecter le projet.
Comment identifier les risques ?
Les bénéfices
Les bénéfices sont la raison d'exister du projet et en conséquence, doivent être au cœur du processus décisionnel, autant du côté des utilisateurs que de la gouvernance :
Les utilisateurs ont pour responsabilité de spécifier les bénéfices avant la réalisation du projet.
La gouvernance projet doit s'assurer que les bénéfices apportés aux utilisateurs sont alignés avec les objectifs de l'entreprise et constituent un investissement rentable pour cette dernière.
Un bénéfice est donc une amélioration mesurable, perçue par l'utilisateur final.
Retrouvez l'avis d'Erwan Le Fur sur l'élément de réussite n°1 d'un projet SI dans son entretien :
Suivez vos indicateurs de performance
Vous comprenez maintenant quelles sont les variables d'un projet et comment elles sont fixées. Parlons un peu de la manière de les monitorer et de les contrôler au quotidien.
Monitoring de projet & tableaux de bord
Le monitoring projet constitue l'action de vérification et de contrôle des variables projet. Il est généralement fait à travers des tableaux de bord, construits par l'équipe MOE et par le chef de projet SI.
Les tableaux de bord affichent un certain nombre d'indicateurs directement liés aux variables du projet. Ils permettent à l'ensemble des parties prenantes de savoir où se trouve le projet, et s'il respecte les conditions initialement fixées dans le cahier des charges.
Voici quelques exemples d'indicateurs :
délais : variation de délais (en fonction de la phase du projet) ;
coûts : pourcentage de consommation du budget ;
qualité : nombre d'anomalies détectées, pourcentage de cas de test réussis ;
périmètre : pourcentage des fonctionnalités développées (en fonction de leur priorité MoSCoW).
Les tableaux de bord vous permettent d'avoir une vue d'ensemble de la performance du projet.
Faites face aux imprévus
Imaginons que vous détectiez qu’une variable risque de dépasser les limites fixées dans le futur.
Dans ces cas là, que faire ?
Tout d'abord, je vous conseille vraiment d'adopter une posture transparente vis-à-vis de la MOA. Il faut au plus vite soulever le problème afin de trouver une solution collective.
Il faut aussi avoir en tête qu'il y a des variables qui sera plus ou moins important à maintenir dans les limites ! Par exemple, si vous êtes face à une MOA qui n'est pas dans l'urgence de la solution, il est préférable de rallonger la durée du projet plutôt que de sacrifier la qualité de ce dernier !
Si vous avez un fonctionnement agile avec votre MOA, vous privilégierez les compromis sur le périmètre plutôt que sur la durée ou la qualité, dans le but de ne pas retarder le projet.
En résumé
Le pilotage d'un projet SI est le contrôle de ses performances, grâce au contrôle des variables définies en amont du projet dans le cahier des charges.
Le monitoring projet peut se faire à travers des tableaux de bord contenant des indicateurs de performance du projet.
Toutes les variables de performance projet n'ont pas la même importance en fonction des MOA et du contexte.
En cas de problème, un dialogue transparent avec votre MOA et avec votre gouvernance projet vous permettra de trouver le meilleur compromis à faire. Généralement, plus vite on y remédie, moins il y a de conséquences !
Vous avez vu ici de nombreux éléments pour piloter un projet SI. Penchons-nous maintenant sur le management d'une équipe projet !
