En tant que pilote de processus SI, vous êtes le chef d’orchestre qui va impliquer tous les acteurs du processus en vue d’atteindre les objectifs de celui-ci. Afin d’y parvenir, vous devrez suivre quelques étapes !
Assurez-vous que le processus est clarifié
En tant que pilote, vous vous assurez que les étapes soient déterminées, ainsi que les tâches et actions propres à chaque étape. Les responsabilités et compétences des acteurs du processus sont identifiées et validées. Vous devez porter un regard critique sur le fonctionnement de votre processus, afin de vous assurer que celui-ci soit dans la capacité d’atteindre ses objectifs et de satisfaire les exigences de vos clients.
Traitez les obstacles à la mise en œuvre appropriée du processus
Vous êtes un levier de par votre expertise pour résoudre les problématiques qui entravent la bonne marche de votre processus. Vous donnez du temps, de l’énergie pour résoudre les complications. Vous devez avoir certaines qualités de pédagogue qui vous permettront de lever les formes de résistance « de nature essentiellement humaine » au sein du processus.
Assurez-vous qu’une mesure de performance adaptée est opérationnelle
Vous devez générer un indicateur vous permettant de faire une mesure fiable de l’atteinte des objectifs de votre processus. De plus, vous portez un regard critique à cette mesure en vue de dégager des axes d’amélioration.
Utilisez l’information sur la performance
Pour conduire l’amélioration continue du processus et atteindre vos objectifs, vous devez être un réel animateur et « chef d’orchestre » pour la mise en place des actions d’amélioration continue au sein de votre processus.
Cela nécessite que vous soyez proche de vos collaborateurs pour dégager conjointement des solutions d’amélioration, dans le but de faire progresser le processus dans une démarche participative.
Communiquez sur le processus d’une manière claire, transparente et régulière
Vous devez être un communicant au sein de votre processus, afin que tous les acteurs aient connaissance de l’état du fonctionnement de celui-ci et de l’atteinte des objectifs de performance associés. Votre rôle de pilote de processus est prépondérant dans la dynamique d’amélioration continue de celui-ci. En effet, vous êtes responsable de l’efficacité globale du processus et donc de son amélioration permanente. Les entreprises ne définissent que rarement les responsabilités des pilotes de leurs processus. Cependant, les enjeux qui y sont liés nécessitent que celles-ci soient reconnues et définies de la manière la plus pertinente pour l’efficacité du processus.
Sensibilisez les acteurs du processus
Vous devez, en tant que pilote de processus, sensibiliser vos collaborateurs sur les sujets suivants :
la politique qualité de l’entreprise ;
les objectifs qualité associés ;
l’amélioration continue des performances du processus ;
les conséquences potentielles d’une non-conformité.
En résumé
Le pilote de processus implique et sensibilise tous les acteurs en vue d’atteindre ses objectifs. Chaque collaborateur de l’entreprise doit comprendre en quoi ses actions au quotidien contribuent à l’atteinte des objectifs de la politique qualité.
Dans le prochain chapitre, nous expliciterons la méthode d’amélioration continue qui permet au processus d’atteindre ses objectifs et/ou de traiter ses dysfonctionnements.
