Vous avez découvert dans le chapitre précédent le système de management de la continuité d’activité selon la norme ISO 22301. Il vous reste maintenant à convaincre votre leadership de soutenir votre démarche ! Sans leur appui, vous aurez grande difficulté à mettre en place quoi que ce soit.
Gagnez le soutien de votre Direction générale
Tout d'abord, vous faites peut-être partie des chanceux qui travaillent dans une entreprise assujettie à une réglementation obligeant à avoir des dispositifs de continuité d’activité :
les opérateurs d’importance vitale (OIV) ;
les opérateurs de service essentiel (OSE) ;
les banques ;
les assurances.
Ou bien, peut-être avez-vous des clients particulièrement consciencieux qui vous demandent directement de prouver que vos plans de continuité sont établis ! Dans ce cas, vous n'aurez aucune difficulté à convaincre la Direction ; c'est même elle qui viendra vous demander des nouvelles de votre PCA.
Dans toutes les autres cas de figure, pour que votre Direction générale décide de la mise en place du système de management de la continuité d’activité, il faut qu’elle soit persuadée de son intérêt. Elle doit comprendre les risques pouvant impacter votre entreprise et les conséquences de toute nature que pourrait engendrer l’arrêt de ses activités.
Vous pouvez également souligner les conséquences d'un sinistre :
une perte d’image ;
une perte financière ;
un non-respect des contrats et de la réglementation ;
des pertes d’actifs impactant les actionnaires de l’entreprise.
Vous pouvez illustrer votre propos en montrant à votre Direction générale tous les types de risques qui peuvent impacter les actifs nécessaires au fonctionnement de votre entreprise.
Démarrez la mise en place de votre SMCA
Si vous avez pu convaincre votre Direction générale, vous allez pouvoir lancer le début de la mise en place du SMCA de votre entreprise. Un des premiers points importants est de rédiger et faire valider la politique de continuité d’activité de l’entreprise, par la Direction générale.
Rédigez votre politique de continuité
D'abord, le document de politique doit en quelques lignes expliquer ce qu'est la continuité d’activité. Vous devez inclure ensuite les points suivants :
Prendre en compte le contexte et l’environnement de l’entreprise.
Exprimer clairement une volonté de la Direction générale en termes d'enjeux associés à la continuité, comme par exemple : les pertes financières, la détérioration de l'image en cas d'interruption d'activité, la violation d'engagements contractuels, le non-respect de la réglementation applicable.
Attribuer des responsabilités : qui fait quoi ? Qui décide ? Qui contrôle ? Nous détaillerons les rôles et responsabilités dans les chapitres suivants.
Affecter des ressources pour mettre en place des PCA ; en particulier, faire nommer le RPCA : le responsable du plan de continuité d’activité, et ses adjoints, par la Direction.
Impliquez des parties prenantes internes et externes
La Direction générale étant convaincue, son leadership vous facilitera l’implication des parties prenantes internes et externes. Vous devez demander à votre Direction générale de lancer la mise en place du système de management de la continuité d’activité, en adressant une note d'intention à l’ensemble des parties prenantes. Cette note donnant son intention :
de mettre en place le système de management de la continuité d’activité pour produire des plans de continuité d’activité opérationnels ;
de nommer un responsable de la continuité d’activité prenant en charge la responsabilité des plans de continuité d’activité de votre entreprise (idéalement, vous pouvez vous porter volontaire !) ;
de lui allouer les ressources/moyens nécessaires pour effectuer cette nouvelle mission.
Impliquez vos parties prenantes internes
Impliquez vos parties prenantes externes
Les parties prenantes les plus importantes sont les clients, les fournisseurs, les prestataires, les employés, les actionnaires et la société civile, les médias à la suite de l’activation du PCA, etc. Pour les trois premiers, des clauses de continuité d’activité peuvent être prévues dans les contrats. Quant aux employés, une formation et une préparation doivent être organisées.
En résumé
Le soutien de votre Direction générale est essentiel pour entreprendre un SMCA.
Grâce à la note d'intention, votre Direction pourra démontrer sa volonté d'action, la personne responsable et les ressources allouées, et prévenir l'ensemble des parties prenantes.
C'est ensuite à vous d'être diplomate et bon communicant pour intégrer ces parties prenantes : leur implication est cruciale pour la réussite de votre projet.
Vous avez vu les grands enjeux de la continuité d'activité et les étapes préliminaires avant de vous lancer ! Répondez maintenant à quelques questions pour tester vos connaissances. Nous nous retrouvons ensuite pour la phase de préparation de votre plan de continuité d'activité.
