Dans ce chapitre, vous découvrirez comment préparer le dossier client – création ou reprise d’un dossier – en demandant à votre client un ensemble de documents. Cette étape permettra de préparer le paramétrage du logiciel, mais également le contrôle des documents.
Créez un nouveau dossier
On parle de création d’un dossier client lorsque l’entreprise recrute pour la première fois des salariés.
Tout dossier client est composé au minimum des rubriques suivantes :
le dossier de l’entreprise ;
le dossier des salariés.
Créez le dossier de l’entreprise
Afin de faciliter le paramétrage du logiciel de paie, vous devez collecter en amont un certain nombre de documents et d’informations auprès de l’entreprise.
Ils peuvent se résumer sous la check-list entreprise suivante.
1- Les documents juridiques
Le Kbis, qui sert à justifier de l'activité commerciale d'une entreprise ou d'une société.
L'avis Siren, qui permet de rechercher une entreprise ou un établissement au sein du répertoire d'identification des entreprises et de leurs établissements.
Les statuts de la société, qui matérialisent ses principales caractéristiques, notamment ses objectifs et son fonctionnement général vis-à-vis des associés ou actionnaires, et des tiers).
Le contrat de prévoyance.
Le contrat de mutuelle.
2- Les documents administratifs
Le RIB de l’entreprise.
La carte d'identité des associés et des mandataires sociaux.
Le taux d’accident du travail.
Le contrat d'adhésion à la médecine du travail.
Certains documents comme le contrat d'adhésion à la médecine du travail ou le taux d’accident du travail ne sont pas nécessairement disponibles lors du paramétrage du logiciel. Il faudra compléter par la suite le dossier client.
Une fois le dossier de l’entreprise constitué, les dossiers salariés doivent être complétés.
Créez le dossier salariés
Les documents à collecter pour chaque salarié sont les suivants.
1- Les documents juridiques
Le contrat de travail.
Le contrat individuel de retraite supplémentaire.
Le contrat individuel de mutuelle.
Le contrat individuel de prévoyance.
2- Les documents administratifs
La carte d'identité du salarié.
La carte Vitale du salarié.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) du salarié.
Le RIB du salarié.
Réalisez l’audit du dossier client lors d’une création de dossier client
Tout dossier client doit faire l’objet d’un contrôle en amont.
À quoi sert le contrôle ?
Le contrôle s’effectue au niveau des documents remis par le client, afin d’en assurer la conformité au niveau juridique. Il permet également de poser des questions au client en cas d'incohérences ou d’erreurs. Il permet surtout de corriger les éléments faux, afin d’avoir une base correcte pour la création du paramétrage du logiciel de paie.
C’est une étape très importante à ne pas négliger, notamment lors de la reprise d’un dossier client.
Quels sont les points à contrôler ?
Parmi les contrôles qui peuvent être réalisés, on peut citer :
la détermination des organismes collecteurs ;
le choix de la convention collective applicable ;
la vérification de l'implantation de l’entreprise dans une zone permettant l'exonération de cotisations sociales ou non.
Ce contrôle est à compléter par des questions à poser directement à l’entreprise. En effet, l’analyse seule des documents présents dans le dossier client ne permet pas d’identifier de façon complète :
les aides possibles ;
les cotisations complémentaires ;
les exonérations de cotisations.
Or, ces éléments sont indispensables pour un paramétrage optimal du logiciel de paie.
Voici une liste non exhaustive de questions à poser à l’entreprise afin de valider le paramétrage du logiciel de paie, et d’assurer le respect de la législation :
Le président de SAS se rémunère-t-il via un bulletin de paie ?
Le salarié n’ayant pas souhaité adhérer à la mutuelle entreprise vous a-t-il remis un courrier de renonciation à la mutuelle ?
Quel est le jour prévu pour la journée de solidarité ?
Les salariés ont-ils un lien de parenté avec le mandataire social ?
Certains de vos salariés sont-ils inscrits à Pôle Emploi ?
Avez-vous un local dans lequel vos salariés peuvent manger à la pause du midi ?
Quels sont les horaires de travail de l’entreprise ?
Reprenez un dossier client
Reprenez le dossier entreprise
On parle de reprise de dossier lorsqu’un dossier de paie est traité soit par un prestataire externe de type cabinet d’expertise comptable, soit par le client en interne.
Lors de la reprise d’un dossier, le dossier se compose des documents de base pour la création d’un dossier, auxquels s’ajouteront d’autres documents.
L’entreprise ayant un historique de salariés, et des salariés présents dans l’entreprise, la collecte des anciens documents permet de paramétrer convenablement le logiciel de paie.
Voici la liste des documents complémentaires à renseigner lors de la reprise d'un dossier client :
les déclarations sociales nominatives (DSN) des 3 dernières années ;
le calculs des effectifs des 3 dernières années ;
le registre du personnel ;
les usages de l’entreprise (c'est-à-dire les avantages accordés librement et de manière répétée par un employeur à ses salariés, sans que le Code du travail, une convention ou un accord collectif ne l'impose) ;
les accords d’entreprise ;
le règlement intérieur de l’entreprise ;
les rescrits sociaux ;
les derniers jugements prud’homaux ;
les 6 derniers contrôles Urssaf.
Reprenez le dossier salariés
Les documents demandés lors de la création du dossier salarié sont complétés par les éléments suivants :
les bulletins de paie des 3 dernières années ;
le solde des congés payés de l'année en cours et de l'année précédente ;
les provisions de congés payés de l'année en cours et de l'année précédente ;
le(s) nom(s) du/des membre(s) du comité social et économique (CSE).
Les documents demandés sont nombreux et parfois non nécessaires au paramétrage du logiciel de paie, mais permettent d’anticiper les éventuels contrôles Urssaf. Ces derniers peuvent avoir lieu sur les 3 dernières années.
Le paramétrage est à penser de façon globale. Il doit permettre d'utiliser l’outil à son maximum, d’automatiser tout ce qui est possible de l'être, et d'anticiper les bulletins de paie futurs.
Auditez la reprise du dossier client
La reprise d’un dossier client (entreprise et salariés) dans le logiciel de paie est plus technique que la création d’un dossier client, car il y a davantage de points à contrôler, comme nous allons le voir.
Un audit plus poussé que pour la création d’un dossier client doit alors être réalisé.
Qu’est-ce que l’audit de reprise ?
L’audit de reprise vise à faire l’état des lieux des pratiques de paie afin de détecter et de corriger des anomalies. Il permettra notamment de mettre les pratiques de l’entreprise en conformité avec le droit du travail et la convention collective.
L’audit de reprise du dossier client se décompose en quatre étapes.
1- La collecte des données
Il s’agit des documents à collecter, que nous avons vus précédemment au cours de ce chapitre.
2- L’analyse des documents
Elle permet de faire l'état des lieux de la pratique en paie en auditant les bulletins de paie et les pratiques en matière de droit du travail.
3- La validation ou la non-validation des incohérences
L’analyse des données peut mettre en évidence des incohérences qu’il faudra éclaircir avec le client. Il peut par exemple s’agir d’un salarié présentant une mutuelle famille sur son bulletin de paie, alors qu’il est célibataire.
4- La rectification des anomalies
À l’issue des questions posées au client, des anomalies peuvent apparaître. Elles doivent être mentionnées au client le plus rapidement possible, et surtout rectifiées sur le bulletin de paie du mois suivant.
La collecte des informations et leur contrôle prennent du temps, mais restent nécessaires pour limiter les erreurs et produire des bulletins de paie justes et respectant la réglementation.
C’est pour cette raison que les documents sont à demander bien avant la première production des bulletins de paie. Un planning de création ou de reprise de dossier peut être réalisé en ce sens.
En résumé
Le dossier client est composé au minimum des rubriques suivantes :
le dossier de l’entreprise ;
le dossier des salariés.
Le dossier salariés doit contenir les documents administratifs et juridiques des salariés.
Lors d'une reprise de dossier, il est indispensable de récupérer :
les bulletins de paie des 3 dernières années ;
le solde des congés payés de l'année en cours et de l'année précédente ;
les provisions de congés payés de l'année en cours et de l'année précédente ;
le(s) nom(s) du/des membre(s) du comité social et économique (CSE).
Vous êtes arrivé à la fin de cette première partie. Je vous invite à réaliser le quiz pour vérifier vos connaissances. Rendez-vous ensuite dans la partie 2 pour apprendre à paramétrer votre logiciel de paie.
