Le paramétrage du plan de paie contient plusieurs éléments et notamment les lignes et taux de cotisations spécifiques au dossier, comme par exemple :
les lignes et taux de cotisations spécifiques de prévoyance ;
les lignes et taux de la mutuelle, de la retraite supplémentaire ;
ou encore les autres cotisations spécifiques entrant dans le paramétrage spécifique du dossier client.
Nous n’aborderons pas ce dernier point dans ce cours. Nous restons focalisés sur les éléments courants du paramétrage du plan de paie, comme la prévoyance, la mutuelle, la retraite supplémentaire et les tickets restaurant.
Paramétrez les cotisations de prévoyance
Qu'est-ce que la prévoyance ?
Selon les articles L. 911-1 et L. 911-2 du Code de la Sécurité sociale, la prévoyance regroupe l’ensemble des garanties collectives en complément des prestations servies par la Sécurité sociale. Elles bénéficient aux salariés, mais également aux anciens salariés de l’entreprise ou encore leurs ayants droit.
La prévoyance vient couvrir les risques de maladie, d'accident, d'incapacité de travail temporaire, d’invalidité ou encore de décès.
La prévoyance peut s'appeler prévoyance entreprise mais également prévoyance collective ou prévoyance complémentaire obligatoire. Par défaut, l’entreprise n’est pas contrainte de recourir à une couverture de prévoyance. On dit que la cotisation de prévoyance est facultative.
Toutefois, il y a quelques exceptions. Par défaut, le Code du travail déclare que les cadres ont une prévoyance obligatoire. Le taux de cotisation est fixé à 1,50 %, et est intégralement pris en charge par l’employeur. À ce titre, l’employeur est tenu d’assurer ses salariés cadres contre le risque décès, ainsi que de verser une indemnisation complémentaire aux IJSS (et/ou maintien de salaire) en cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident du travail.
Les conventions collectives ou les accords d’entreprise, par exemple, peuvent prévoir des dispositifs plus favorables en fonction du secteur d'activité ou du statut professionnel.
Comment cela se paramètre dans le plan de paie ?
Il n’y a pas de paramétrage particulier à effectuer pour mettre en place la prévoyance cadre obligatoire de 1,50 % ou la prévoyance, dont les taux sont directement mentionnés dans les conventions collectives.
Les taux de cotisations de prévoyance sont directement pris en charge par le logiciel de paie qui identifiera automatiquement les salariés cadres lors de la création de la fiche salarié. Le modèle de bulletin choisi sera donc celui d’un cadre. La ligne de cotisation cadre apparaît donc automatiquement.
En revanche, lorsque la prévoyance résulte d’un accord d’entreprise, le logiciel n’est pas paramétré pour la cotisation de prévoyance spécifique à l’entreprise. Dans ce cas, il est indispensable de créer entièrement les lignes de cotisations pour la prévoyance dans le plan de paie.
Paramétrez les cotisations de frais de santé
Une couverture minimale santé est obligatoire dans toutes les entreprises employant des salariés, depuis le 1er janvier 2016. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les mutuelles proposent une offre de couverture santé “reste à charge zéro”. Pour ce faire, elles devront proposer un contrat d’assurance qui répond aux nouvelles exigences du contrat responsable.
Quelles sont les conditions à remplir ?
Plusieurs conditions sont à remplir lors de la mise en place de la couverture collective obligatoire de santé :
l’employeur doit prendre en charge au minimum 50 % (le reste à la charge du salarié) de la cotisation santé ;
le contrat doit respecter un socle de garanties minimales que l’on appelle le panier de soins minimum ;
le contrat est obligatoire pour les salariés, sauf dans le cas où le salarié peut refuser la mutuelle.
Quels sont les salariés qui peuvent être dispensés de la couverture mutuelle ?
Une dispense d’adhésion à la mutuelle d’entreprise peut, par exemple, être délivrée dans les cas suivants :
pour les salariés en contrat de travail à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois ;
pour les salariés en contrat de mission de moins de 3 mois (intérimaires) ;
pour les salariés à temps très partiel (jusqu'à 15 heures de travail par semaine) ;
pour les salariés bénéficiaires de la CMUC ou de l’ACS (aide à la complémentaire santé) ;
pour les apprentis.
Le salarié qui ne souhaite pas bénéficier de la couverture santé doit fournir à son employeur une demande écrite de dispense d'adhésion, ainsi que les documents justifiant d'une couverture complémentaire souscrite auprès d'un autre organisme.
Et comment ça se passe dans le logiciel de paie ?
Sur le logiciel de paie, il faut renseigner directement dans la fiche salarié le fait que le collaborateur est dispensé de la mutuelle. La cotisation mutuelle paramétrée par défaut disparaîtra donc du bulletin de paie du salarié.
Voici comment cela se matérialise sur le logiciel de paie Silæ :
Les personnes à charge peuvent-elles être couvertes par la mutuelle ?
Par défaut, l’employeur a l’obligation de couvrir uniquement son salarié. On parle alors de mutuelle isolée, puisqu’elle ne concerne qu’une seule personne. Le salarié peut décider d’ajouter des ayants droit, mais cela ne concerne plus l’entreprise, à moins que des mutuelles famille aient été mises en place par l’entreprise.
Dans le cas où l'entreprise n’a pas mis en place une mutuelle famille, la mutuelle légale de l’entreprise couvre uniquement le salarié. Pour couvrir ses ayants droit, le salarié devra soit prendre une protection supplémentaire avec la mutuelle de l’entreprise qui sera intégralement à sa charge, soit prendre une autre mutuelle personnelle.
Prenons un exemple. La mutuelle isolée de l’entreprise coûte 35 euros. Elle est prise en charge à 50 % par l’entreprise. Les cotisations salariales et patronales sont donc de 17,50 euros chacune.
Le salarié souhaite couvrir ses ayants droit. Il pourrait ainsi souscrire à une couverture plus avantageuse via la mutuelle de son entreprise. Le coût sera alors de 10 euros supplémentaires par mois. S’il fait ce choix, les charges salariales de la mutuelle seront donc de 27,50 euros (17,50 euros de mutuelle isolée, et 10 euros pour la couverture complémentaire non prise en charge par l’entreprise).
La cotisation de la mutuelle apparaît donc sur le bulletin de paie pour un montant de 45 euros (35 euros + 10 euros). Les cotisations salariales de la mutuelle s'élèvent à 27,50 euros, alors que les cotisations patronales de mutuelle, à 17,50 euros.
Le paramétrage du logiciel de paie devra être paramétré dans ce sens.
Il peut également s'avérer que l'entreprise prenne financièrement en charge la mutuelle des ayants droit en raison d’une convention collective ou d’un accord d’entreprise. La mutuelle couvrira alors le salarié et ses ayants droit. On parle alors de mutuelle famille.
Prenons un exemple. La mutuelle famille de l’entreprise coûte 75 euros. Elle est prise en charge à 50 % par l’entreprise. Les cotisations salariales et patronales sont donc de 37,50 euros chacune.
La cotisation de la mutuelle apparaît donc sur le bulletin de paie pour un montant de 75 euros réparti à parts égales entre les cotisations salariales et patronales.
Paramétrez les autres cotisations
Ajoutez les cotisations de retraite supplémentaire
Dans le chapitre précédent, nous avons ajouté les organismes de retraite supplémentaire, maintenant nous allons créer les cotisations liées à ces organismes.
Comment ajouter les organismes de retraite supplémentaire ?
Lorsqu’une retraite supplémentaire est mise en place, son adhésion par les salariés de l’entreprise est obligatoire. La retraite supplémentaire est un régime à cotisations définies qui assure au salarié bénéficiaire de profiter de ses droits, quelle que soit l’évolution future de sa carrière professionnelle. L’entreprise verse des cotisations sur un compte dédié à la retraite supplémentaire de son salarié. L’argent sera débloqué au moment de son départ à la retraite et distribué sous forme de rente viagère, en plus des pensions de retraite.
Sur le bulletin de paie, la retraite supplémentaire se matérialise par une cotisation de retraite supplémentaire.
Pour que la retraite supplémentaire soit prise en compte, il faut paramétrer le plan de paie afin de créer et alimenter les cotisations de retraite supplémentaire nécessaires.
Paramétrez les tickets restaurant
Qu'est-ce qu'un ticket restaurant ?
Les titres restaurant, appelés également tickets restaurant, chèques déjeuner ou encore pass restaurant, sont un titre de paiement qui permet au salarié de payer son repas.
Les titres restaurant sont remis aux salariés des entreprises qui ne disposent pas de cantine, d’une salle de restauration aménagée pour pouvoir déjeuner, ou qui ne versent pas de prime déjeuner.
Le titre restaurant est financé par l’employeur entre 50 % et 60 % de sa valeur. Le salarié reçoit un ticket restaurant par jour travaillé.
Prenons un exemple. Un salarié travaille à temps plein du lundi au vendredi. Il prend 5 jours ouvrés de congés payés dans le mois. Sachant que le mois de mars comporte 22 jours ouvrés.
Combien aura-t-il de tickets restaurant pour le mois de mars ?
Le salarié a travaillé 17 jours (22 jours – 5 jours de congés). Comme le salarié reçoit un ticket-restaurant par jour travaillé (jours ouvrés), il percevra donc 17 tickets restaurant.
La valeur faciale du titre restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale est comprise entre 11,52 euros et 13,82 euros.
Les tickets restaurant sont exonérés de cotisations sociales lorsque la contribution patronale ne dépasse pas 6,91 euros pour les titres 2023 (13,82 euros x 50 %).
Si la contribution de l'employeur dépasse cette limite, la fraction de la contribution excédant le plafond légal est réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales de l'entreprise.
Prenons un exemple. Un salarié perçoit 17 tickets restaurant au cours d’un mois donné. La valeur faciale d’un ticket restaurant est de 15 euros. L’entreprise prend en charge 55 % du ticket restaurant, soit 8,25 euros.
Le ticket restaurant est en partie exonéré de cotisations sociales pour un montant de 6,91 euros (limite du plafond). Le delta de 1,34 euros par ticket restaurant rentre dans la base des cotisations sociales.
Ainsi, le montant du ticket restaurant soumis à cotisation sera de 17 tickets x 1,34 euros = 22,78 euros.
Le salaire du mois étant de 2 500 euros, la base de cotisation déplafonnée sera de 2 522,78 euros.
Comment paramétrer les tickets restaurant ?
Au sein du logiciel de paie, il faudra seulement renseigner la valeur faciale du ticket restaurant. Le logiciel se chargera automatiquement de rajouter à la base de cotisations la fraction patronale du ticket restaurant, si besoin, au moment de l'édition du bulletin de paie.
En résumé
Le paramétrage du plan de paie contient plusieurs éléments, et notamment les lignes et taux de cotisations spécifiques.
Une couverture minimale santé est obligatoire depuis le 1er janvier 2016 dans toutes les entreprises employant des salariés.
L'employeur doit proposer une mutuelle à tous les salariés, y compris aux apprentis.
Dans le logiciel de paie, la mutuelle doit être saisie.
D’autres cotisations doivent également être renseignées, comme les tickets restaurant et la retraite supplémentaire.
Dans le chapitre suivant, nous allons découvrir les informations concernant les salariés à ajouter dans le logiciel de paie.
