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  • Facile

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J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/03/2022

Communiquez par mail

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Le lendemain matin, vous croisez Emma, votre responsable, dans le couloir. Vous devez lui envoyer 3 documents pour qu’elle finalise votre fiche Employé pour l’administration. Découvrons ensemble comment les lui envoyer !

Créez un nouveau courrier

  •   Dans l’onglet Accueil, cliquez sur l’icône Nouveau courrier, qui se situe à gauche dans le ruban

L'icône Nouveau courrier est entourée à gauche de l'interface, dans l’onglet Accueil.
L'icône Nouveau courrier dans l’onglet Accueil
  • Une fenêtre nommée Sans titre – Message s’ouvre. 

Une fenêtre Sans titre – Message s’ouvre lorsqu’on clique sur Nouveau courrier pour créer un nouveau message
Une fenêtre Sans titre – Message s’ouvre

Choisissez le ou les destinataires de votre message

Dans la zone À..., saisissez la ou les adresses du ou des destinataires principaux de votre message. Chaque adresse sera séparée de la suivante par un point-virgule.

Dans la zone Cc... (copie carbone), saisissez le ou les destinataires à qui vous souhaitez envoyer une copie de votre message.

Vous souhaitez envoyer un mail à tous vos clients mais vous ne souhaitez pas qu’ils voient les adresses des autres clients ? Saisissez-les dans la zone Cci (Copie carbone invisible) ! Chaque interlocuteur recevra un mail et pensera qu’il en est l’unique destinataire. 😉

Définissez l’objet de votre message

Pour définir l’objet de votre mail sur Outlook, allez dans la zone Objet.

L’objet du mail s'affiche en dessous des destinataires, dans la zone Objet.
Tapez l’objet de votre mail dans la zone Objet

Rédigez votre courrier

Rédigez votre message dans la zone blanche, qui est aussi appelée corps de texte. Écrivez de manière claire et professionnelle. Je vous conseille d’adopter les bonnes pratiques de rédaction décrites dans ce chapitre. Rédigez votre mail dans la zone du corps de texte.

Le corps de texte est entouré en-dessous des destinataires et de l'objet du message.
Rédigez votre message dans le corps de texte

Ajoutez une pièce jointe

Pour envoyer les documents administratifs à Emma, vous allez insérer une pièce jointe.

Au niveau du ruban, dans l’onglet Message, cliquez sur

L'icône
Cliquez sur l’icône Joindre un fichier
Les 3 éléments récents s'affichent dans une liste en-dessous de l'icône
La liste des éléments récents de s'affiche

Envoyez votre message

Maintenant, il est temps d’envoyer votre message !

Cliquez sur le bouton Envoyer.

Le bouton Envoyer est entouré à gauche de l'interface.
Cliquez sur le bouton Envoyer dans la fenêtre Nouveau message

À vous de jouer !

Quoi de mieux que de mettre en pratique ce que vous venez d’apprendre ! Je vous propose d’envoyer un mail à l’un de vos proches en indiquant :

  • Dans la zone À... : l’adresse mail de votre proche.

  • Dans la zone Objet : Mon premier mail.

  • Dans le corps de texte :

“Bonjour [mettre le prénom de votre destinataire], je suis en train d’apprendre à me servir d’Outlook.

Ce mail est un test.

Bonne journée et à bientôt,

[Mettre votre prénom]”

  • Ajoutez un document ou une photo en pièce jointe.

  • N’oubliez pas de cliquer sur “Envoyer”. 😉

Corrigé

Voici le mail que vous devriez obtenir.

N’hésitez pas à revoir la vidéo récapitulative pour corriger vos erreurs !

Répondez à un courrier

Dès les premiers jours, vos collègues vous sollicitent par mail, vous devez leur répondre ! Suivez-moi, je vous montre comment faire !

Sélectionnez le mail concerné

Dans votre boîte de réception, cliquez sur le mail auquel vous souhaitez répondre.

Le mail est entouré dans la boîte de réception.
Le mail est sélectionné dans la boîte de réception

Répondez au mail

À partir du volet de lecture situé à droite de l’écran :

  • Allez dans le volet de lecture.

  • Cliquez sur la flèche violette ou sur le bouton Répondre   

Le bouton Répondre est entouré à droite de l'interface, dans le volet de lecture.
Cliquez sur Répondre à partir du volet de lecture

Sinon, vous pouvez aussi cliquer sur Répondre dans l’onglet Accueil.

Le bouton Répondre est entouré, dans l’onglet Accueil
Cliquez sur Répondre dans l’onglet Accueil

Dans les 2 cas, le message de réponse s’affiche dans le volet de lecture.

Dans la zone Objet, vous voyez apparaître un “RE:” devant l’objet.

Le message de réponse s’affiche à droite dans le volet de lecture
Le message de réponse s’affiche dans le volet de lecture

Rédigez votre réponse en ajoutant si besoin d’autres destinataires, puis cliquez sur Envoyer.

Bouton Répondre à tous dans l’onglet Accueil
Bouton Répondre à tous dans l’onglet Accueil

Transférez un courrier

Vous pouvez également partager le mail que vous avez rédigé grâce à la fonction Transférer :

  • Sélectionnez le message qui contient l’information. 

  • Cliquez sur le bouton Transférer.

À partir du volet de lecture

  • Allez dans le volet de lecture.

  • Cliquez sur le bouton Transférer ou bien sur la flèche bleue :   

Le bouton Transférer s'affiche en haut à droite de l'interface, dans le volet de lecture.
Le bouton Transférer dans le volet de lecture

Sinon, vous pouvez cliquer sur Transférer dans l’onglet Accueil du ruban

Le bouton Transférer est entouré à droite, dans l’onglet Accueil
Cliquez sur le bouton Transférer de l’onglet Accueil

Comme précédemment, le message que vous souhaitez transférer apparaît dans le volet de lecture.

Cette fois, ce sont les lettres “TR:” qui se sont ajoutées devant l’objet.

Le message transféré apparaît à droite dans le volet de lecture
Le message transféré apparaît dans le volet de lecture

Choisissez votre ou vos destinataires, rédigez votre message et cliquez sur Envoyer.

Récapitulons en vidéo

Je vous invite à revoir les différentes étapes de ce chapitre dans la vidéo ci-dessous :

En résumé

Avec la messagerie Outlook, vous pouvez :

  • Créer et envoyer de nouveaux messages à un ou plusieurs destinataires.

  • Envoyer des mails qui contiennent des documents en ajoutant des pièces jointes.

  • Répondre aux messages que vous recevez.

  • Transférer vos mails à d’autres destinataires. 

Vous savez désormais comment échanger par mail sur Outlook : bravo ! Dans le prochain chapitre, je vous montrerai comment être plus efficace en organisant votre boîte aux lettres. 😃

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite