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  • Facile

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J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/03/2022

Gérez votre calendrier

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Après quelques jours chez Viva + Assurances, votre responsable vous invite à prendre en main des dossiers supplémentaires, et à rencontrer tous vos collègues. Elle vous propose d’utiliser le calendrier pour :

  • réserver des temps de travail en autonomie ;

  • planifier des rendez-vous avec vos collègues ou vos clients.

Découvrons ensemble comment faire !

Créez un nouveau rendez-vous

Un rendez-vous ? C’est quoi exactement ?

Par exemple, vous décidez de bloquer une plage de travail pour préparer le dossier d’un client, M. Clément.

Tout en bas de votre volet de navigation, vous observez plusieurs icônes :

Plusieurs icônes s’affichent en bas de votre volet de navigation
  • Cliquez sur l’icône qui représente un calendrier. 😉

  • Allez dans l’onglet Accueil, groupe de commandes Nouveau.

  • Cliquez sur Nouveau rendez-vous. 

Nouveau rendez-vous est entouré à gauche dans l'onglet Accueil.
Cliquez sur Nouveau rendez-vous
  • La fenêtre Sans titre – Rendez-vous s’ouvre.

La fenêtre du nouveau rendez-vous s'ouvre
La fenêtre du nouveau rendez-vous s'ouvre
  • Saisissez les éléments de votre rendez-vous : titre, jour, horaire...

Dans l’onglet Rendez-vous, vous pouvez également : 

  • Ajouter un rappel : par défaut, l’alarme est programmée sur 15 minutes avant l’heure du rendez-vous. Vous pouvez choisir un rappel jusqu’à 2 semaines avant. 

Le rappel du rendez-vous est entouré, dans la catégorie Options. Il indique un rappel de 15 minutes avant l'heure du rendez-vous.
Ajoutez et modifiez le rappel de votre rendez-vous
  • Choisir votre disponibilité : dans Afficher comme, vous pouvez indiquer si vous êtes occupé, absent du bureau, disponible, etc. Par défaut, vous serez Occupé(e). 

Votre disponibilité est entourée et affichée comme Occupé(e)
Informez vos collègues de votre disponibilité
  • Classer votre rendez-vous : attribuez une catégorie avec une couleur pour définir le type de rendez-vous. Si vous l’utilisez pour la première fois, Outlook vous proposera de la renommer. 

Le nom de la catégorie est surligné. La couleur bleu est attribuée à votre catégorie de rendez-vous.
Attribuez une couleur et un nom à votre catégorie de rendez-vous
  • Et voilà : vous avez créé votre rendez-vous ! 🥳

Le rendez-vous est affiché sur l'interface.
Vous avez créé votre rendez-vous
  • Une fois votre nouveau rendez-vous enregistré, vous revenez dans la fenêtre du calendrier.  

Votre rendez-vous apparaît alors dans la fenêtre du calendrier :

Fenêtre du calendrier dans laquelle s’affichent vos rendez-vous et vos réunions
Fenêtre du calendrier dans laquelle s’affichent vos rendez-vous et vos réunions

La fenêtre du calendrier vous permet, d’un seul coup d'œil, de voir tous les rendez-vous du mois et de rester à jour.

Récapitulons en vidéo

Retrouvez ces différentes étapes dans la vidéo ci-dessous :

À vous de jouer !

Vous avez un rendez-vous professionnel important, qui vous oblige à quitter le bureau à 15 h 00. Créez ce rendez-vous dans votre calendrier.

  • Ajoutez le titre : RV avec Mme Kong.

  • Choisissez la date de votre choix et mettez 15 h 00 pour l’heure du début et 18 h 00 pour l’heure de fin.

  • Saisissez Café de Flore, et sélectionnez l’adresse dans la liste.

  • Dans le corps de texte, tapez Apporter le dossier du projet.

  • Affichez comme Absent du bureau.

  • Sélectionnez un rappel de 30 minutes.

  • Classez votre rendez-vous avec la catégorie jaune que vous renommerez RV Pro. 

Corrigé

Voici le résultat que vous devriez obtenir.

N’hésitez pas à revoir les étapes de la vidéo pour corriger vos erreurs !

Planifiez une réunion

Vous souhaitez faire connaissance avec tous les membres de votre service.  Vous décidez de planifier une réunion sur Outlook pour gagner du temps.

Pour planifier une réunion :

  •  Allez dans l’onglet Accueil, groupe de commandes Nouveau.

  • Cliquez sur Nouvelle réunion.

Nouvelle réunion est entouré, dans l’onglet Accueil.
Cliquez sur Nouvelle réunion
  • La fenêtre Sans titre – Réunion s’ouvre. 

  • Vérifiez la disponibilité des participants grâce à l'Assistant planification

    • Cliquez sur l’onglet Assistant planification.

Le calendrier et la disponibilité des participants s'affichent sur l'interface, dans l'onglet Assistant de planification.
Vérifiez la disponibilité des participants
  • Dans le volet des participants, saisissez les personnes dont la présence est obligatoire ou bien facultative (non obligatoire). 

Les noms des participants obligatoires sont cochés en vert. En-dessous, la catégorie Participant facultatif est affichée.
Saisissez les participants obligatoires ou facultatifs
L'emploi du temps des participants s'affiche en violet et en rose.
L'emploi du temps des participants s’affiche sur la droite
  • Saisissez la date et l’heure de la réunion et vérifiez la disponibilité de vos participants. 

  • Retournez dans l’onglet Réunion et renseignez le titre, l’emplacement ou encore le corps de texte

Comme pour un rendez-vous, vous pouvez aussi ajouter un rappel ou une catégorie

  • Cliquez sur Envoyer pour inviter vos participants. 

Récapitulons en vidéo

Retrouvez ces différentes étapes dans la vidéo ci-dessous :

Répondez à une invitation

Le lendemain, vous recevez le mail ci-dessous :

Le mail d'invitation est surligné et affiché dans la boîte de réception.

L’icône  située devant le mail vous indique qu’il s’agit d’une invitation !

  • Cliquez sur le mail d’invitation pour en savoir plus : 

Le mail d'invitation est affiché sur l'interface.

  • Répondez à la demande de réunion en cliquant sur l’un des boutons situés en haut de l’invitation. 

Boutons de réponse à une invitation
Boutons de réponse à une invitation
  • Accepter : si vous acceptez l’invitation.

  • Provisoire : si vous acceptez provisoirement l’invitation.

  • Refuser : si vous refusez l’invitation.

  • L’horloge : si vous proposez un nouvel horaire et que vous souhaitez, en attendant, rendre provisoire ou refuser l’invitation.

Pour chaque bouton, trois options vous seront proposées :

  • Modifier la réponse : saisissez un commentaire à votre réponse.

  • Envoyer la réponse maintenant : envoyez votre réponse sans commentaire.

  • Ne pas envoyer de réponse : l’organisateur ne connaîtra pas votre réponse.

Les Options de réponse à une invitation s'affichent dans une liste déroulante.
Options de réponse à une invitation

En résumé

Avec le calendrier Outlook, vous pouvez :

  • Réserver des plages de travail individuel.

  • Indiquer vos rendez-vous professionnels et personnels.

  • Organiser des réunions avec vos collègues grâce à l’assistant de planification. 

Vous savez désormais créer un rendez-vous, planifier une réunion et répondre à une invitation. 😎 La prochaine étape ? Gérer vos contacts !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite