Votre responsable vient de vous envoyer un extrait du fichier des ventes de l’année 2019, afin de vous familiariser avec le format. Nous appellerons ce fichier "Fichier test”.
Vous ouvrez ce fichier test, et là, catastrophe ! Le fichier est inexploitable, et un peu lourd ! 😱
Voici à quoi ressemble ce fichier test :
Pas de panique, nous allons découvrir ensemble comment le rendre opérationnel. 😉
Analysez les informations du fichier
Pour commencer, vous allez analyser ce que contient ce fichier test. On ne le sait pas forcément, mais Excel peut nous aider à faire une inspection complète et automatique du fichier !
Voici comment faire :
Cliquez sur l’onglet “Fichier”, puis le menu “Informations”.
Cliquez sur le bouton
, puis sur “Inspecter le document”.
Excel vous informe alors qu’il est utile d’enregistrer votre document avant l’inspection. Je vous recommande de le faire, car l’inspection est souvent suivie d’une phase de nettoyage des données, et donc de suppressions !
Excel vous propose de sélectionner les éléments à inspecter :
Cliquez sur “Inspecter”.
Une fois l’inspection terminée, Excel vous affiche les résultats de l’inspection :
Pour chaque élément trouvé, Excel vous propose deux solutions :
le supprimer automatiquement ;
l’identifier et le supprimer vous-même.
À vous de choisir si cela est pertinent ou pas !
Dans notre fichier test, la ligne masquée est la ligne 14. Vous l’affichez, et constatez qu’elle ne contient aucune donnée : vous pouvez la supprimer.
Supprimez les données inutiles
L’objectif est maintenant de transformer ce fichier test en liste de données.
Dans le fichier test, vous voyez qu’il y a des lignes et colonnes inutiles :
les lignes au-dessus des données (lignes 1 à 9) : elles sont là pour information, mais ne contiennent pas de données en elles-mêmes => à supprimer ;
la colonne vide à gauche des données (colonne A) : également inutile => à supprimer ;
la ligne vide (ligne 11) sous la ligne de titre : cette ligne entièrement vide fait qu’Excel ne fera pas le lien entre la ligne de titre et les données en elles-mêmes => à supprimer.
Vous pouvez maintenant enregistrer votre fichier.
Le fichier test est enfin au format liste de données :
Allégez le poids du fichier
Un fichier Excel devient lourd à partir du moment où vous avez du mal à l’envoyer par mail, soit environ 10 Mo. Cette taille peut être atteinte rapidement si vous traitez de nombreuses données !
Excel peut vous aider à trouver la dernière cellule utilisée de cette feuille de calcul ! Ainsi, vous serez sûr de ne rater aucune donnée. 😀
Voici comment faire :
Cliquez sur la flèche sous l'icône “Rechercher et sélectionner”, puis la commande “Sélectionner des cellules” => une fenêtre apparaît :
Sélectionnez “Dernière cellule”.
Cliquez sur “OK”.
Excel sélectionne automatiquement la dernière cellule utilisée de votre onglet (dans notre fichier test, c’est la cellule I5012).
Si cette cellule ne contient aucune donnée, alors supprimez-la !
Clic droit sur la cellule, bouton “Supprimer”.
Sélectionnez "Décaler les cellules vers la gauche" ou “Décaler les cellules vers le haut" selon votre besoin.
Cliquez sur “OK”.
Enregistrez le fichier.
Et voilà, la dernière cellule de votre fichier est maintenant la bonne !
Transposez les données
Dans une liste de données, on cherche à réduire le nombre de colonnes. La liste de données se présente donc en vertical plutôt qu’en horizontal.
Pour y parvenir, Excel nous propose de transposer les données horizontales en données verticales. Voici un exemple :
Pour commencer, vous allez créer une nouvelle feuille.
Dans la feuille “P2C2-Fichier test”, sélectionnez puis copiez les données, y compris la ligne de titre.
Dans la feuille “Feuil1”, faites un clic droit sur la cellule A1, et sélectionnez “Collage spécial...”.
Cochez la case “Transposé” :
Cliquez sur “OK”
Et voilà, les données sont transposées ! 😀
À vous de jouer !
Votre responsable vous envoie ce fichier des ventes. Votre mission :
inspecter le fichier puis supprimer les lignes et colonnes inutiles ;
réduire la taille du fichier en recherchant la dernière cellule.
Corrigé
Vous pouvez vérifier votre travail en téléchargeant le corrigé et en regardant la vidéo ci-dessous :
En résumé
Avant de manipuler les données d’un fichier source, vérifiez-le grâce à l’inspecteur de document.
Préparez vos données avant de les exploiter en liste de données : supprimez les informations inutiles, allégez le fichier et si besoin, transposez vos données.
Vous avez formaté les données de votre fichier source ! Passez à l’étape suivante : réaliser votre tableau de données.
