Étape 1 : Planifiez le chargement
La planification des expéditions est centrale pour l’entrepôt, car elle impacte la planification de l’ensemble des autres processus. Par ailleurs, elle est le dernier maillon pouvant impacter la satisfaction client : si l'expédition se passe mal, cela va entacher tout le travail réalisé en amont.
Le TMS, le Transport Management System, aura pour rôle de réaliser le meilleur itinéraire. Il doit optimiser le temps et le coût de transport, tout en satisfaisant le client (toujours !). Cette optimisation dépend de plusieurs critères :
date / heure de livraison souhaitées par le(s) client(s) ;
le lieu de livraison. Ce qui inclut la position géographique, mais aussi les contraintes d’accès ;
quantité (nombre de supports et poids) commandée par les clients ;
disponibilité des véhicules ;
disponibilité des chauffeurs, et les contraintes légales liées au temps de conduite des chauffeurs.
Le planning de réception va également prendre en considération la capacité des équipes de préparation à réaliser la commande dans les temps. Ce que nous avons vu dans le chapitre “Ordonnancez vos commandes”.
Dès que vous avez déterminé quel créneau de chargement répond à toutes les contraintes, vous pouvez contacter les clients pour leur proposer un jour et une heure de livraison fermes. Si votre proposition est validée par le client, vous allez bloquer le créneau dans le planning.
L’heure et la date de livraison vont être imputées à la commande dans le WMS (soit par EDI en provenance des SI du client, soit saisie manuellement par votre service). Cela va alimenter les modules de préparation et d’expédition du WMS.
Le module d'expédition va attribuer un code d’identificationà l’expédition, et un identifiant au véhicule à charger. Cette expédition sera associée à la liste des commandes clients à livrer.
Étape 2 : Adaptez le véhicule de livraison
Le véhicule de livraison doit être choisi en amont de la tournée, et validé d’un commun accord avec le client. Il va être contraint par :
le respect des contraintes de stockage de la marchandise. Le véhicule doit garantir l'intégrité de la marchandise et son environnement le temps du trajet (température, résistance à l’humidité, etc.) ;
l’unité d'expédition (palette, fût, vrac liquide...) ;
la charge ou le volume à transporter. D’où l’importance de bien peser votre marchandise ;
les contraintes d’accès à votre entrepôt et au lieu de livraison du client (en ville, en souterrain…) ;
les infrastructures respectives (présence de quais ou non, hauteur des quais...).
Voici différents types de caisses de chargement qui peuvent répondre aux caractéristiques de la marchandise :
la caisse frigorifique (produits frais, surgelés) ;
la benne, pour le vrac solide, par exemple (céréales...) ;
la citerne, pour le vrac liquide (essence...).
Les véhicules sont aussi classifiés par leur volume/charge utile :
la fourgonnette, qui peut se faufiler n’importe où ;
le porteur semi-remorque, qui possède une charge utile très importante...
Vous pouvez ainsi avoir un camion porteur avec remorque frigorifique, par exemple.
Étape 3 : Créez les documents de suivi
Le transport de marchandise doit être accompagné de nombreux documents. Le WMS communique avec le TMS, et contient ainsi toutes les informations nécessaires à l’édition d’une part des documents de transport.
D’abord, le bon de livraison (ou “de réception”), que nous avons évoqué au début du cours dans le chapitre “Accueillez le conducteur”.
Autre document, la lettre de voiture nationale ou internationale (CMR) qui s’applique au transport routier. C’est elle qui contient les conditions générales du transport. Elle définit le contenu du chargement et les responsabilités de chaque partie prenante. Elle contient entre autres :
la date de création de la lettre ;
la date de prise en charge de la marchandise ;
les identifiants du transporteur ;
la nature, la quantité, le poids ou le volume de la marchandise expédiée ;
le nom du conducteur ;
le nom de l’expéditeur, du destinataire, et leurs adresses.
S’il est mal rempli et que votre chauffeur est soumis à un contrôle routier, votre chargement pourra être immobilisé !
En résumé
La planification des expéditions, c’est :
la planification du chargement ;
l’adaptation du véhicule de livraison ;
la création des documents de suivi.
Super, vous connaissez les principaux paramètres de la planification des expéditions, et le rôle clé de cette étape. Enfilez cette fois votre casquette de chargeur, le chauffeur-livreur ne va pas tarder à arriver !
