Gérez un projet avec la méthodologie cycle en V

Comprenez l’importance du cahier des charges

Le cahier des charges (CDC) est un guide essentiel pour la réalisation d'un projet. Créé durant la phase n°1 du cycle en V, il sert de document de référence pour communiquer les attentes et objectifs du projet à toutes les parties prenantes. Il permet de s’assurer que tout le monde a une compréhension claire et commune des attentes.

Voici 3 raisons justifiant l’importance d’utiliser le cahier des charges :

1. Clarifier les besoins : Le cahier des charges explique le besoin qui est à résoudre.

2. Planifier en détail : Le cahier des charges facilite la planification détaillée du projet.

3. Servir de référence : Le cahier des charges sert de base pour préparer les spécifications, les tests et la validation du produit final.

Impliquez les bons profils pour la corédaction du CDC

Le CDC est rédigé par la MOA. Il s’agit de l’équipe qui a la responsabilité de définir les besoins et objectifs du projet. Elle est composée de profils très variés comme des ingénieurs, experts métiers, sans oublier les indispensables chefs de projet.

En tant que chef de projet, vous avez un rôle de chef d’orchestre pour coordonner la rédaction du CDC. Il s’agit d’un travail en équipe qui sera fortement utile pour produire un cahier des charges de qualité ; c’est-à-dire un CDC suffisamment précis et facile à interpréter par ses utilisateurs.

Toutefois, pour arriver à ce résultat, il sera important de bien déléguer les tâches pour réussir la rédaction.

Voici 4 principes que vous pourrez appliquer pour réussir une rédaction de qualité :

1. Vérifiez les compétences : Assurez-vous que l’équipe MOA dispose de toutes les compétences nécessaires pour rédiger le cahier des charges. Un inventaire des skills pourrait être utile.

2. Définissez les rôles et responsabilités : Clarifiez le rôle et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Vous pourrez ainsi déléguer les tâches de rédaction et vérification aux bonnes personnes.

3. Favorisez la communication et la collaboration : Assurez-vous que les membres de l'équipe collaborent efficacement en respectant les délais de rédaction.

4. Impliquez les futurs utilisateurs : N’oubliez pas de prendre en considération les avis de futurs utilisateurs durant la rédaction du CDC. Les experts du besoin peuvent parfois oublier ou se tromper.

Identifiez les besoins et objectifs

En tant que chef de projet, vous devez apprendre à identifier un besoin ainsi qu’un objectif. Votre mission consistera à écrire ces informations dans le cahier des charges.

Pour ne rien oublier, vous aurez besoin de l’aide de vos collaborateurs. Prenez des notes ! Lorsque vous travaillez au sein d’une équipe MOA, vous devrez récolter et synthétiser. Certaines informations vous seront utiles à la définition des besoins et objectifs.

Durant la rédaction des différents chapitres du cahier des charges, déléguez les parties techniques aux profils techniques de la MOA, et les parties fonctionnelles aux profils fonctionnels de la MOA. Faites des choix cohérents lorsque vous déléguez. Enfin, songez toujours à valider et communiquer en équipe les directions prises afin d’éviter tout malentendu.

Structurez le cahier des charges

Avec la quantité d’informations à insérer dans un cahier des charges, vous aurez besoin d’une structure cohérente pour organiser la rédaction et la lecture des différentes sections. Bonne nouvelle ! C’est à vous, chef de projet, d’accomplir cette tâche.

Définissez le plan du cahier des charges et impliquez vos collaborateurs sur la rédaction des sections qui concernent leur domaine d’expertise.

Pour cela, je vous propose un duo gagnant :

1. Une structure claire : Un CDC avec une organisation logique, bien définie, ainsi que des sections distinctes pour chaque aspect du projet permettra aux lecteurs de trouver facilement les informations dont ils ont besoin.

2. Des liens entre les sections : Un CDC avec des liens et références entre les différentes parties permettra de créer un ensemble cohérent et d'assurer que les informations se complètent mutuellement.

Il est vrai que la structure d’un cahier des charges peut évoluer selon les projets. Et c’est tant mieux, puisque cela montre l’importance de s’adapter aux différents contextes.

Néanmoins, vous trouverez certains points communs que je vous propose d’inclure dans vos cahiers des charges lorsque vous suivez une méthodologie de cycle en V.

Cette approche permet d'aborder les différents aspects du projet afin de bien préparer les équipes au travail quotidien qui devra être réalisé.

Voici 6 étapes importantes à mentionner dans un cahier des charges lorsqu’on suit une méthode de cycle en V.

Pour savoir si le rédacteur désigné est le profil adapté à une rubrique du cahier des charges, vous pouvez observer le tableau ci-dessous. Vous y trouverez des profils cohérents pour la rédaction et la vérification de chaque partie du cahier des charges. De cette manière, vous prendrez des décisions éclairées lorsqu’il s’agira de déléguer les rédactions et vérifications.

Un responsable Qualité fait partie de l’équipe V&V. Vous vous en rappelez ? MOA, MOE, V&V… Le responsable Qualité peut être sollicité afin de valider la qualité du CDC. Il vérifie si celui-ci est complet, cohérent et conforme aux attentes.

Spécifiez l’organisation

En tant que spécialiste de l’organisation dans la MOA, vous devrez fixer les règles quand il s’agira d’aborder les domaines comme le coût, les délais ou la méthodologie du projet.

Durant la création du cahier des charges, c’est à vous de rédiger ces parties. Vous allez définir les contraintes en matière de temps, budget et méthode de gestion. Voyons plus en détail comment vous abordez ces sujets.

1. Les jalons et des délais.
   Quand vous évoquerez les contraintes de temps, vous devrez définir les étapes clés du projet, qu’on appelle jalons. Précisez les délais que vous souhaitez associer à chaque étape. Cela permettra de suivre la progression du projet et de s'assurer que les objectifs seront atteints en temps voulu.

2. Les ressources à disposition.
   Lorsque vous évoquerez les ressources disponibles, vous devrez préciser les limites à ne pas dépasser pour le projet. Notamment le budget alloué, le support technique ou la logistique nécessaire. Cela permettra d’avoir des garanties pour mener à bien le projet.

3. La méthodologie de travail.
   Lorsque vous parlerez du choix de la méthodologie pour le projet, n’hésitez pas à indiquer la méthode que vous préférez. Cela déterminera la manière dont les activités du projet seront planifiées, exécutées et contrôlées. Dans notre contexte, il s'agira de mener le projet avec la méthodologie de cycle en V.

À vous de jouer

Contexte

Vous êtes  à présent responsable de coordonner la rédaction du cahier des charges, qui sera un guide essentiel pour la réalisation du projet de Air Galaxy.

Consignes

1. Complétez le cahier des charges.
   Rassemblez les contenus livrés par les rédacteurs dans les différentes sections du cahier des charges, en veillant à les placer dans les bonnes sections.

2. Définissez les responsables de rédaction.
   Consultez le calendrier de rédaction du cahier des charges et assignez les responsables de rédaction pour chaque section, en veillant à ce que les personnes désignées soient compétentes dans le domaine correspondant.

En résumé

• Le chef de projet est le coordinateur principal de la rédaction du cahier des charges. 

• Il identifie les besoins du client et implique les bons profils pour la rédaction.

• Il structure le document et spécifie l'organisation du projet.

• Il s'assure de la qualité et du résultat final.

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