Vous avez trouvé un accord avec votre client ? Félicitations ! Vous devez maintenant signer un contrat pour valider l’engagement, pour rassurer chaque partie prenante et pour vous protéger.
En tant que commercial chargé d’affaires, vous n’aurez pas à rédiger de documents juridiques : c’est le rôle du juriste de votre entreprise, ou d’un avocat externe. Cependant, vous gagnerez à comprendre le fonctionnement des différents engagements contractuels entre vos clients et votre société.
En droit français, un contrat est un document entre plusieurs parties prenantes avec un accord sur la “chose” (l’offre) et le “prix”. Cette définition est donc très large, et il existe plusieurs types de contrats/plusieurs documents à mettre en place pour protéger sa vente.
Pour choisir la bonne protection pour son activité, il faut comprendre :
les différents contrats existants, pour choisir ceux qui sont adaptés – voire obligatoires – pour votre activité ;
l’importance de la signature pour sécuriser l’accord ;
et les clauses à inclure pour éviter tout désagrément.
Choisissez le type de contrat adapté à votre activité
Il existe différents types de documents et/ou contrats, à mettre en place selon votre activité : B2B, B2C, e-commerce ou encore vente avec les grands comptes.
Voici une liste, non exhaustive, des documents utilisés le plus souvent :
Les conditions générales de vente (CGV)
Document général, qui – s’il n’y a pas de conditions particulières annexes – deviendra le seul et unique contrat entre le vendeur et son client.
Les CGV doivent être communiquées avant la vente. Elles sont obligatoires pour les sites e-commerce et pour les activités B2C (même hors ligne). En revanche, elles sont optionnelles lorsqu’il s’agit de vente aux professionnels (B2B) mais, lorsqu’elles existent, elles devront être partagées aux prospects sur simple demande.
Le contrat de vente de biens et marchandises
OU le contrat de prestations de services :
À la différence des CGV, il s’agit ici d’une convention personnalisée en fonction d’accords bien spécifiques entre plusieurs parties. Ce document peut venir en complément des CGV (pour les modifier) ou en remplacement de celles-ci (pour s’y substituer).
Les conditions générales d’utilisation (CGU)
Contrat liant l’éditeur d’un site, d’un logiciel ou d’une application avec ses utilisateurs (même ceux qui n’achètent rien). Il définit les règles pour utiliser le produit digital, la liste de ce qui est autorisé, l’utilisation des données ou encore la politique de “cookies”. Parfois, les internautes devront cocher une case pour accepter ces CGU avant d’accéder aux services en ligne. Dans d’autres cas – selon les clauses des CGU et l’activité – une simple visite du site vaudra acceptation de ses règles d’utilisation.
Les mentions légales d’un site Internet
Coordonnées de la personne (physique ou morale) à l’origine de la création et de la mise à jour du site. Elles sont obligatoires, et ne concernent pas la vente.
À la fin de votre entretien et de votre négociation, vous aurez donc – au minimum – soit des CGV, si l’offre est standard, soit un contrat détaillant un arrangement spécifique. Il faudra conserver une preuve de l’accord et la meilleure façon de l’obtenir est de demander une “signature”.
Faites signer des contrats pour bien démarrer vos relations commerciales
Un contrat signé est une sorte de “feu vert” pour vos équipes : vous pouvez démarrer le projet ou la réalisation de la commande, en étant certain que le client est bel et bien partant pour collaborer avec vous.
La signature peut se matérialiser de plusieurs façons. Il peut s’agir :
d’une case à cocher, notamment s’il s’agit de CGV pour une commande en ligne ;
d’une signature sur les contrats imprimés en plusieurs exemplaires, en précisant la date, le lieu et la fonction de votre interlocuteur ;
de la signature d’un devis, sur lequel apparaît un lien ou une annexe vers les CVG. Les clients professionnels n’ont pas besoin de signer ces CGV, il faut simplement prouver qu’elles ont été portées à sa connaissance avant la finalisation de la vente ;
de la signature d’un bon de commande émis par le client, si jamais la relation commerciale a lieu au sein d’un contrat-cadre émis par son entreprise.
Il ne suffit pas de signer n’importe quel contrat pour être protégé en cas de litige. Le contrat doit inclure les bonnes clauses pour vous assurer que l’accord sera considéré comme valide et sans équivoque !
Protégez vos offres avec des clauses spécifiques
Tout d’abord, pensez à inclure votre offre, en détail, dans vos contrats :
les coordonnées de chaque partie prenante ;
les conditions liées à la vente : délais d’exécution, détails de la prestation ou référence du produit… ;
votre grille tarifaire et les remises accordées, si applicables ;
les éventuelles conditions de rupture du contrat, d’annulation, de retour et/ou d’échange ;
la juridiction compétente en cas de litige, et le droit applicable (par exemple, “droit français, tribunal de commerce de Paris”).
Certaines clauses supplémentaires pourraient vous apporter un niveau de protection supplémentaire :
la clause de réserve de propriété : la prestation ou le produit n’appartiendra à votre client qu’au paiement complet de la facture ;
la clause de transfert des risques : l’acheteur devient responsable du produit dès qu’il sera sorti de vos locaux ou de votre usine. Sans cette clause, il est indispensable de prévoir une assurance pour les transports ;
la clause de résiliation anticipée hors faute : vous devez pouvoir sortir d’un contrat qui ne vous conviendrait plus, sans pénalités, après une période de préavis. Dans certains cas, un “kill fee” ou des frais de rupture du contrat pourraient être appliqués à votre client, ou à votre entreprise. À vous de décider de la pertinence de cette pénalité financière ;
la clause de confidentialité : elle protège votre savoir-faire en demandant à vos clients de ne pas divulguer d’informations à votre sujet ;
la clause de limitation de votre responsabilité : notamment en cas de retard lié à un événement de force majeure.
En résumé
La signature d’un contrat vous protège car elle engage votre client, et votre entreprise également. Ainsi, vous pourrez commencer à préparer la commande avec plus de quiétude.
Pour cela, pensez à :
vérifier que vous ayez bien une protection juridique adaptée à votre activité (B2B, B2C, e-commerce…) ;
pensez à demander une signature pour acter la vente ;
enfin, ajoutez quelques clauses sur votre contrat pour éviter tout désagrément.
En pratique, en cas de non-respect du contrat par le client, il sera difficile, long et coûteux de faire valoir vos droits. Pour des petits budgets, bien souvent, vous laisserez tomber car les frais d’avocats n’en vaudront pas la peine. Heureusement, il existe quelques méthodes supplémentaires pour sécuriser ses ventes.
