Vous vous êtes préparé à votre nouveau poste chez AstroCookie. Vous avez maintenant intégré la structure et découvert l’architecture du système d’information et du parc informatique. Or, vous vous rendez compte qu’aucun outil de gestion de parc informatique n’est mis en place, aucun inventaire du parc n’a été fait !
Vous décidez donc de mettre en place cet outil grâce à GLPI. Pour cela, il vous faudra :
décider de ce que vous voulez inventorier ;
faire l’inventaire des éléments du parc ;
organiser l’inventaire ;
gérer les consommables.
Mais tout d’abord, vous devez comprendre que chaque logique organisationnelle dépend d’un contexte d’entreprise spécifique. Or, ce contexte varie énormément d’une entreprise à l’autre. Ne cherchez donc pas un guide de la parfaite organisation, car il n’existe pas !
Gardez également en tête qu’un concept d’organisation valide aujourd’hui ne le sera pas forcément demain. Cela dépendra des évolutions majeures dans votre réseau, comme un rachat ou une fusion avec une autre entreprise.
Dans ce chapitre, nous allons commencer par voir ensemble les différents types d’équipements, et comment choisir ce que nous voulons inventorier.
Nous verrons également comment consulter l’information collectée dans GLPI et vérifier son bon fonctionnement.
Enfin, vous apprendrez à rendre des comptes précis à votre direction avec l’outil de statistiques de GLPI.
Pourquoi faire l’inventaire de votre parc ?
L’inventaire est le point de départ de toute gestion de parc informatique, puisque vous ne pourrez gérer votre parc que si vous avez une manière de savoir de quoi il est constitué à tout moment.
Par exemple, en tant que gestionnaire du parc informatique de la société AstroCookie, vous devrez vérifier que tous les collaborateurs aient la possibilité d’imprimer des documents quand ils en ont besoin. Pour cela, l’inventaire des imprimantes vous permettra de savoir si chaque bureau a accès à une imprimante, si les stocks sont présents sur place et s’ils ont accès à une imprimante d’urgence en cas de panne (comme l’imprimante d’un autre étage par exemple).
Grâce à cet inventaire, vous pourrez même anticiper la surutilisation d’une imprimante. En gardant un suivi précis des stocks, vous pourrez également automatiser la commande de nouvelles cartouches ou de papier.
Il peut arriver que votre DSI vous impose d’effectuer un inventaire avec des demandes précises sur quoi inventorier. Mais bien souvent, elle vous fera confiance et ce sera votre rôle d’évaluer si cet inventaire est pertinent, et surtout comment le faire. C’est pourquoi il vous faut être capable de différencier les types d’éléments du parc, et d’identifier ceux qu’il sera utile d’inventorier.
Choisissez ce que vous inventoriez
Tout d’abord, interrogeons-nous sur l’intérêt d’effectuer un inventaire complet. Avant d’inventorier un parc informatique, posez-vous toujours les trois questions suivantes :
Est-ce que cet équipement vaut la peine d’être importé ?
Vous vous rendez compte au moment de l'inventaire que vous avez des équipements qui ne servent à rien ; c'est le moment de vous en débarrasser ! Car oui, un équipement inutile nécessite quand même un entretien et donc du temps, pour finalement un résultat qui n’est pas à la hauteur. Vous détestez faire quelque chose d’inutile ? Nous sommes dans ce cas de figure, donc évitez d’inventorier des équipements inutiles.
Pour l’exemple : inventorier des souris ; inutile, sauf si on fait une gestion à flux tendu…
Inventorier l’ordinateur “old school” du placard : inutile, car sorti du stock de l’entreprise depuis longtemps !
Est-ce que cet équipement est important pour la gestion de mon parc ?
Encore une fois, ceci dépend grandement du contexte de l’entreprise et des objectifs de l’inventaire.
Un équipement de moindre importance peut être négligé dans l’inventaire si vous courez après le temps. À quoi bon remonter chaque souris, par exemple ?
Si votre DSI souhaite connaître chaque consommable pour avoir une idée du nombre de ramettes de papier consommées par imprimante, je vous annonce que vous allez passer un temps monstre à gérer ce flux d’information.
Heureusement pour vous, chez AstroCookie, des choix d’inventoring raisonnable ont été pris. Seuls les postes informatiques, les imprimantes, les téléphones IP et les cartouches d’imprimante auront nécessité à être inventoriés.
Est-ce que cet équipement va rester ici plus d’un an ?
L’idée, cette fois, est de se demander si inventorier un équipement qui va partir à la benne dans moins d’un an est réellement pertinent.
Chez AstroCookie, vous avez pris la décision de ne pas inventorier les ordinateurs à moins de 6 mois de leur réforme. A contrario, les imprimantes, quel que soit leur âge, devront être inventoriées. Quoi qu’il en soit, ne vous souciez pas d’équipement dont la durée de vie est très fortement limitée dans le temps. La gestion de parc se fait sur du long terme.
Ainsi, en répondant à ces trois questions, vous aurez une idée de votre périmètre d’action. Une petite méthode infaillible est de faire une liste claire de ce que vous voulez inventorier et de répondre à ces trois questions. Si la majorité l’emporte, alors oui, cet équipement mérite votre attention !
Choisissez votre méthode d’inventaire
Pour effectuer un inventaire, vous allez pouvoir utiliser deux méthodes que je vous propose de découvrir ici.
Inventoriez manuellement votre parc
La première méthode (la plus basique) est de créer les fiches manuellement. Vous créez la fiche de l’équipement et saisissez les informations par vous-même. C’est une méthode longue et fastidieuse, d’autant plus qu’elle impose une vérification de toutes les informations que vous souhaitez inscrire dans la fiche. Ça risque de représenter un temps très conséquent, de plusieurs dizaines de minutes par poste inventorié. C’est une méthode qui ne peut être intéressante que pour des parcs de quelques postes à quelques dizaines.
Inventoriez dynamiquement votre parc avec FusionInventory
La seconde méthode (la plus technique) est d’utiliser FusionInventory.
Si l’équipement est un poste informatique sur lequel l’agent FusionInventory est installable, alors procédez à l’installation de l’agent comme vu dans le chapitre 4 de la première partie.
L’avantage de cette solution c’est que vous gagnez beaucoup de temps dans la création des fiches. L'inconvénient est qu’il y aura parfois un flux trop important d’informations, et qu’il y a obligation pour vous d’avoir un lien réseau entre le client et le serveur.
Si l’équipement est un équipement informatique où l’installation de l’agent Fusion est impossible, nous devrons procéder à un Scan Nmap et ensuite un Scan SNMP, via un agent déjà installé sur un poste.
Nous verrons dans le chapitre 3 comment fonctionne FusionInventory pour scanner le réseau.
Consultez le contenu du parc informatique
Maintenant que vous avez tracé le périmètre de ce qu’il faut inventorier, et décidé de la méthode d’inventaire, votre équipement est censé être présent dans la rubrique Parc de GLPI.
GLPI ne répondra pas au pourquoi ni au comment, mais vous donnera le contenu de chaque élément inventorié dans les détails. Jetons à présent un coup d’œil sur une fiche technique.
Pour cela, rejoignez-moi dans Parc > Ordinateur.
Consultez les ordinateurs
Dans le menu Parc > Ordinateurs, vous trouverez la liste des ordinateurs de votre parc comme ci-dessous :
C’est dans la fiche ordinateur que vous retrouverez toutes les informations relatives à un ordinateur. Vous pouvez évidemment les modifier. Vous y retrouverez autant des informations techniques sur le produit lui-même, que des informations sur l’historique (le ticketing, les problèmes rencontrés, etc.).
Consultez les logiciels
Afin d’avoir une vue d’ensemble sur les logiciels présents dans votre parc, vous pouvez cliquer sur Parc > Logiciels et vous obtiendrez la liste des logiciels du parc :
Prenons la fiche du logiciel Adobe Acrobat Reader DC, logiciel massivement utilisé par les employés d'AstroCookie pour tous les traitements et lectures de PDF. C'est un logiciel pour lequel il est impératif de surveiller le fonctionnement, la présence sur tous les ordinateurs et surtout les mises à jour !
La plupart des contrats passés entre AstroCookie et ses clients nécessite l’utilisation de ce format PDF. Vous devez donc vous assurer qu’il est correctement installé sur chacun des postes.
Dans GLPI, les fiches de logiciels se présentent de la même manière que les fiches d’ordinateurs.
Vous pourrez ainsi vérifier directement depuis la fiche Logiciel si les machines ciblées d’AstroCookie ont bien le logiciel installé, sans être obligé d'éplucher chaque fiche Machine dans la rubrique Logiciel.
En résumé
Dans ce chapitre, nous avons vu comment choisir ce qu'il vous faut inventorier pour vos besoins précis et dans le contexte de votre entreprise.
Nous avons également fait un premier tour des premières fonctionnalités de gestion de parc de GLPI.
Dans le prochain chapitre, nous verrons ensemble comment bien organiser votre parc dans GLPI.
