Avant d'être sûr de recommander un logiciel pour vos utilisateurs, vous devez faire un certain nombre de vérifications. Il serait dommageable pour votre réputation de faire une recommandation qui s'avérerait mauvaise ou impossible à installer.
Effectuez des validations techniques
Plusieurs validations techniques doivent être faites. Vous devez vous poser de nombreuses questions :
Vérifiez la compatibilité
La compatibilité avec le système d'exploitation et sa version utilisée dans votre entreprise est-elle assurée ?
Si vous utilisez Windows 8.1, la version du logiciel est-elle compatible ?
La « largeur de bit » doit aussi être vérifiée. S'agit-il d'un logiciel 32 ou 64bits ?
Ou le logiciel est-il disponible dans les deux versions ? Par exemple, si vous avez un parc de machines Windows 7 en 64 bits, vous ne pouvez pas déployer des imprimantes dont les pilotes n'existent qu'en 32 bits. Il vaut mieux s'en apercevoir avant de commander les imprimantes !
Vérifiez la pérennité du logiciel
La pérennité du logiciel semble-t-elle assurée ? Même s'il est souvent difficile de savoir si l'éditeur existera encore dans cinq ans, ou s'il poursuivra le développement de son produit à l'avenir, dans certains cas, il est préférable d'opter pour un logiciel qui sera porté sur les futurs systèmes d'exploitation, sans quoi il faudra changer de logiciel, reformer les utilisateurs, et se reformer soi-même sur le produit, ses particularités, ses "bugs", etc.
Vérifiez le versionnage
Quand plusieurs versions sont proposées (légère, standard, professionnel, ultime, etc.), quelle est la version la plus appropriée pour les utilisateurs et qui leur offrira les fonctionnalités dont ils ont besoin ?
Vérifiez les licences nécessaires
Quels sont les types de licences proposés ?
Par machine, par utilisateur, en produit installé localement, en produit client-serveur, en version cloud ?
Est-ce un gratuiciel (freeware) ou partagiciel (shareware) ?
Est-ce un abonnement mensuel ou un achat ponctuel ?
Le logiciel doit-il être activé par Internet, ou par téléphone ?
La vérification de la licence par Internet est-elle seulement à l'installation ou périodique (tous les mois par exemple) ?
Que se passe-t-il en cas de changement d'ordinateur ou de panne grave pour migrer et/ou réinstaller le logiciel et sa licence ?
Chaque option peut avoir ses avantages et inconvénients techniques
Vérifiez les capacités requises
Votre infrastructure supporte-t-elle ce produit ?
Avez-vous un serveur qui supporte la partie serveur ?
Si oui, a-t-il des capacités en réserve (espace disque, mémoire, processeur, etc.) ou est-il déjà saturé et considéré comme lent (ce qui entraînerait des surcoûts avec l’achat d’un nouveau serveur) ?
Votre espace disque, votre réseau, votre système de sauvegarde vont-ils supporter ce nouveau logiciel.
Vérifiez le stockage des données
Y a-t-il des données importantes à sauvegarder avec ce logiciel (bases de données, paramètres, ou autre) ?
L'utilisation de ce logiciel va-t-il générer une quantité importante de données (logiciel d'édition de vidéo, de photographies, etc.) qui devront être stockées et sauvegardées ?
Vos systèmes de stockage et de sauvegarde pourront-ils absorber ses données ou de nouveaux investissements doivent être faits ?
Vérifiez les options de langue
Enfin, en quelles langues le produit doit être acheté ou installé ?
Quelles sont les règles établies par l'entreprise pour les langues des systèmes d'exploitation, des logiciels, et des claviers (azerty, qwerty, etc.) ?
Dans le cas d'une entreprise internationale, il sera plus facile au service de support d'assurer un service dans une seule langue, comme l'Anglais par exemple, que de se retrouver dans les menus d'un système dont la langue est inconnue et les caractères différents (comme le Grec, le Chinois, ou l'Arabe), mais un grand service peut avoir de nombreux techniciens supportant de multiples langues.
Les pages « Spécifications Techniques » ou la « Configuration Requise » (System Requirements en Anglais) sont souvent une lecture obligatoire. Voici un exemple avec les « System Requirements » d'AutoDesk AutoCAD 2018.
Il est souvent possible de télécharger une version d'évaluation d'un logiciel qui est soit limité dans ses fonctionnalités (n'imprime que trois pages ou ne traite que trois fichiers) ou complète mais limitée à quinze ou trente jours. Cette option vous permet ainsi de tester l'installation et le fonctionnement d'un logiciel. Ci-dessous une version d'évaluation de SecondCopy limitée à 30 jours :
Par la suite un utilisateur expérimenté pourra tester le logiciel et donner un avis sur ses fonctionnalités et son ergonomie. La validation du produit par les utilisateurs est souvent clé dans le succès d'un déploiement.
On peut citer ici le cas d'une entreprise de cosmétiques qui a dépensé 125 millions de dollars pour acquérir et paramétrer un nouvel ERP. Le produit fonctionnait parfaitement et selon le cahier des charges, mais les utilisateurs l'ont trouvé si peu ergonomique qu'ils ont refusé de s'en servir et l'entreprise a été obligée d'abandonner le projet et d'en acheter un autre.
Effectuez des validations juridiques et financières
Au-delà des validations techniques se trouvent les validations juridiques (licences, contrats groupes) et financières. Il faut rappeler ici que les logiciels doivent être régulièrement acquis (et non pas « craqués » ou piratés).
Lorsque le budget est insuffisant, il est souvent possible de trouver des solutions alternatives dans le monde du logiciel libre. Par exemple, Gimp est un logiciel gratuit ayant de nombreuses fonctions similaires à Adobe Photoshop, LibreOffice Writer est gratuit et dispose de fonctions similaires à Microsoft Word, enfin les variantes de Linux sont gratuites alors que Windows et Mac OS ne le sont pas.
Vérifiez les spécificités des modes de licences
Il faut savoir que le mode de licence de certains logiciels peut-être particulièrement complexe, et peut changer d'année en année. A tel point que certains centres de formation proposent même des formations (payantes) d'une journée pour simplement comprendre les modes de licence de certains grands éditeurs de logiciels. En tout état de cause, vous devrez donc étudier précisément de combien de licences vous avez besoin cette année et dans les années à venir, et quel est le mode de licence le plus approprié (le moins coûteux ou le plus souple, selon vos priorités). Vous pouvez aussi choisir d'acquérir la "maintenance" annuelle du logiciel qui consiste à avoir le droit d'installer toute nouvelle version publiée. Des options de support payantes sont également disponibles, qui vous permettent d'obtenir par courriel ou téléphone l'assistance des experts des éditeurs de logiciels, pour les utilisateurs, ou pour les membres du Service Informatique.
Ci-dessous et à titre d’exemple, un extrait du mode de licence de Microsoft Office 365 :
Documentez vos achats de matériels
Si vous bénéficiez de contrats de groupe, vous devez connaître l'identité de la personne ou du service qui gère les licences des contrats groupes, contacter cette personne ou ce service et vous informer des modalités d'acquisition de licences dans le cadre de ces contrats pour votre entreprise.
Dans certains cas, vous devrez communiquer à ce service le nombre de licences de chaque type que vous utilisez. Dans tous les cas, un Service Informatique doit pouvoir connaître à tout moment, via son inventaire, ses tableaux de gestion, ou grâce à un logiciel de gestion de parc qui interroge tous les ordinateurs à travers le réseau, le nombre de licences installées de chaque logiciel.
Informez-vous sur les spécificités géographiques
Si vous vous trouvez dans ces zones où si vous vous y rendez avec ces matériels et logiciels, vous pourriez vous mettre en infraction dans certains cas. Vérifiez donc bien les conditions des produits que vous souhaitez acquérir avant d’engager votre responsabilité et celle de votre entreprise dans des démarches d’achats.
Une fois la version du logiciel et le type de licences sélectionnées, ainsi que le nombre de licences à acquérir, les options de maintenance annuelle et de support sélectionnées, vous pouvez établir une évaluation budgétaire et la faire valider par la Direction Informatique et/ou la Direction Financière.
Si vous avez un ou plusieurs chefs de service convaincus, que vous avez fait tous les tests techniques et mis avec succès une ou plusieurs machines en évaluation, vous avez de bonnes chances d'obtenir l'accord de la Direction Financière, toujours soucieuse de limiter les dépenses.
En résumé
N’oubliez pas d’effectuer des validations techniques : compatibilité, pérennité, versionnage, licences, capacités nécessaires, stockage, langue.
Effectuez également des validations juridiques et financières pour être sur que votre pack d’installation soit légal et rentre dans le budget de votre DSI.
