Maintenant que nous avons vu dans le détail ce qu’était un SI, voyons plus précisément ses 4 fonctions qui, pour rappel, sont de collecter, stocker, traiter et diffuser l’information de son environnement.
La collecte de l’information
Pour toute organisation, l’information est précieuse et indispensable pour sa pérennité. On le verra plus en détail, mais elle permet à l'organisation de prendre des décisions, de surveiller et piloter son activité, et même de créer de la valeur.
Il n’en reste pas moins que l’information est coûteuse, car sa saisie nécessite, en règle générale, une intervention humaine, donc coûteuse pour l’entreprise.
Par exemple, une facture est un document basé sur un bon de commande. Dans le cas d’une saisie manuelle, les informations (produits, quantité, prix…) sont saisies deux fois : à la commande et à la facture. Avec un SI, les informations sont saisies une fois et en quantité limitée : les produits et la quantité.
Cette information peut avoir deux provenances distinctes :
une provenance interne : c’est le flux d’informations qui est généré par les entités internes à l'organisation (approvisionnement, production, gestion des salariés, comptabilité, vente, etc.), par son fonctionnement (processus, méthodes), mais aussi le flux d’informations informelles (climat social, bien-être des salariés, savoir-faire, etc.), moins simples à mettre en évidence mais déterminantes, etc. ;
une provenance externe : il s'agit du flux d’informations généré par des parties prenantes externes à l'entreprise (clients, fournisseurs, État...), et qui sont essentielles pour anticiper les mutations et l'adaptation du SI pour servir l’organisation. Par la mise en place de veilles (technologiques, sociétales, légales, commerciales, etc.), l’entreprise prend conscience qu’il est fondamental pour elle d’être particulièrement attentive aux informations de source externe.
Si je reprends l’exemple de Google Maps que je vous ai précédemment donné, la provenance de l’information est externe. En effet, les données cartographiques et les recherches des utilisateurs du service sont des informations ne provenant pas du SI. Le premier provient des satellites externes au SI de Google Maps, et le 2e, lui, vient des utilisateurs, c’est-à-dire vous, lorsque vous tapez votre recherche de lieu sur le site.
La mémorisation de l’information
Une fois collectée et saisie, l'information doit être stockée de manière durable, stable et sécurisée afin de pouvoir être ultérieurement utilisée, ou tout simplement pour répondre à des obligations légales.
C’est ce que fait votre opérateur téléphonique lorsque vous recevez ou passez des appels. Chaque appel est horodaté et consigné dans une base de données. Cela permet d’établir vos factures détaillées, mais aussi de transmettre vos relevés d’appels lorsque la justice l’exige.
L’organisation du stockage
Les informations sont donc collectées et rangées soit dans des fichiers, soit dans ce qu’on appelle une base de données (ou BDD).
Le fichier est une collection, un ensemble de données réunies sous un même nom. Techniquement, c’est une information numérique constituée d’une séquence d’octets, c’est-à-dire d’une séquence de nombres.
La base de données (BDD) est une structure de rangement d’informations qui prend un peu la forme de grands tableaux, à la manière d'un tableau Excel. Chaque colonne sert à trier un type de donnée, et chaque ligne représente un enregistrement.
Prenons l’exemple d’un carnet de contacts téléphoniques. On peut retrouver en colonne le numéro du contact, son nom, son prénom, sa fonction et son numéro de téléphone. Chaque ligne représente un enregistrement.
Lieu de stockage
Enfin, ces fichiers et bases de données doivent être stockés. On peut les trouver :
directement sur les disques durs des serveurs du SI de l’organisation. Dans ce contexte, l'information n’est accessible que depuis ce serveur ;
dans des aires de stockage au sein du SI de l’organisation. Il s’agit de très gros disques durs accessibles par le réseau de l’entreprise. Dans ce contexte, l’information est accessible depuis tous les composants du SI, mais uniquement au sein de l’organisation ;
dans le Cloud. Dans ce contexte, l’information est accessible de partout dans le monde. On étudiera le Cloud ensemble dans le cours.
Traiter l’information
Une fois que l’information a été collectée et stockée, elle est disponible pour traitement.
Par exemple, il vous arrive d’appeler de temps à autre une hotline, lorsque vous avez un problème avec votre accès Internet. Dans la plupart des cas, on vous demande d’interagir avec le système avec des réponses basiques à des questions, comme « OUI » ou « NON ». C’est un exemple de traitement. On utilise la reconnaissance vocale pour récolter vos réponses et produire ainsi de nouvelles informations.
Le traitement de l’information peut prendre 4 formes différentes. On peut :
consulter l’information : il s’agit du traitement le plus simple, puisqu’il consiste à accéder à l’information telle qu’elle a été enregistrée ;
organiser l’information : ce traitement consiste à structurer l’information selon des critères spécifiques. Cela peut être par exemple regrouper l’information par client, par zone géographique, par activité, et bien d’autres encore ;
mettre à jour l’information : ce traitement va consister à reprendre une information précédemment enregistrée, et à l’actualiser ;
produire de nouvelles informations : à partir d’information(s) existante(s), ce traitement va permettre la création de nouvelles informations.
Diffuser l’information
Prenons votre facture téléphonique. Tous les mois, vous recevez au format électronique ou par courrier un relevé de vos communications téléphoniques, ainsi que le coût de chacun de vos appels et le montant total que vous devez à votre opérateur. Cette facture est un support de diffusion de l’information.
Dans ce chapitre, nous avons vu les 4 rôles clés d’un SI : la collecte, le stockage, le traitement et la diffusion de l’information. Dans le prochain chapitre, je vous propose de voir comment ces rôles s’appliquent dans l’entreprise. En d’autres termes, quels enjeux le SI représente pour l’entreprise.
En résumé
Le SI a 4 fonctions : collecter, stocker, traiter et diffuser l’information.
Les informations collectées peuvent provenir de flux internes ou externes au SI de l’organisation.
Les informations peuvent être stockées sous forme de base de données ou de fichiers.
Les BDD et fichiers peuvent être stockés physiquement sur un serveur, une aire de stockage au sein de l’organisation, ou bien dans le Cloud.
4 formes de traitement de l’information sont possibles : la consultation, l’organisation, la mise à jour et la création de nouvelles informations.
