Le succès d’une communication autour d’un projet, repose autant sur la capacité à proposer un document écrit de qualité, que sur votre capacité à convaincre à l’oral. L’enjeu clé, est que vos interlocuteurs doivent se dirent qu’ils vont rater quelque chose, s’ils ne vous écoutent pas. Aussi, Il faut montrez que vous croyez en votre projet, en ce que vous dites.
Les émotions se voient, s’entendent et se partagent. Il faut adapter votre registre de discours en fonction de l’interlocuteur (qu’il soit un investisseur, un financeur bancaire, un partenaire potentiel...) et surtout garder un contact visuel.
Nous allons parcourir ensemble, des éléments de recommandations pour tout cela.
Quelques généralités sur la communication
La communication verbale
Tout d’abord, dans votre présentation en public, il faut maitriser ce qui ressort du verbal, c'est-à-dire de la voix, et du non-verbal c'est-à-dire de l’attitude physique, car vos gestes, votre attitude, votre voix ou votre posture, vont impacter significativement votre audience, durant votre présentation.
Dans la communication verbale, votre voix transmet beaucoup de messages, à travers votre débit, vos temps de silence, votre intonation. Il ne faut donc pas parler trop vite et savoir faire des pauses, au moment opportun, pour encourager l’attention de votre audience, et donner des moments de concentration pour enregistrer vos messages. Aussi essayez d’avoir des phrases courtes, en n’exprimant pas trop de concepts à la fois.
La communication non verbale
La communication non-verbale à travers votre attitude physique va aussi impacter votre audience, et sa réceptivité à vos messages. Cela va s’exprimer à travers votre posture, votre regard, votre sourire, votre expression. Une des pratiques pour s’améliorer en communication non-verbale, est de parler devant un miroir, ou encore mieux, de s’enregistrer en vidéo pour se découvrir, souvent tel qu’on ne l’imaginait pas. Notez les points qui vous paraissent positifs dans votre expression, et ceux qu’il faut améliorer ; et recommencez plusieurs fois.
Il convient de sourire sincèrement. Cela se voit et s’entend. Montrez votre empathie, votre envie de partager et de convaincre votre auditoire de votre enthousiasme, et clairvoyance sur votre projet.
Pour la posture, maîtrisez l’espace autour de vous. Ainsi, avez-vous bien tous les équipements dont vous avez besoin, à proximité ? Si vous êtes amenés à chercher vos affaires partout, durant la présentation, cela ne sera pas d’un bon effet.
N’hésitez pas à utiliser vos mains, et à bouger un minimum pour montrer une image de dynamisme.
Surtout regardez votre audience, et examiner les réactions majoritaires à vos propos. Si vous sentez que votre auditoire a bien compris le message en cours, ne vous obstinez pas à le répéter, mais passez au point suivant.
Préparer son intervention
Il faut que vous prépariez vos interventions.
Se poser les bonnes questions...
Avant de rencontrer votre public, il faut organiser ce que vous allez leur dire, et comment vous allez faire passer vos messages.
Vous devez vous interroger sur les questions suivantes :
Qui seront les personnes présentes ? vont-elles se ressembler ou seront-elles très diverses ?
Quelles sont les attentes de mon public ?
Pourquoi ont-ils ses attentes ?
Comment vais-je pouvoir capter leur attention, et les motiver à écouter ce que je dois dire ?
Que doivent-ils retenir de mon intervention ?
Quelles décisions doivent-ils prendre après mon intervention ?
Et plus globalement, en quoi mon public trouvera-t-il du sens à m’écouter et à retenir ce que je vais dire ?
Il convient donc que vous vous posiez ses questions pour être sûr d’impacter votre public.
Préparer ses documents
Vous pouvez ensuite préparer votre document de présentation, sur la base de votre Business plan, mais en n’y incluant que les idées et les faits les plus importantes et pertinents à partager.
Vous pouvez préparer un document de notes personnelles, dans lequel vous allez scénariser votre présentation en termes de déroulé, ou préparer des éléments plus personnels, comme par exemple une anecdote, ou un trait d’humour pour interpeller votre public.
Par exemple :
Durant une conférence en apparence très austère, un professeur renommé en contrôle de gestion, devait introduire le sujet sur la performance des organisations devant plus de 200 directeurs financiers aguerris. Aussi il n’a pas commencé son exposé par un aspect technique, qui risquait d’endormir dès le début toute l’assistance déjà très qualifiée, mais il a cité cette anecdote comme quoi pour sa première note en tant qu’étudiant sur le sujet dont il avait l’expertise, il avait eu un 2 sur 20. Ceci pour illustrer que ce n’était pas un sujet qui allait de soi. Après le rire et le sourire du public, le professeur a pu commencer son exposé, devant un auditoire à l’oreille interpellée et intéressée.
Par contre n’abusez pas de l’utilisation de vos notes durant la présentation. On ne doit pas avoir l’impression que vous lisez un document, ou que vous êtes perdus sans vos notes. Nous vous conseillons pour cela de ne pas écrire de phrases mais utilisez plutôt des mots clés, voire un schéma qui déroule votre présentation pour que vous gardiez en tête le fil conducteur, et l’enchainement de vos différentes parties. Gardez un rythme tonique pour passer d'un mot clé à l‘autre.
Préparer votre matériel
Pensez à tester votre présentation sur un ordinateur, et assurez-vous qu’il n’y pas de problèmes de formats ou de compatibilités. Si votre présentation est sur le web prévoyez aussi une version sur une clé USB. Au moins une présentation sur 4 commence avec des problèmes de matériels, de fichiers, de compatibilités ! Au-delà du fait que votre auditoire attend avec impatience, cela peut décrédibiliser le début de votre intervention.
Impacter votre audience
Voici quelques éléments clés à avoir en tête pour impacter votre audience.
Ayez une attitude dynamique et impactante, qui enthousiasme votre public. Vous devez donc être court, captivant, intéressant.
Respectez le temps qui vous est accordé, et parlez au même rythme durant toute la présentation.
Faites des pauses, et jouer avec un humour bien placé quand cela est nécessaire.
Préparez-vous minutieusement, en construisant votre déroulé, et en vous regardant parler.
Pour votre position corporelle, soyez les bras ouverts, et pas fermés, ni repliés sur vous. Ayez la tête droite, et regardez l’ensemble de l’auditoire. Vous allez créer ainsi un lien avec eux.
Montrez que vous êtes enthousiastes à être parmi eux, et à faire votre présentation.
Restez attentifs aux objectifs de votre auditoire, pourquoi sont-ils venus ? qu’attendent t ils de vous ?
Si vous êtes plusieurs sur le projet, faites en sorte que tout le monde parle mais laissez au maximum la parole à celui qui impacte le mieux à l’oral.
Appuyez votre présentation, sur des faits, des sources, des données quantifiées.
Soyez concis, vous avez souvent peu de temps, donc chaque mot compte.
Créer de la surprise, auprès de votre auditoire pour maintenir son attention, et montrer votre créativité,
En fin de présentation, résumez les grandes lignes du projet pour que votre auditoire recadre bien les différents moments de votre exposé et votre argumentaire.
N’hésitez pas à utiliser des formules, des citations, pour interpeller ou faire rebondir l’attention.
Par exemple :
Un entrepreneur, devant un public de banquiers, les a ainsi interpellé dès le début, pour leur faire comprendre qu’il comprenait bien leurs enjeux en leur rappelant la phrase de Benjamin Franklin qui disait « Vous pensez que l’argent n’a pas de valeur, essayez donc d’en emprunter ». Avec cette petite manœuvre, l’entrepreneur a ainsi concentré l’attention de son auditoire.
Après votre présentation
Je souhaiterais attirer votre attention sur la rigueur à manifester sur les échanges avec votre auditoire, après votre présentation :
Évitez de refuser une question que vous ne trouvez pas intéressante ou hors-sujet. Il faut rester courtois et de refuser ainsi, cela pourrait aussi montrer que vous manquez de vigilance sur l’intérêt potentiel d’une question.
Évitez de sous-estimer la pertinence d’une interrogation qui vous est faite. Elle peut cacher un point crucial que vous n’aviez pas identifié.
Évitez de dire que votre activité est tellement technique qu’elle est difficile à explique, car sinon vos interlocuteurs pourraient penser que vous ne la maîtrisez pas vraiment, puisque vous n’êtes pas capable de l’expliquer.
Évitez de vouloir démontrer sans cesse que le projet est exceptionnel, on pourrait alors penser que votre ambition vous rend aveugle aux risques potentiels.
Pour une présentation orale de qualité, là aussi la règle des 4 C s’applique. Soyez clairs, concis, cohérent et complet. Et rajoutez-y du cœur, en manifestant de l’enthousiasme, du sourire, et de la volonté ! :)
Quelques ressources complémentaires
- Article "La présentation orale du projet" , par AFE
