Après réception de l'estimation de la charge de travail de vos équipiers vous allez pouvoir passer à la planification. C'est notamment durant cette étape que vous allez définir les exigences de délais dont vous garantirez le respect pendant le déroulement du projet.
Comme promis, dans ce chapitre je vais vous montrer comment planifier votre projet avec un diagramme de Gantt.
Créer un diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt, qu'est-ce que c'est ?
Le diagramme de Gantt est une méthode classique de planification et de gestion qui permet de représenter visuellement l'état d'avancement d'un projet.
Choisissez votre outil
Il existe de nombreuses applications et logiciels spécialisés. Ils ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients.
Voici mes trois critères de sélection par ordre d'importance :
Fonctionnalités : certains outils sont plus complets que d'autres.
Présentation : certains outils sont plus lisibles que d'autres.
Prix : certains outils sont gratuits d'autres payants.
D'ordinaire, dans le scénario de l'hôtel Paradis, j'aurais choisi l'outil Monday malgré son prix pour ses fonctionnalités collaboratives et son esthétique. Cela dit, pour que vous puissiez suivre ce cours sans dépenser un sou ni vous rabattre sur des logiciels gratuits mais vieillissants, je vous propose de créer votre premier diagramme de Gantt dans un tableur. 🛠
N'est-ce pas fastidieux de créer un diagramme de Gantt dans un tableur ?
En effet, dans certains cas utiliser un tableur peut s'avérer plus fastidieux que d'utiliser un logiciel spécialisé. Tout du moins ça le sera si vous partez de zéro. Pour vous faire gagner du temps je vous ai donc préparé ce template. Il fonctionne comme un vrai petit logiciel, seulement, celui-ci est simplifié au maximum pour vous forcer à vous concentrer sur les éléments constitutifs d'un diagramme de Gantt plutôt que sur les fonctionnalités qu'il y a autour. Apprenez à créer un diagramme de Gantt dans un tableur et vous n'aurez aucun mal à vous servir de tous les logiciels spécialisés. 😉
Allons-y !
Ouvrez le template en cliquant ici.
Créez votre copie (comme expliqué ci-dessous).
Complétez-le avec moi pour arriver à un rendu final comme celui-ci : diagramme de Gantt de l'hôtel Paradis.
Listez les tâches et leur durée
Comme je vous le disais dans le chapitre précédent, lorsque vous gérez votre projet en cascade, vous partez du principe que toutes les tâches qui le composent sont prévisibles (et que vous pouvez donc les planifier).
Votre premier travail sera alors de vous projeter à travers le déroulement des 5 phases du projet en détaillant les tâches correspondantes à chacune d'entre elles. La première fois cet exercice peut s'avérer difficile mais très vite vous remarquerez que d'un projet à l'autre certaines tâches se répètent quasi-systématiquement.
Je croyais que je ne devais pas être expert dans tous les corps de métiers... Comment connaître toutes les tâches côté développement ou graphisme ?
Demandez aux personnes concernées, tout simplement. En même temps demandez une estimation de la charge de travail que chaque tâche représente. Plus vous gagnerez en expérience et en synergie avec votre équipe, plus vous serez capable de faire ce travail vous-même. Après quelques projets, vous pourrez faire la liste des tâches et l'estimation de la charge vous-même. Ainsi vos équipiers n'auront qu'à valider ou ajuster votre planning prévisionnel.
Assignez les tâches aux membres de votre équipe
Maintenant que vous avez votre liste de tâches et leur durée estimée, vous allez pouvoir les assigner à vos équipiers. Pour chaque tâche vous allez donc identifier la personne la plus à même de la réaliser.
Cela peut paraître contre-intuitif mais cette personne ne sera pas toujours la plus qualifiée, compétente ou expérimentée. En effet, tous les employés ne produisent pas au même niveau de qualité, au même coût et dans les mêmes délais. Il y a donc des chances pour que la personne la plus compétente et la plus rapide soit aussi celle qui coûte le plus cher à votre organisation.
Il est possible que vous et vos équipiers soyez impliqués dans plusieurs projets simultanément. Auquel cas, vous n'allez pas être disponibles 100% du temps. Avant d'assigner quelqu'un à une tâche, assurez-vous donc que cette personne soit disponible ! Avec le temps, vous apprendrez à jongler avec vos projets en fonction des priorités et des emplois du temps de chacun.
Il ne vous reste alors plus qu'à donner une date de début et de fin à chaque tâche et à chaque phase. Pour aboutir à un planning réaliste, vous devez porter une attention particulière à deux choses : les dépendances et les chevauchements.
Les dépendances
Certaines tâches ne peuvent pas être réalisées dans de bonnes conditions tant qu'une autre tâche n'a pas été finalisée au préalable. On parle alors de dépendance de deux tâches.
Dans l'exemple ci-dessous, j'attire votre attention sur la dépendance directe entre le recueil des besoins et les trois tâches qui suivent. En effet, on ne peut pas faire une étude de faisabilité dans de bonnes conditions si un recueil n'a pas été réalisé au préalable. De la même manière, une proposition commerciale ne peut pas être finalisée tant que l'étude de faisabilité et le cadrage n'ont pas été réalisés.
Les chevauchements
Tandis que certaines tâches sont dépendantes, d'autres au contraire sont indépendantes. Ces tâches peuvent donc être réalisées en parallèle par différents membres de l'équipe. Dans l'exemple ci-dessous, j'attire votre attention sur trois tâches qui peuvent être réalisées en même temps.
Mettre à jour votre progression
Une fois que toutes les tâches de votre projet auront une estimation de temps, un responsable, une date prévisionnelle de début et de fin, votre diagramme de Gantt ne vous servira plus uniquement à la planification mais aussi à la gestion quotidienne. Ainsi, vous allez pouvoir suivre l'avancement du projet en renseignant le niveau de progression de chaque tâche.
À ce moment-là, trois cas de figure peuvent se présenter :
Vos estimations étaient trop optimistes et vous êtes en retard. 😧
Vos estimations étaient parfaitement calibrées et vous êtes dans les temps. 😌
Vos estimations étaient trop pessimistes et vous êtes en avance. 😃
Si vous êtes dans le deuxième cas de figure pour toutes les tâches de votre projet alors vous êtes un véritable voyant, un devin, un prophète autant qu'un chef de projet. 🔮 😅
Vraisemblablement ça n'arrivera que très rarement, les aléas du quotidien font qu'il y a souvent quelques tâches en retard et d'autres en avance. Attendez-vous donc à devoir mettre à jour votre diagramme pour refléter ces changements.
Avantages et limites du diagramme de Gantt
Avantages | Inconvénients |
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En résumé
Rendez-vous au prochain chapitre pour apprendre à budgétiser votre projet et découvrir combien va nous coûter le projet de l'hôtel Paradis. 💸
