Élaborez un plan de recrutement

Il ne reste plus qu’à rédiger la fiche de poste en tenant compte de tout ce qui a été dit dans les chapitres précédents :

• son utilisation dans les dispositifs RH ;

• les informations à consulter et intégrer. 

Vous en déduirez assez simplement les éléments que cet outil RH devra comporter.

L'identification du poste

Que contient une fiche de poste ? Nous avons vu l'importance qu'elle peut avoir dans différents dispositifs RH. Inventorions à présent les précieuses informations qu'elle contient.

L’intitulé du poste

C'est un titre court (3 à 5 mots) donné au poste de travail, il permet son identification ; il devra être suffisamment clair pour que tout le monde comprenne ce que fait le titulaire. Ce libellé de poste sera repris dans le contrat de travail lors de l'embauche, ou pourra devenir le titre de votre offre d'emploi.

Exemple : "Responsable des relations commerciales avec les grands comptes".

L'intitulé de fonction ou l'intitulé de la fiche métier auquel le poste est rattaché

Cette fiche peut être annexée à la fiche de poste selon les dispositifs RH utilisés.

Souvent, une fiche métier ou une fiche de fonction listera des intitulés de postes rattachés, ceci pourra vous aider pour le point précédent.

Une description brève du poste

En 2 à 4 lignes, le poste sera identifié au sein de l'entreprise, souvent autour de sa mission principale ou sa valeur ajoutée. Elle pourra vous aider à rédiger une offre d’emploi lors d'un recrutement.

Exemple : "En charge des clients de plus de 500 salariés, est garant du bon développement des relations commerciales, de la prospection jusqu'à la livraison des commandes" .

Les missions confiées

Il est recommandé de lister 3 à 5 missions ; il s'agira des missions principales et éventuellement de missions secondaires observées et quotidiennement assumées par le titulaire du poste.

Pour chaque mission, vous pourrez indiquer 2 ou 3 tâches principales réalisées.

Il pourra être spécifié des "livrables", c'est-à-dire des productions attendues qui constitueront la matière nécessaire pour formuler des objectifs de performance lors des entretiens d'évaluation (critères quantitatifs, tels que moyenne de chiffre d'affaires généré, nombre moyen de clients en portefeuille confié, nombre moyen de groupes de stagiaires par mois, nombre moyen d'heures de cours à animer...).

Exemple :

Mission : organiser l'accueil des stagiaires dans les locaux de l'entreprise 

Tâches :

• préparer la liste nominative des stagiaires ;

• déposer la liste au bureau d'accueil la veille avant 16 h ;

• réserver les déjeuners au restaurant d'entreprise au moins 48 h avant.

Livrables :

• organiser l'accueil de 10 groupes de stagiaires en moyenne chaque mois, soit 120 personnes.

L'environnement du poste de travail

Le rattachement hiérarchique ou la position dans l’organigramme de l’entreprise.

Les responsabilités managériales : type d'équipe confiée (ingénieurs, chefs de projet, ouvriers...), effectif.

Les moyens alloués en termes de ressources matérielles nécessaires à la réalisation des missions confiées.

Quelques exemples : outils de travail (caméra pour un poste de caméraman, grue pour un conducteur de grue), bureau (fermé ou open space), télétravail, logiciels utilisés, équipements informatiques ou autres, voiture...

Le lieu de travail principal et les déplacements réguliers.

La mobilité géographique ; notamment le territoire confié pour les postes commerciaux itinérants.

Les horaires prévus et spécifiques au poste, notamment les astreintes éventuelles...

Les aspects liés au contrat de travail

• Le statut : cadre, employé, ouvrier, agent de maîtrise, freelance…

• La classification éventuelle dans la convention collective ou le dispositif de classification défini par l’entreprise.    

• Le type de contrat de travail : CDD, CDI, intérim, contrat en alternance…
  Différents types de contrats de travail – travail-emploi.gouv.fr

• La rémunération : souvent une fourchette en fonction de l’expérience ; on partira de ce qui est pratiqué dans l'entreprise. Un benchmarking avec le marché du travail sera toujours intéressant, pour voir si des mesures d'adaptation sont nécessaires. 

• Les modalités de temps de travail : temps plein ou temps partiel, récupération de temps de travail spécifique au poste...

• Les risques professionnels encourus : nous l'avons vu, dans certains secteurs d'activité, il est important voire obligatoire de détailler les risques encourus, les conseils de sécurité, les diplômes et certifications obligatoires pour exercer l’emploi. 

Exemple : pour un agent de sécurité, être titulaire du SSIAP1, du CQP et d'une carte professionnelle.

La gestion des compétences

La fiche de poste a des liens directs avec la gestion des talents et des compétences au sein de l'entreprise : gestion des carrières, formation, recrutement...

Elle précisera donc les compétences à mettre en œuvre dans l'exercice des missions et tâches décrites.

3 catégories principales

• Les savoirs : connaissances, savoirs théoriques liés au poste de travail.

• Les savoir-faire : la maîtrise acquise par la pratique de méthodes et d’outils.

• Les savoir-être : les types de comportement au travail, de qualités relationnelles spécifiques au poste.

Les qualifications nécessaires à l'exercice du poste

• Le niveau d'expérience recommandé : peut être libellé en années mais aussi en termes de postes occupés précédemment.

• Les diplômes, certificats, habilitations requis (le permis de conduire peut être indispensable !).

• Les langues étrangères et les niveaux requis pour accomplir les missions (attention aux règles légales).

• Les autres outils ou méthodes spécifiques au poste.

Les critères de mobilité

On listera parfois les postes "passerelles", c'est-à-dire les postes susceptibles de générer des mobilités et des évolutions de carrière sur la base de compétences communes ou faciles à adapter.

Les étapes finales

La rédaction est une phase importante, d'autant plus qu'elle nécessite une observation concrète de la réalité du poste et donc une objectivité, une distance à prendre par rapport aux personnes observées. Il s'agit d'une description du poste !

Il est vivement recommandé, quelle que soit la situation de l'entreprise, de faire relire et valider la fiche de poste, au minimum par le manager et par un titulaire du poste de travail. 

Dans le cadre d'un projet d'entreprise, les fiches de poste pourront être soumises à un comité de validation chargé de veiller à l'homogénéité et à la conformité des travaux. 

Selon la taille de l’entreprise et le dispositif RH dans lequel s’insère la fiche de poste, il pourra être imposé que le rédacteur mentionne son identité et signe son travail. La même opération peut être demandée aux valideurs. 

Enfin , la date de rédaction doit figurer, ainsi que la date de révision préconisée.

En résumé

La fiche de poste est constituée des éléments suivants :

• l'intitulé du poste ;

• l'intitulé de fonction ou de métier auquel il est rattaché ;

• une description brève du poste ;

• les missions confiées : tâches, livrables... ;

• l'environnement du poste de travail : position hiérarchique, responsabilités managériales, ressources matérielles, lieu de travail, mobilité géographique, horaires spécifiques... ;

• les aspects liés au contrat de travail : statut, classification, type de contrat, rémunération, temps de travail, risques professionnels... ;

• la gestion des compétences : les qualifications requises, les critères de mobilité... ;

• l'identification du rédacteur, du valideur ;

• les dates de rédaction et de révision.

Et voilà, le plan de recrutement et la fiche de poste n'ont plus de secrets pour vous ! Ils seront des outils puissants qui vous permettront de réussir le processus global de recrutement. Maintenant, à vous de jouer !