Un parcours de sélection peut intégrer de nombreuses étapes en fonction de l'amplitude du recrutement. Presque toujours, vous le structurerez autour des phases ci-dessous. Ensuite, vous ferez varier les outils, la place du digital, le nombre d'entretiens, les tests techniques ou comportementaux, etc.
Découvrons donc le "squelette" d'un processus de sélection, comment il se déroule généralement du début à la fin, dès que les critères de sélection ont été clairement définis, bien sûr !
Trier les CV
C'est une phase souvent ingrate, car le taux de chute peut facilement dépasser 50% des candidatures reçues. Mais c'est une étape incontournable, qui doit être effectuée avec la plus grande attention, car de très bons candidats ont des parcours professionnels atypiques qui pourraient être éliminés à la première lecture.
Il paraît que les recruteurs passent entre 30 secondes et 2 minutes à décider du sort d'un CV…
Dans un univers professionnel où les critères de capacité d'adaptation, d'apprentissage ou d'agilité dans l'action sont très prisés par les entreprises, le recruteur doit savoir les déceler dès la lettre du CV !
Dans un CV, vous analyserez les points suivants :
Tout d'abord, qu'il n'est pas trop long ; une page est idéal, deux pour des candidats ayant dépassé leur milieu de carrière. Un recruteur peut se poser, à juste titre, des questions sur l'esprit de synthèse du candidat !
Le look global du CV, la 1ère impression :
la clarté, le soin apporté à la rédaction et à la conception — c'est-à-dire "le souci du confort du recruteur", qui peut s'apparenter à un souci du service client — en même temps, un CV trop fantaisiste, plein de couleurs et de rubriques sera souvent difficile à décrypter ;
l'absence de fautes d'orthographe… ou presque ;
la précision dans les dates, la chronologie des évènements ;
l'identification des entreprises, du secteur d'activité, du poste occupé ;
la clarté dans la description des principales missions.
La personne peut-elle être clairement identifiée : comment la contacter ?
un email, un numéro de téléphone sont un minimum pour poursuivre le processus ;
attention cependant, la Loi contre la discrimination protège le candidat : il est impossible d'imposer une photo, une date de naissance, les années d'obtention des diplômes, l'adresse du domicile, la situation familiale, etc.
Respectez les obligations légales en matière de recrutement
Vous validerez des critères concrets et présents dans l'offre :
le niveau de diplômes : parfois vous compenserez un manque de diplômes par une expérience professionnelle intéressante ;
l'expérience requise : il est rare de trouver exactement le nombre d'années passées dans le poste spécifié — utilisez votre grille de critères et indiquez votre cotation en précisant ce que vous valorisez dans le parcours professionnel du candidat ;
le niveau de langues étrangères si c'est nécessaire ;
la maitrise de certains outils : PAO, Web Dev…
Parfois, un seul critère est déterminant, notamment un diplôme ou une certification incontournable dans certains jobs où ils sont imposés pour pouvoir exercer le métier. Il peut s'agir aussi tout simplement du permis de conduire !
Dans ce cas, vous axerez votre 1er tri de CV sur ce critère et la bonne nouvelle, c'est que vous pourrez déléguer.
Recherchez les contradictions ou les incohérences
C'est vraiment important car de nombreux CV sont "bidons" ou améliorés pour que ça passe !
Vous devrez de toute façon effectuer des contrôles tout au long du processus de sélection.
Dès la lecture du CV, repérez :
les périodes non documentées ;
la cohérence des dates et évènements ;
l'évolution dans la carrière ;
les missions assumées qui sont parfois sur-évaluées par rapport à la réalité du job occupé.
Les diplômes, expériences, tout devra être approfondi et argumenté dès la phase du "call" : le coup de téléphone !
Voilà votre premier tri de CV effectué, regardons maintenant les messages qui l'accompagnent : lettre ou email de motivation. Le candidat vous a écrit !
Le cas particulier des stagiaires
Il est fréquent de recruter des stagiaires, qui ont des CV souvent très courts avec peu d'expérience à afficher.
Vous devrez alors nuancer vos critères d'évaluation :
Certains auront apporté plus de soin que d'autres à la rédaction de leur CV, à la précision des informations.
Des étudiants ont souvent occupé beaucoup de petits jobs pour arrondir les fins de mois. Observez les postes occupés, les horaires, les cadences… Cela vous en dira beaucoup sur la capacité de travail, l'engagement, le sens des responsabilités de votre candidat.
Vous prendrez en compte les engagements associatifs et les fonctions assumées (Président, Trésorier ou responsable de la buvette !), le bénévolat, effectué parfois durablement.
D'autres seront de grands sportifs, des compétiteurs expérimentés, parfois en équipe, voire comme capitaine ou entraîneur. Ce sont de expériences managériales !
Élargissez votre spectre et analysez ce qui est déjà là !
Les qualités professionnelles se prouvent en toute occasion, pas seulement sur un poste de travail.
Lire la lettre de motivation
La lettre manuscrite a quasiment disparu et, avec elle, les tests d'analyse graphologique. Elle peut être demandée, mais ce sera plus tard dans le processus de sélection.
De nouveau, dans cette lettre, vous serez attentif au fond et à la forme.
La lettre est-elle rédigée avec soin ? Elle doit indiquer les coordonnées du candidat, mais aussi celles du recruteur, être facile et agréable à lire, pas trop longue sinon on se perd : une page maximum est un bon repère.
Voici des critères qui font marquer des points au candidat :
l'absence de fautes d'orthographe ;
des phrases courtes, simples, faciles à lire, mais précises et claires ;
une lettre personnalisée, au moins en partie, adaptée à l'offre d'emploi proposée ;
quelques mots sur l'entreprise, ce qui prouve que le candidat s'y est intéressé et a fait des recherches ;
une brève synthèse concernant le poste offert, les missions, le positionnement, etc., ce qui prouve la bonne compréhension du candidat ;
une présentation du profil du candidat "en lien" avec le poste, où il met en évidence ses compétences et expériences qui seront de réelles valeurs ajoutées pour l'entreprise ;
quand des requêtes précises sont formulées dans l'offre, c'est agréable que le candidat se positionne par rapport à elles (une mobilité géographique, la maîtrise d'outils ou de langues…) afin de préciser le CV ;
enfin, l'explication de sa motivation à intégrer l'entreprise dans ce job précis : qu'est-ce qui lui plaît, lui donne envie, fait qu'il a confiance dans sa réussite au sein de cette entreprise ?
Quand tous ces éléments sont présents, on gagne un temps fou dans la sélection, l'étape suivante du "call" en sera notamment grandement simplifiée.
Contacter les candidats par téléphone, le call !
C'est un premier contact, qui va concerner uniquement vos candidats pré-sélectionnés.
Cet entretien va vous permettre essentiellement de vérifier si vous souhaitez rencontrer physiquement la personne. Vous allez donc valider tous les points qui ne sont pas clairs pour vous.
Dans le métier, on appelle ça : "éclaircir les zones d'ombre".
Préparez l'entretien
Vous conviendrez d'un rendez-vous téléphonique à un moment tranquille pour vous deux ; il est délicat de contacter le candidat s'il est dans son bureau ou dans un supermarché !
Prévenez-le que vous allez lui poser quelques questions afin de préciser sa candidature et vérifiez qu'il est d'accord.
Vous préparerez à l'avance votre scénario d'entretien, les questions que vous poserez à tous les candidats, de façon à rester homogène dans votre collecte d'informations et objectif dans la prise de décision, qui sera rapide.
Quels sont donc les points à confirmer ?
Cet appel est destiné à effectuer des vérifications. Vous utilisez des questions fermées ou "légèrement" ouvertes, c'est à dire concernant un point précis de son CV, de son expérience, de sa connaissance du poste. La réponse doit être brève et précise, posez donc des questions en ce sens.
Le candidat a-t-il bien compris qui nous sommes et ce que nous recherchons ?
Vous repréciserez au candidat qui est l'entreprise et quel est le contenu du poste, sa réalité au quotidien. Vous lui demanderez si c'est clair pour lui, s'il a besoin d'informations complémentaires.
Certains points dans son CV ne sont pas clairs ?
Vous allez lui demander de préciser des dates, des chronologies, des changements de postes ou d'entreprises ; pointez clairement l'élément à préciser. Expliquez si besoin l'importance pour vous.
Validez des expériences importantes pour vous, des critères non négociables.
Quelle durée, quelles responsabilités, quels objectifs atteints, quelle taille d'équipe ?
Si le candidat est imprécis, inconfortable pour répondre et fournir des détails, c'est mauvais signe !
Demandez des preuves : une référence à contacter, un document…
L'anglais est indispensable ?
Posez quelques questions en anglais et voyez comment le candidat réagit.
Vérifiez l'obtention des diplômes.
Posez clairement la question : "avez-vous obtenu votre diplôme? ".
Certains ont abandonné en cours de route, ont le niveau mais pas l'examen ou sont même en cours d'études.
Écoutez attentivement pour cibler des compétences qui seront utiles dans le job.
Entendre le vocabulaire utilisé, l'aisance dans la communication téléphonique, le sourire au téléphone :D .
La capacité d'écoute de votre interlocuteur : entend-il vos questions ?
La qualité des réponses apportées, le discours est-il structuré, précis ?
Entendez et vérifiez la motivation
Quand le candidat vous parlera de son profil, sa candidature, son envie de vous rejoindre, ses compétences pour le poste , écoutez la motivation exprimée ; ce sera verbal et non verbal, c'est-à-dire dans le choix des mots, la tonalité de sa voix, la clarté de ses propos.
Vous pouvez à ce stade le questionner sur ses "prétentions salariales".
Il faut savoir parler d'argent, de salaires. Combien gagne-t-il actuellement et combien souhaite-t-il gagner ?
Attention à utiliser un langage commun : brut ou net ? annuel ou mensuel ? etc.
Qu'est-ce qu'on ne fait pas ?
C'est un entretien téléphonique de 15 minutes maximum, donc ne vous lancez pas dans de grandes discussions, évitez de poser des questions ouvertes qui vont enclencher de longues explications.
Laissez la parole au candidat ! Il doit parler plus que vous.
Si vous doutez, accordez au candidat le bénéfice du doute et rencontrez-le !
Ne laissez pas le candidat dans le flou en fin d'entretien ; il a postulé, accepté de répondre à vos questions, soyez vous aussi correct avec lui : informez-le de la suite donnée à sa candidature !
Pour conclure
À ce stade, vous avez collectionné suffisamment d'informations pour décider.
Vous remerciez le candidat de sa disponibilité et d'avoir accepté cet entretien.
Si vous souhaitez le rencontrer, fixez ensemble le rendez-vous sous 8 jours maxi, ne traînez pas !
Suite à votre entretien téléphonique, demandez-lui s’il souhaite poursuivre cette candidature ?
Fixez un rendez-vous à un moment et dans un lieu qui vous conviennent à tous les deux.
Afin d’éviter les absences de dernière minute, demandez-lui de confirmer sa présence la veille.
Expliquez-lui brièvement en quoi consiste l'étape suivante, qui il rencontrera et dans quel but.
Sinon, informez le candidat que vous continuez les appels avec d'autres postulants et que vous reviendrez vers lui sous 8 jours maximum, par email par exemple.
Ou informez-le immédiatement que certains aspects concrets et objectifs de sa candidature ne correspondent pas au profil attendu et aux besoins de l'entreprise. Vous préciserez lesquels !
Il est temps de vous dire au revoir après avoir bien vérifié les détails de votre prochain contact !
Rencontrez le candidat en entretien
Précisons juste que de nombreuses approches sont possibles :
un ou plusieurs entretiens le même jour ou sur plusieurs dates ;
un ou plusieurs candidats en même temps ;
un ou plusieurs recruteurs présents face au candidat ;
des lieux variés : bureau, lieu de travail, salle réservée dans un hôtel ou des bureaux partagés ;
des méthodes variées peuvent être utilisées, comme par exemple des mises en situation.
Par contre, l'objectif sera toujours le même : "vérifier l'adéquation entre le profil du candidat et le profil du poste" !
Communiquer au candidat votre décision
Il peut être long et difficile de choisir entre les derniers candidats. C'est un moment inconfortable pour les recruteurs et pour les "shortlistés".
Évidemment, il sera plus facile de communiquer une réponse positive qu'une réponse négative !
Beaucoup de recruteurs redoutent d'apprendre aux candidats que leur intégration n'aura pas lieu. Ils peuvent avoir la mauvaise idée de se cacher derrière des délais, des emails négatifs impersonnels ou parfois ne pas répondre du tout.
Avec l'autorisation du candidat, vous pouvez conserver sa candidature pendant 2 ans et constituer ainsi un vivier de candidats potentiels. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps lors d'un prochain recrutement, soit parce que le candidat sera toujours intéressé à intégrer l'entreprise, soit il fera jouer son réseau en vous connaissant déjà !
En résumé
Le processus de sélection est toujours à mettre en place collectivement ; il faut que les managers, les candidats et les recruteurs s'y intègrent facilement et confortablement.
Certaines étapes pourront être moins confortables pour le candidat, où l'on cherchera volontairement à créer un inconfort et tester sa résistance au stress en raison de la nature des missions à assumer.
Mais globalement, la sélection doit rester une démarche "gagnant-gagnant" dans un respect mutuel où le seul objectif est de faire un beau mariage !
