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J'ai tout compris !

Mis à jour le 08/07/2020

Jour J, accueillez le nouveau collaborateur

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Votre nouveau collaborateur est en chemin, c'est le jour J pour lui et vous n'avez pas le droit de le décevoir !

Tout a été contrôlé, son poste de travail est prêt, son ordinateur est dans votre bureau, le programme de la journée est validé avec le manager.

Vous serez la première personne à le recevoir et c'est vous qui coordonnerez le déroulement de cette première journée. 
Vous veillerez à ce que les nouveaux recrutés se sentent bien accueillis, équipés pour la course, informés, que les engagements pris lors du recrutement soient tenus et que la réussite soit au rendez-vous pour tous !

Le programme d'une première journée

Vous avez prévenu l'accueil, transmis le nom du collaborateur et son heure d'arrivée. Ils devront donc vous contacter dès qu'il se présente.

Il a à sa disposition un plan d'accès, vos coordonnées, une confirmation de rendez-vous ; a priori il devrait être ponctuel et en pleine forme pour vous rejoindre. :D

En général, le programme d'une première journée ressemblera à ça :

Horaire

Thème 

9h

Accueil par le RH (gestionnaire RH ou DRH ou Responsable recrutement selon la taille de l'entreprise) afin de régler les aspects administratifs RH, remettre les badges, expliquer les consignes importantes.

10h

Accueil par le manager afin de présenter le service, l'équipe, l'activité, le poste de travail. 
C'est le moment idéal pour un petit déjeuner d'accueil et pour présenter le "buddy", son nouvel ami ! Il est chargé de présenter les habitudes de l'équipe.

 11h

Remise du matériel informatique, ouverture des accès, boîtes email, etc. En cas de bug, retour immédiat au service IT.

 12h

Déjeuner avec le buddy et éventuellement des membres de l'équipe.
Puis visite des locaux : le restaurant d'entreprise, le CE, l'infirmerie, les zones dédiées aux salariés, les principaux services.

 14h

Le manager ou un collègue va présenter les principaux outils de travail : intranet, zones de stockage de l'information, normes de sécurité… tout ce qui permet de fonctionner au quotidien. 

 16h

Le manager va confier une première mission simple à réaliser et expliquer clairement le livrable attendu, proposer un délai, valoriser cette démarche ! Un "tuteur"(manager, buddy, collègue…) supervisera cette réalisation et restera à disposition pour répondre à toutes les questions et blocages.

17h

Le manager présente la suite du programme d'intégration pour le lendemain, la semaine, le mois… Un bilan de cette journée est effectué avec le nouveau collaborateur : comment il se sent ? les questions qu'il se pose ? ce dont il a besoin pour poursuivre ? 

Bien évidemment, ce programme variera énormément en fonction :

  • du poste occupé : un poste à hautes responsabilités, de manager, de développeur, de cuisinier, de gardien de sécurité… Les horaires différeront aussi.

  • de l'activité de l'entreprise : dans le bâtiment ou en usine, le programme est très différent de celui d'une SSII ou d'un hôtel, d'un restaurant…

  • de la taille du site : une grande entreprise, un "coworking", une TPE, une usine, un hôpital…

  • de la culture d'entreprise : certaines entreprises sont plus "solennelles" que d'autres, ont de nombreuses procédures à appliquer, ne disposent pas de RH…

    D'autres, comme les startups, vont fêter l'arrivée d'un nouveau "team member", organiser un petit-déjeuner ou une tournée des équipes dès le premier jour, planifier de nombreuses rencontres…

  • du nombre de personnes accueillies le même jour ! Un groupe de 5, 10, 20 ou 50 personnes va impliquer une organisation collective de l'accueil. Il faudra cependant réserver à chacun la possibilité d'un entretien individuel afin de répondre aux questions personnelles et confidentielles. Attention, tout ne se traite pas collectivement.

Distribuez les rôles

Attention, la mise en scène doit être impeccable. Chacun connaît son rôle et va l'assumer sans faute ! :soleil: 
En tant que responsable de la qualité du "onboarding", vous devrez veiller à ce que le scénario soit bien coordonné et que chacun soit en place !

Les acteurs principaux de cette première journée seront le RH, le manager, le buddy. La vedette sera bien sûr le nouveau "onboardé".

Le rôle du RH

Globalement, il est chargé de l'accueil dès l'arrivée dans l'entreprise, de vérifier que tout se présente bien, régler les derniers aspects administratifs, répondre aux questions d'ordre personnel et confidentiel, coordonner le bon déroulement de la journée et transmettre les informations concernant le fonctionnement de l'entreprise.
Nous y reviendrons en détails dès le chapitre suivant.

Le rôle du manager

Après le nouveau recruté, c'est l'autre acteur principal de la réussite de cette intégration !

Réussir l'intégration de ce nouveau collaborateur doit être la priorité de sa journée, de sa semaine, du mois et même parfois du trimestre ! 
Le manager va donc organiser sa journée en fonction de cet évènement majeur.

Il accueillera personnellement le nouveau collaborateur dès la fin de son entretien avec le RH.

Il veillera à :

  • le présenter à l'équipe ; l'idéal est d'organiser un café d'accueil !
    Dans une petite entreprise, il sera présenté à tous les "team-members" ; ce sera l'occasion de visiter les locaux et repérer "qui fait quoi".

  • le recevoir en entretien afin de lui expliquer, de l'intérieur cette fois :  

    • le fonctionnement du service et son positionnement au sein de l'entreprise ;

    • l'organisation des équipes et qui sont ses collègues, leurs missions et leurs interactions ;

    • les rituels importants : réunions d'équipe, moments de reporting, planning d'activité, partage d'informations… ;

    • son programme d'intégration : que va-t-il se passer aujourd'hui, cette semaine et dans les prochains mois ? 

    • et de vérifier que tout se passe bien à ce stade et répondre aux questions éventuelles.

  • lui remettre son poste informatique, effectuer les ouvertures de comptes, vérifier que tout fonctionne et donc lui présenter les principales applications et outils de travail.
    Dans certaines entreprises, un membre du service IT se chargera de cette mission ; le manager peut aussi la déléguer à un mentor, un collègue…
    En tout cas, le manager est le garant du bon déroulement des opérations ! Son collaborateur doit recevoir un matériel informatique qui fonctionne et disposer de tous les accès nécessaires pour travailler. Si un problème se présente, le manager devra agir immédiatement pour que tout soit résolu. 

  • lui présenter son "buddy", le collègue chargé de lui faire découvrir la vie quotidienne au sein de l'entreprise. Ils iront déjeuner ensemble et échanger sur des sujets moins formels et sérieux ! 

Première réunion de travail !

Le manager va débuter la formation du collaborateur concernant :

  • l'organisation du travail au sein de l'équipe : former sur les outils utilisés dans l'équipe, le mode de stockage des informations, les réseaux en place, les principaux partenaires, la feuille de route des projets en cours…

  • les missions confiées : il est temps de rentrer dans le vif du sujet et de préciser le plan d'action !
    Quels seront les objectifs pour les prochaines semaines, les prochains mois ?
    Quels seront les moyens alloués pour garantir la montée en compétences ?
    Comment va-t-on réussir cette intégration et arriver à la fin de période d'essai sereinement ? 

  • un premier objectif fixé, une première tâche à réaliser : cela permettra au collaborateur de s'immerger, de montrer ses compétences, de s'intégrer plus rapidement en se sentant utile dès les premiers jours. 

Bien évidemment, selon les entreprises, les niveaux de responsabilité, le type d'emploi, certaines tâches seront déléguées à un collègue ou un mentor, notamment la formation aux outils utilisés dans l'équipe et la présentation des méthodes de travail au quotidien.

Le bilan de la première journée

Un moment important, le manager va terminer la journée en tête à tête avec le nouveau collaborateur.
C'est un entretien où le collaborateur doit s'exprimer. La méthode à utiliser est donc le QQQCOP ! 

Le QQQCOP un modèle simple pour mieux questionner !
Le QQQCOP : un modèle simple pour mieux questionner !

Le manager devra privilégier des questions ouvertes :

  • Qui avez-vous rencontré ?

  • Quel est le sujet qui vous a le plus intéressé ?

  • Quand devez-vous revoir le RRH ?

  • Comment allez-vous organiser vos transports ?

  • Où préférez-vous vous installer ? 

Fréquemment, vous devrez briefer le manager et le guider sur la méthode à adopter pour cet entretien.
Vous devrez aussi parfois le convaincre de l'importance de dédier du temps au nouveau collaborateur dès le premier jour. Il en gagnera par la suite !

Le rôle du buddy

Désigner un parrain facilitera l'intégration "humaine" dans l'entreprise.
Bien évidemment, il est préférable que le buddy soit volontaire et intéressé par cette mission.
Privilégiez des profils chaleureux qui connaissent bien l'entreprise et sont appréciés par leurs collègues.
Le nouveau collaborateur en bénéficiera !

Il guidera le nouveau collaborateur pendant ses premières semaines au sein de l'entreprise.

Il lui fera partager des moments conviviaux entre collègues, lui présentera les "us et coutumes" de l’entreprise, les facilités à sa disposition, les avantages dédiés aux salariés, partagera son expérience.

Il pourra répondre à des interrogations de façon simple et informelle sans alerter à chaque fois le manager.

Des détails qui ont leur importance !

Le buddy pourra faire visiter les locaux de l'entreprise de façon plus pratique. Il pourra expliquer, montrer, accompagner, afin de répondre à de multiples "petites" questions :

  • où sont les salles de pause et les toilettes ;

  • comment réserver une salle de réunion ;

  • où scanner un document, récupérer des fournitures de bureau ;

  • comment fonctionne la cuisine collective ;

  • comment gérer ses horaires ou ses congés ;

  • quelles sont les personnes à rencontrer au CE pour être inscrit sur la liste de Noël ou toucher les chèques-vacances ;

  • qui sont les personnes utiles dans les différents services ;

  • où garer sa voiture ;

  • quels sont les bonnes adresses pour déjeuner à l'extérieur !

Menez un entretien d'accueil

Le RH va donc être le premier interlocuteur du nouveau collaborateur lors de son arrivée.

Son rôle sera d'aborder tous les sujets RH, mais aussi de délester le manager des sujets "entreprise", lui libérer du temps pour qu'il puisse se focaliser sur la montée en compétences opérationnelles de son collaborateur.

Le "welcome kit"

De plus en plus d'entreprises disposent de "goodies", de gadgets tels que des stylos, carnets, sacs, t-shirts, clés USB, câbles multiprises, etc.

Il est sympathique de remettre au nouveau collaborateur un pack d'accueil avec plusieurs objets à l'effigie de l'entreprise. Vous lui préparerez un paquet cadeau dès son arrivée, qui le rendra reconnaissable en tant que membre de la team !

Les sujets à aborder par le RH

Le RH sera l'interlocuteur compétent pour aborder tous les sujets liés aux conditions d’emploi au sein de l'entreprise :

  • collecter les informations personnelles qui peuvent encore manquer au dossier du collaborateur : RIB, attestation de sécurité sociale, contrat de travail signé… ;

  • faire compléter les différents documents d'adhésion à la mutuelle ou au régime de prévoyance de l'entreprise ;

  • remettre les badges d'accès aux locaux, au parking, au restaurant d'entreprise… ;

  • expliquer l'utilisation du portail RH dédié aux salariés et de l'intranet.

Il devra communiquer au salarié les informations importantes concernant :
  • la rémunération : intéressement, épargne salariale, épargne retraite, gestion du compte épargne-temps (CET) ;

  • le temps de travail : horaires, congés, absences ;

  • les modalités spécifiques au télétravail ;

  • la mutuelle et la prévoyance offertes aux salariés ;

  • la convention collective, le règlement intérieur et les différents guides et chartes dont informatique ;

  • les avantages salariés : les produits d'entreprise, le 1 % logement… ;

  • la santé et la sécurité : la prochaine rencontre avec le médecin du travail, les consignes de sécurité et les points de regroupement en cas d'incendie ou d'attentat.

Il sera intéressant que le RH puisse présenter les différents dispositifs de développement RH.

Un nouveau salarié sera toujours satisfait de découvrir qu'une politique de gestion des carrières et de développement des talents est en place au sein de l'entreprise.

Cela intègre donc une présentation :

  • du parcours d'intégration mis en place et dont il va bénéficier ;

  • du dispositif de formation et des modalités d'accès ;

  • du calendrier en place concernant les différents entretiens individuels ;

  • de la stratégie de Talent Management mise en place ;

  • des outils digitaux  accessibles au salarié et permettant de gérer ses différents dispositifs.

Le fond et aussi la forme

Le RH devra être chaleureux, accessible, encourageant et empathique.
Arriver dans une nouvelle entreprise n'est pas facile. Le nouveau collaborateur va devoir faire ses preuves, construire son réseau relationnel, développer une nouvelle organisation…

Chaleureux, ça signifie quoi concrètement ? 

Le langage non-verbal est aussi important que le langage verbal.
Vous serez donc vigilant au sourire, à la posture d'ouverture — pas de bras croisés sur la poitrine, par exemple, :diable: symbole de fermeture.
Attention à votre expression orale : ne parlez pas trop vite, ni trop fort, ni trop bas ; utilisez des mots simples et des phrases claires.

Écoutez votre interlocuteur, observez son attitude est essentiel ; si vous sentez un recul ou une interrogation non verbalisée, sollicitez l'expression verbale : c'est tout simple de demander "quelles informations complémentaires puis-je vous apporter ?"

Vous devrez dédier un vrai temps au nouveau collaborateur : 1 heure est souvent la durée nécessaire.
C'est important pour créer la relation, faire connaissance dans un contexte nouveau, où il n'est plus un candidat en situation de recrutement mais un collègue, un salarié de l'entreprise à qui vous devez un réel service de qualité. C'est votre travail !

Soyez pro !

Votre présentation sera préparée, votre discours sera clair et structuré.
Transmettre une image de professionnalisme, d'intérêt réel pour le nouveau collaborateur est très important pour construire la confiance dans l'entreprise.

Il faudra poser le cadre de l'entretien en présentant l'objectif de la rencontre, les sujets prévus, votre rôle pour lui désormais au sein de l'entreprise.

Rassurez le nouveau collaborateur. Il peut vous poser toutes les questions auxquelles il pense, cet entretien peut être confidentiel et certaines informations resteront impérativement entre lui et la RH. Vous déciderez soit de répondre aussitôt à la question soit de l'informer du moment où la réponse lui sera apportée par le manager ou un autre interlocuteur qu'il rencontrera. 

L'entretien se terminera par des questions ouvertes, afin de valider la bonne compréhension des éléments importants et identifier les points de blocage ou les doutes du salarié.

  • Que pensez-vous de notre entretien ?

  • Quelles sont les questions que vous souhaitez me poser ?

  • Quand souhaitez-vous rencontrer le médecin du travail ?

  • Comment souhaitez-vous recevoir les documents signés ? 

  • Que pensez-vous de notre kit d'accueil ? 

Votre professionnalisme sera prouvé dès le premier contact et votre nouveau salarié n'hésitera pas à vous contacter s'il rencontre un problème.

Ce lien de confiance que vous saurez créer peut éviter un départ dès les premières semaines, dû souvent à un malentendu, un manque de proximité relationnelle ou tout simplement d'information.

Quelques témoignages

En réponse aux questions "comment avez-vous vécu votre première journée ?", "qu'est-ce que vous avez apprécié" et "qu'est-ce qui vous a manqué", voici quelques témoignages :

  • "Ma première journée est un très bon souvenir car un salarié était "responsable" de mon intégration. Il s'était rendu disponible toute la journée en évitant les réunions, pour que je puisse avoir un interlocuteur en cas de question. Il m'a fait visiter le site, présenté aux différents collègues et m'a expliqué le fonctionnement de l'entreprise et de l'équipe. J'ai apprécié aussi le fait qu'on m'avait déjà créé une adresse mail sur laquelle il y avait plein de messages de bienvenue, et que mon ordinateur était aussi prêt.
    - Ce que j'ai apprécié : le petit-déj prévu, le fait que mon équipe se rende disponible pour le partager avec moi. J'ai bien aimé aussi le fait d'avoir un interlocuteur unique : ça facilite les choses et je savais qu'il avait prévu que je le dérange... donc je ne culpabilisais pas. Ça a duré une journée, ensuite on faisait un point tous les jours pendant une semaine, puis une fois tous les 15 jours.
    - Ce qui m'a manqué : pas grand chose du coup ! Mon manager n'était pas disponible pendant mes premiers jours : dommage, mais ça peut arriver !"

  • "Mon premier jour en entreprise s’est très bien passé. Ma responsable avait préparé sur mon bureau tous les goodies de l’entreprise (t-shirt, cahier, sac, stylo, pull…) en plus d’un guide de bienvenue présentant l’entreprise, ses valeurs et son fonctionnement (horaires, afterwork entre collègues, etc). L’office manager et ma responsable m’ont accompagné tout au long de cette première journée, en me présentant l’équipe, les locaux et les différentes missions que je devrais réaliser pendant mon alternance. J’ai globalement bien été prise en charge, mes responsables ont été attentifs et prévenants."

  • "Voici le souvenir que je garde de ma première journée: le petit-déj d'accueil avec la team, dès le matin, était très sympa. 
    J'ai apprécié l'accueil qui m'a été fait : la rencontre avec les nouveaux collègues, le temps qu'ils m'ont accordé pour m'expliquer leur façon de travailler, les outils qu'ils utilisent…
    Je dirais que ce qui m'a manqué c'est une visite des locaux, une présentation de chaque équipe, des chefs d'équipes, qui fait quoi, à qui je peux m'adresser pour telle ou telle demande…"

En résumé

"On n'a pas deux fois l'occasion de faire une bonne première impression." 
C'est vrai pour le collaborateur, mais aussi pour l'entreprise. C'est même la raison majeure des départs dès les premiers jours.
La bienveillance est importante, tout autant que la qualité de l'organisation du planning et la bonne réception d'un matériel de travail opérationnel. 
En tant que RH, vous portez la responsabilité de la réussite de cette première journée !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite