Intégrez vos nouveaux collaborateurs

Votre nouveau collaborateur est recruté, il est installé à son poste de travail et maintenant les choses sérieuses commencent !

Nous savons tous que le candidat idéal n'existe pas, il va donc falloir organiser sa montée en compétences afin de le mettre en stratégie de réussite.

C'est avant tout se fixer comme objectif l'acquisition de son autonomie dans le travail.
Il faudra concevoir un programme de développement des compétences, en partant du niveau actuel du collaborateur et en visant le niveau souhaité dans le profil de poste.

En tant que RH, vous serez chargé d'accompagner le manager dans la bonne compréhension de cette approche et dans la conception d'un outil de management de la compétence qui soit pertinent et bienveillant !

Viser l'autonomie

Un nouveau collaborateur autonome dès la première semaine, ça n'existe pas. Attention danger !
Tout est nouveau pour lui : l'entreprise, les personnes, les objectifs spécifiques à l'entreprise et souvent les méthodes de travail.

On constatera, dans la majorité des cas, les stades d'évolution listés ci-dessous, en fonction de l'ancienneté dans le poste.

Voici des repères constatés sur de nombreux postes de travail :

Au début, le collaborateur sera dépendant ; il faudra lui expliquer, lui montrer, le tutorer, le former.
C'est normal et, selon les postes de travail, cette phase peut durer de 1 semaine à 6 mois.
Il n'est pas rare de découvrir des programmes d'intégration et de formation des nouveaux entrants qui dépassent même largement cette durée. 

Le plus compliqué à gérer pour un manager sera de rencontrer un collaborateur qui croit savoir, qui sait mieux que lui ou qui refuse de l'informer de ce qu'il fait… Les difficultés du management au quotidien surgissent !

Évaluer les compétences

Durant la phase de sélection, vous avez examiné le parcours du candidat, sa formation, ses expériences acquises, collecté des références et validé un certain nombre de compétences.
Cependant, le processus de sélection permet rarement d'évaluer toutes les compétences nécessaires à la réussite du salarié dans son poste de travail.
Seuls certains dispositifs pointus d'assessment s'en rapprochent véritablement.  

Utilisez le profil de poste

C'est le profil de poste utilisé pour écrire l'offre d'emploi qui va vous permettre de modéliser l'évaluation de compétences du nouveau collaborateur.

Issu de la fiche de poste, ce profil est donc adapté au poste de travail, à la situation actuelle, aux objectifs à atteindre. 
Vous reprendrez avec le manager chacune des missions confiées, les tâches à réaliser et vous définirez, si cela n'a pas déjà été fait, les compétences à mobiliser en termes de savoir, savoir-faire, savoir-être. 

Construisez votre grille d'évaluation des compétences

Vous listerez les compétences à valider en les classant soit par tâches à maîtriser, soit par familles de compétences : techniques, commerciales, informatiques, administratives, relation client, prospection, production…

Vous choisirez un système de cotation qui validera la progression du collaborateur : alphabétique, numérique ou des smileys. :'(:):D:magicien:

Prévoyez toujours une zone de commentaires à compléter par le manager lors de ses entretiens de suivi avec son collaborateur. Cela leur permettra de définir objectivement un plan de progression permettant d'atteindre le niveau supérieur.
Vous cherchez à développer la compétence, pas à "casser la motivation" du nouveau collaborateur !

Évaluez en situation de travail

L'objectif est que le collaborateur soit en plein maîtrise de son poste de travail. Il faut donc se focaliser là-dessus.
Vous définirez avec le manager une progression dans les tâches à lui confier.
Vous vérifierez que la démarche est claire pour lui ainsi que les enjeux ; l'utilisation de ces outils lui permettra d'établir une relation de confiance et de partenariat avec son collaborateur, où l'objectif est de réussir au plus vite sa prise de poste.  

Il faudra bien évidemment expliquer au collaborateur tout le dispositif d'évaluation :

• les compétences à mettre en œuvre et qui seront évaluées ;

• les livrables attendus qui permettront d'évaluer la compétence ;

• les méthodes et les moyens préconisés et à sa disposition pour atteindre l'objectif ;

• les délais proposés pour cette réalisation.

Afin de décharger le manager, fréquemment, un tuteur sera chargé de superviser le développement des compétences sur le poste de travail.
Il devra alors être étroitement associé à la conception de la grille d'évaluation et responsabilisé quant à la bonne attitude à adopter pour favoriser une collaboration propice à l'évolution du salarié.

Il ne reste plus qu'à mettre le collaborateur en situation de travail, être vigilant à intervenir dès la moindre difficulté ou besoin de soutien, sachant que selon les difficultés rencontrées plusieurs personnes peuvent être sollicitées : le manager, le tuteur ou le RH. 

L'évaluation peut alors se faire en toute sérénité parce qu'elle est cadrée, expliquée, normée dans une logique "gagnant-gagnant", qui va intégrer à la fois la réussite du collaborateur et celle de l'entreprise. 

Développer les compétences

Un parcours d'intégration va donc avoir pour objectif principal de développer les compétences du nouveau collaborateur et d'optimiser la prise de fonction.

Le parcours d'intégration devra intégrer toutes les étapes nécessaires au développement de l'autonomie du salarié dans son poste de travail.

Concevez un parcours d'intégration 

En général, dès son arrivée le RH ou le manager présentera au nouveau collaborateur son parcours d'intégration qui concernera à la fois la découverte de l'entreprise, la prise en main des outils et méthodes, l'installation dans le poste de travail.

Dans la majorité des entreprises, dès la première semaine, un certain nombre de rencontres vont être programmées ; elles seront extrêmement variables selon le type de poste et le niveau de responsabilités.

Voici les principaux thèmes à intégrer dans un parcours d'intégration, selon la taille de l'entreprise ou le nombre de recrutés. Certains thèmes pourront être présentés collectivement :

Un nouveau collaborateur appréciera toujours d'être accompagné, tutoré, intégré dans un parcours de développement de ses compétences et de prise en main de son poste de travail.
C'est le seul moment où il sera demandeur de cette prise en charge, où il sera dépendant du tuteur, du manager ou de la RH pour découvrir plus rapidement et plus efficacement son nouvel environnement de travail et réussir à se débrouiller tout seul ! :pirate:
Profitez-en pour bien poser les règles du jeu, transférer les méthodes et les process à respecter, fixer clairement les objectifs à atteindre.  

Intégrez les outils digitaux et collaboratifs

De plus en plus, vos nouveaux recrutés seront nés avec le digital dans leur berceau !
Ils aiment communiquer, travailler en mode réseau, utiliser des outils digitaux, donner du sens à ce qu'ils font.
Ils ont envie qu'on leur fasse confiance et en même temps, nous sommes d'accord, la confiance, ça se mérite !

Des méthodes nouvelles de management de la compétence sont à intégrer, souvent informelles mais redoutablement efficaces, car ces nouveaux collaborateurs savent trouver et vérifier l'information si on leur en donne les moyens…

Instaurez dès les premiers jours des moments de travail collectif entre pairs ou en groupe projet

Ils aiment se rencontrer, co-construire, partager la connaissance, les bons plans et mettre du fun dans tout ça !  Ça ne coûte pas cher et ça peut rapporter gros, car cette proximité va accélérer le transfert de compétences, la recherche de solution à des problèmes ponctuels que votre nouveau collaborateur affichera plus facilement à ses collègues qu'à son boss…
Et puis la formation, pour eux, se fait de plus en plus partout et n'importe quand.

Utilisez les outils digitaux pour échanger, questionner, se rencontrer

Des outils de plus en plus utilisés dans les entreprises, tels que Slack, vont leur permettre de rencontrer leurs collègues, faire connaissance discrètement mais efficacement, prendre contact avec un directeur, pourquoi pas, pour solliciter une rencontre !  
Ces outils conçus pour échanger individuellement ou collectivement par groupe d'affinités ou d'activités vont leur permettre, à travers la lecture des échanges, de mieux comprendre les enjeux, les ressources, mais aussi les difficultés et les contributions qu'ils vont pouvoir apporter. 

Transférez-leur des liens vers des formations en ligne, des vidéos ; Youtube est leur meilleur ami et on y trouve d'énormes ressources sur tous les sujets. Par contre, conseillez-les, préconisez des intervenants de qualité qui sont en phase avec votre approche du métier ou du business.

Ouvrez des accès à votre plate-forme de ressources en ligne : communication d'information, classes virtuelles, MOOC ou Webinar…Préconisez certains sujets et partagez avec eux sur ce qui aura attiré leur attention, ce qu'ils auront découvert, apprécié, ce qu'ils ont besoin d'approfondir.

Demandez au collaborateur de contribuer à l'élaboration de son parcours d'intégration

En découvrant l'entreprise et ses activités, il aura envie de rencontrer telle ou telle personne ; décloisonnez les services, ouvrez grand les portes ; plus l'information circule et mieux elle sera exploitée.

Parfois, il pourra aussi choisir certaines formations. Responsabilisez-le, si l'objectif est clair quant à sa prise de poste, il saura prioriser les actions à réaliser et les savoirs à acquérir, avec votre aide, celle de son tuteur ou de ses pairs.

Assumez vos valeurs et votre culture d'entreprise

Vous affichez des valeurs telles que la solidarité, la qualité de service, l'innovation, l'esprit d'équipe ou l'excellence ; attention, mettez tout cela en application.
Ces jeunes générations sont fans de vos valeurs, ils vous ont rejoint pour les partager.
Innovez, soyez attentif à la qualité de l'intégration, soyez disponible et collaboratif.

Soyez clair quant à votre projet d'entreprise et donnez du sens à vos actions et celles que vous confiez à ces jeunes collaborateurs. C'est un véritable moteur de motivation pour eux !
Ils sont encore plus exigeants que leurs ainés sur ce sujet…

• Quel est leur rôle, leur mission, leur valeur ajoutée dans le développement de l'entreprise ?

• Avec qui vont-ils collaborer et pourquoi ?  

• Où va l'entreprise ?

• En quoi va-t-elle impacter son environnement, faire évoluer le métier, la société ?

Préparez vos réponses à toutes ces questions et soyez exemplaires dans la représentation au quotidien de vos valeurs…

En résumé

Le développement des compétences de votre collaborateur doit s'effectuer intelligemment et harmonieusement. Vous avez accepté de travailler ensemble, alors maintenant soyez clairs sur les objectifs : échangez sur les attentes mutuelles, développez une proximité en favorisant l'action du manager, du tuteur, du buddy, des collègues, l'accès aux outils, à l'information, à la formation et à la mise en pratique !

En tant que RH, vous portez la responsabilité de l'efficacité du processus de développement de la compétence ; vous devez accompagner le manager, créer les outils, former parfois à la méthode et valider régulièrement le bon développement du nouveau collaborateur.

C'est le bon équilibrage de tout ce système qui fera le succès de l'intégration, l'atteinte des objectifs, la bonne évolution du collaborateur mais aussi de l'équipe et de l'entreprise.