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J'ai tout compris !

Mis à jour le 08/07/2020

Utilisez les outils digitaux pour optimiser le onboarding

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Intégrer des outils digitaux au "onboarding" devient incontournable.

Les avantages sont évidents car sur un seul outil vous allez :

  • automatiser toutes les actions répétitives ;

  • informer et coordonner tous les intervenants ;

  • diffuser et collecter les documents ;

  • transférer les compétences, connecter les modules de formation ;

  • accompagner le développement du nouveau recruté ;

  • évaluer la réussite de l'intégration ! 

Intégrez les "digital natives"

De plus en plus, vos nouveaux recrutés sont nés avec un ordinateur dans leur berceau !
Vous risquez de les décevoir si votre intégration se déroule sans faire appel à des moyens digitaux qui vont les étonner, les amuser, valoriser votre image employeur "branché" !

N'oubliez pas qu'ils sont beaucoup plus volatiles que leurs aînés.
Quitter un job ne leur fait pas peur s'ils ne se sentent pas à l'aise, s'ils s'ennuient, si on ne leur fait pas confiance, si l'ambiance est morose, si on les traite comme des gamins irresponsables.

Accéder à une plate-forme en toute autonomie leur permettra d'être acteurs de leur intégration, d'organiser une partie de leurs rendez-vous, de suivre des formations, de découvrir l'entreprise et d'interagir avec des collègues et partenaires.

Intégrer les digital natives !
Intégrez les digital natives !

Ils ont des leçons à vous donner sur l'utilisation des outils digitaux, alors faites-leur confiance !
Vous pourrez programmer avec eux une feuille de route, des personnes à rencontrer, des stages à suivre, des tâches à réaliser. Fixez-leur des objectifs clairs, des délais et ensuite donnez-leur l'occasion de vous étonner, de vous prouver leur efficacité et leur sens de l'organisation !

Utilisez une plate-forme SAAS de "onboarding"

Des outils en SAAS sont déjà proposés pour gérer votre processus d'intégration, notamment par la startup française Heyteam.

Intégrer un tel outil en mode SAAS vous permettra très rapidement d'automatiser les tâches suivantes, afin de préparer l'accueil de votre nouveau collaborateur :

  • récupérer "on line" les scans de ses documents, tels que sa carte d'identité, son attestation de sécurité sociale, son RIB et donc de gagner du temps dans la préparation administrative ;

  • communiquer avec les équipes IT, transférer les informations, suivre l'avancement des opérations ;

  • collaborer avec le manager, concevoir, valider et mettre en ligne son planning d'intégration ;

  • préparer les accès aux différents outils (des ouvertures de comptes sur des outils en mode SAAS peuvent être automatisées) ;

  • intégrer les différents partenaires, directeurs, collègues à rencontrer ;

  • affecter des rôles aux mentors, "buddy" ou parrain ;

  • présenter l'équipe et son fonctionnement ;

  • faire découvrir l'entreprise, son organisation, son histoire ;

  • partager toutes les informations concernant le lieu de travail, les avantages sociaux, le comité d'entreprise

    Heyteam les fonctionnalités - heyteam.com
    Heyteam les fonctionnalités - heyteam.com

Le nouveau salarié se connectera en toute autonomie, pourra s'informer et se former "en libre service", même avant son arrivée. Il communiquera rapidement avec les différents interlocuteurs et pourra contribuer à l'avancement de son processus d'intégration !

Les SIRH

Les SIRH développent des modules complémentaires intégrant des ATS, le Talent Management en lien avec les fonctionnalités classiques de paie, administration du personnel, gestion de la formation, contrôle de gestion RH…
L'automatisation et l'optimisation du "onboarding" sont en voie d'apparition !  

Les enjeux des grands groupes

Les grands groupes, souvent utilisateurs des SIRH les plus connus, rencontrent des difficultés avec des processus d'intégration récurrents, souvent mal finalisés, difficiles à coordonner en raison de la taille de la structure et de la multitude des priorités des différents acteurs.

Le turnover des nouveaux entrants, et notamment des plus jeunes collaborateurs, est un problème important pour de nombreuses grandes entreprises. Il faut adapter les process, donner envie, parler le même langage et utiliser les mêmes outils !

Les fournisseurs de SIRH doivent faciliter la transition digitale et permettre aux DRH de bénéficier des mêmes outils que ceux proposés par les ATS.

Les équipes RH sont pleinement concernées par l'efficacité du onboarding. L'objectif est de gagner en temps et en efficacité, mais aussi de proposer aux nouveaux collaborateurs un dispositif de qualité, réactif, efficace, ouvert aux interactions, encourageant le collaborateur à contribuer à la construction de son parcours.

Intégrez des salariés en télétravail

Le travail à distance ou "home office" se développe de plus en plus. Les salariés sont présents sur le site à temps partiel, voire pas du tout, dans certains modes d'organisation.

La qualité de leur intégration est d'autant plus stratégique ! Comment transférer les informations, faire connaître les différents interlocuteurs, communiquer l'esprit d'entreprise, les savoirs faire spécifiques ?

Le process d'intégration va devoir s'adapter, se digitaliser ; c'est encore plus important quand on a affaire à des travailleurs hyper digitalisés sur leur poste de travail !

Dans ces situations, les documents seront transmis par email ou seront accessibles sur une plate-forme. Même la signature électronique peut être utilisée.

En tout cas, l'enjeu sera d'autant plus important ! Vous pourrez difficilement leur demander de vous préparer une belle enveloppe avec tous les documents nécessaires et mettre plusieurs jours à répondre à leurs demandes. :waw:

Les outils digitaux pour collaborer

Intégrer de nouveaux collaborateurs implique d'ouvrir l'entreprise, ses savoirs et ses process le plus efficacement possible. Il faut que le nouveau salarié se sente rapidement à l'aise, informé, soutenu par le collectif, accueilli aussi en tant qu'individu en fonction de son profil et de ses besoins.
Communiquer, collaborer, transférer les informations et les connaissances devient stratégique, mais aussi de plus en plus facile pour peu que l'on s'intéresse aux bons outils digitaux.

Les startups, mais aussi de nombreuses entreprises à travers le monde, sont fans d'outils tels que :

Slack , une plate-forme de communication collaborative

Elle permet de discuter, échanger des infos, partager par groupes d'affinités en temps réel sans bouger de son bureau. L'avantage est que l'interlocuteur répond rapidement, mais en fonction de sa disponibilité, sans interruption de travail intempestive, et que la réponse peut être enrichie par le collectif.
Créer un groupe dédié aux nouveaux arrivants peut être une très bonne idée, permettant à tous d'échanger sur leurs découvertes, se connaître, partager les besoins et les réponses. Il peut être judicieux de faire participer quelques "bons interlocuteurs" au sein de l'entreprise, afin de résoudre rapidement les difficultés collectivement exprimées. 

Workplace de Facebook : un espace Facebook dédié à l'entreprise

Il se gère exactement comme votre profil utilisateur Facebook. C'est donc un réseau social qui intègre la possibilité de créer des groupes par affinités, de s'envoyer des messages privés, de commenter des parutions, de partager des informations, process ou projets. Dès la première année, 30 000 entreprises ont adopté l'outil à travers le monde !
L'intérêt est tout trouvé pour communiquer avec de nouveaux arrivants, les intégrer aux modes de fonctionnement de l'entreprise, leur donner un accès aux autres collaborateurs dont le profil est présenté, découvrir les responsabilités de chacun en fonction des différents thèmes et obtenir des réponses rapides à leurs questionnements. Ils peuvent créer ainsi leur réseau de façon autonome et documentée.

Trello, un outil pour bien s'organiser !

C'est un outil gratuit qui permet d'organiser des tâches, gérer des projets en mode collaboratif, créer des checklists, attribuer des tâches à des partenaires, vérifier l'avancement, partager des fichiers…
Bref, tout ce qui permet de coordonner un parcours d'intégration ! Assigner des rôles aux partenaires des services administratifs, informatique ou logistique devient facile ; de même que partager l'avancement du processus et collecter ou mettre à disposition des nouveaux collaborateurs des documents, un parcours de formation, des supports, un planning…

Dropbox, un espace de stockage partagé

Cet outil va permettre de stocker et partager des fichiers, collaborer sur des projets communs, même à distance, organiser facilement les mises à jour de l'information et leur disponibilité en temps réel.
Vous pouvez ainsi rendre accessible en permanence à vos nouveaux recrutés des documents de travail, des présentations, des process…

De même, Google propose une série d'outils collaboratifs : la suite Google
  • Drive : similaire à Dropbox, qui permet le partage de documents, tableaux, présentations, etc. ;

  • agendas : permettant de partager les emplois du temps, prévoir des rencontres, des formations ou des réunions ;

  • contacts : répertoriant les personnes, leurs fonctions, leurs coordonnées ;

  • meet : un outil de visioconférence qui permet simplement de créer une réunion, puis d'inviter des participants ; rien de mieux pour vos salariés en télétravail ! 

En résumé

Examinez attentivement les différents outils qui vous permettront de digitaliser le processus d'intégration. Ils sont en train de s'inventer, à la fois via des applications en mode SAAS, mais aussi chez vos fournisseurs de SIRH. Le gain est énorme en termes d'efficacité du onboarding, vous devrez donc y aller.

Les entreprises ont besoin de réussir l'intégration de leurs nouveaux collaborateurs, limiter les turnovers, optimiser l'organisation des équipes en place, réduire les temps d'adaptation et garantir l'efficacité de leurs recrutements. Digitaliser permet d'améliorer la qualité et la performance de tous ces facteurs.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite