Le bilan d'intégration va très souvent intervenir en fin de période d'essai. Il va permettre de formaliser une prise de décision importante :
Le collaborateur est confirmé dans son poste.
Le collaborateur décide de quitter l'entreprise.
L'entreprise ne souhaite pas le confirmer.
Sa période d'essai est renouvelée.
Différents outils vont permettre d'effectuer un bilan de qualité et de prendre une décision mûrie, concertée et étayée par une réelle observation de ce début de collaboration.
La période d'essai
Comme son nom l'indique, cette période permet à l'entreprise et au salarié de "tester" leur collaboration ; par contre, elle est régie par des règles juridiques très précises.
Quelques repères :
la période d'essai n'est pas obligatoire ;
elle sera précisée dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement ;
sa durée varie en fonction du type de contrat de travail et de la catégorie professionnelle du salarié (cadre, non-cadre…) ;
elle peut être renouvelée, sous conditions ;
pendant la période d'essai, le contrat de travail peut être rompu librement par l'employeur ou le salarié sans obligation de motiver leurs raisons ;
des documents doivent être remis au salarié à son départ : son certificat de travail, une attestation destinée à Pôle emploi, son solde de tout compte ;
en fin de période d'essai, si aucune rupture n'a lieu, le contrat de travail se poursuit automatiquement et tout simplement !
Les règles concernant la période d'essai - service-public.fr
Contrat | Statut | Durée max | Renouvellement sous conditions |
CDI | Cadre | 4 mois | 1 fois maxi soit 8 mois en tout |
CDI | Agent maîtrise - Techniciens | 3 mois | 1 fois maxi soit 6 mois en tout |
CDI | Ouvrier Employé | 2 mois | 1 fois maxi soit 4 mois en tout |
Quand il faut rompre la période d'essai
Si vous avez fait un bon recrutement et un bon onboarding, ça ne devrait pas vous arriver… :soleil:
Dans le cas contraire, il est conseillé de recevoir le salarié et de lui expliquer clairement les objectifs non atteints. Ce sera beaucoup plus confortable pour vous si un suivi régulier a été effectué et que les incompatibilités ont été notifiées au fur et à mesure.
Cependant, pour votre image employeur, faites les choses correctement et respectueusement ; pensez aussi à faciliter le départ de votre salarié, notamment en lui remettant rapidement son certificat de travail, une attestation destinée à Pôle emploi et son solde de tout compte.
Effectuez un rapport d'étonnement
Le rapport d'étonnement est très utile aux entreprises qui sont toujours prêtes à s'améliorer et se remettre en question !
Quelle est l'utilité ?
Un nouveau collaborateur a un regard neuf sur tout ce qui l'entoure, il est riche de son expérience passée, dans des entreprises et des environnements différents.
Il va s'étonner de choses nouvelles, de dispositifs étranges à ses yeux, comparer avec ce qu'il connaît déjà et forcément vous apporter un feed-back, une vision que nous n'avez plus, étant habitué à votre environnement.
C'est l'occasion idéale pour collecter des avis externes, des idées neuves, observer votre vie d'entreprise à travers les yeux d'une personne qui découvre tout.
Comment procéder ?
Dès le début de votre collaboration, quand vous présenterez le parcours d'intégration, vous informerez le nouveau collaborateur de votre démarche.
Le RH est le bon interlocuteur pour effectuer le rapport d'étonnement concernant l'entreprise ; le manager peut lui aussi décider de solliciter son collaborateur pour revisiter le fonctionnement de son service.
Durant le second mois, vous pourrez lui transférer le rapport d'étonnement ou lui ouvrir l'accès à l'application si le rapport est digitalisé. Laissez-lui quelques jours pour le compléter et vous le retourner. En tout cas, indiquez un délai.
Vous y joindrez un message de remerciement, afin de stimuler la confiance et encourager la co-construction, lui confirmer tout l'intérêt que l'entreprise porte à ses avis, ses retours d'expérience et ses suggestions d'amélioration.
Une semaine plus tard, vous recevrez le collaborateur afin d'échanger sur le contenu du rapport, ses suggestions, ses étonnements, mais aussi sur son intégration de façon plus générale. Vous pourrez déjà discuter avec lui de la faisabilité de certaines propositions, des coûts éventuels et de la suite qui peut être donnée à certaines de ses idées. Valorisez sa contribution !
Dans les mois qui suivent, vous reviendrez vers votre collaborateur afin de lui communiquer les idées et suggestions qui ont été retenues et ont donné lieu à des améliorations de vos différents dispositifs internes. Avec un grand merci ! :ange:
Quels sujets aborder ?
Le rapport d'étonnement intégrera principalement des questions ouvertes, afin de stimuler l'expression du salarié ; les thèmes abordés seront :
- concernant son parcours :
l'accueil dans l'entreprise ;
le programme de sa première journée ;
le parcours d'intégration ;
la montée en compétences ;
le planning des ses activités ;
les outils utilisés au quotidien ;
le rôle du buddy ou du tuteur ;
l'accompagnement managérial ;
- concernant l'entreprise :
les produits et services proposés ;
les projets de l'entreprise ;
les moyens et méthodes de communication au sein de l'entreprise ;
le climat général ;
les avantages sociaux proposés ;
- et de façon plus générale :
ce qu'il apprécie le plus ;
ce qu'il changerait tout de suite s'il le pouvait.
L'heure du bilan
L'objectif du bilan sera de formaliser la suite de votre collaboration.
Deux axes au minimum seront à explorer : l'un côté manager, l'autre côté collaborateur.
Côté manager
Deux à trois semaines avant la fin de la période d'essai, vous rencontrerez le manager afin d'effectuer un bilan de l'activité de son nouveau collaborateur.
Vous analyserez avec lui :
l'adéquation avec le poste ;
la qualité des tâches réalisées, l'atteinte des objectifs fixés ;
le comportement général au sein de l'équipe et dans l'entreprise ;
le développement des compétences et de la performance ;
la volonté de poursuivre la collaboration avec le salarié.
Vous déciderez donc ensemble de la titularisation du salarié dans son poste ou du renouvellement de sa période d'essai.
Il sera important de lister les points forts du collaborateur, ses réussites, mais aussi les points d'amélioration et le plan de développement des prochains mois.
Côté collaborateur
En tant que RH, vous rencontrerez le salarié durant un entretien individuel ; vous analyserez à la fois son vécu dans l'entreprise et sa vision de son évolution dans les mois à venir.
Des questions concrètes et ouvertes sont conseillées :
En quoi le poste correspond-il à vos attentes ?
Sur quelles missions ou tâches vous sentez-vous le plus à l’aise ?
Quelles sont les difficultés rencontrées ? Comment les avez-vous surmontées ? De quoi auriez-vous besoin ?
Comment se passe votre intégration dans l’équipe ? dans l’entreprise ?
Qui sont vos principaux partenaires dans l'entreprise ? Comment se passent les relations entre vous ?
Comment vous sentez-vous à l'issue de ces premiers mois ?
Comment peut-on contribuer à votre développement dans les prochains mois ?
Auparavant, vous aurez donc effectué le bilan de la première période d'activité avec le manager. Cela vous permettra de féliciter le collaborateur sur ses réussites mais aussi, parfois, d'attirer son attention sur des pistes de progrès qui sont attendues par son manager et par l'entreprise.
Enfin, vous lui confirmerez la fin heureuse de sa période d'essai, vous le féliciterez et lui souhaiterez donc la bienvenue en tant que collaborateur, cette fois titularisé ! :magicien:
En résumé
Cette phase de bilan est importante pour tirer des enseignements et améliorer en permanence le processus d'intégration.
Cela vous permettra aussi de confirmer avec le manager et le collaborateur la suite de la collaboration, les acquis, comme les points de vigilance.
Un bon dispositif de onboarding nécessite une préparation, une réflexion globale sur l'entreprise et une bonne coordination des différents acteurs.
En tant que RH, vous devrez jouer le rôle de chef d'orchestre, concevoir le process, accompagner les managers mais aussi les collaborateurs, afin de responsabiliser tout le monde sur les enjeux de l'intégration d'un nouveau salarié.
L'intégration est la dernière étape du processus global de recrutement.
C'est seulement à l'issue de cette période que vous pourrez vous dire : "Nous avons réussi ce recrutement ! C'est le bon collaborateur au bon poste."
Le recrutement représente un investissement important pour une entreprise, en temps, en moyens humains et financiers. Ce sont des enjeux forts pour une équipe, un manager et parfois aussi la survie de l'entreprise. Un bon recruteur sera recherché pour toutes ces raisons.
