La GEPP est un cycle permanent, car les besoins en compétences ainsi que tout l'environnement de l'entreprise évoluent en permanence.
C'est notamment pour cette raison que le droit du travail a imposé le principe de la négociation triennale. Ces 3 années donnent le temps à l'entreprise de déployer toutes les étapes de la GEPP, et d'arriver donc à une nouvelle négociation qui va permettre de débuter un nouveau cycle.
5 étapes pour déployer un cycle complet :
Fixer des objectifs en lien avec la démarche stratégique de l'entreprise.
Effectuer un diagnostic des compétences en place, de la cartographie des emplois, identifier les écarts.
Définir un plan d'action afin de réduire les écarts entre la situation actuelle et la situation souhaitée.
Déployer la démarche de GEPP à travers des actions conjointes de développement RH.
Évaluer les résultats et pérenniser la démarche.
Tout au long de ces différentes étapes, la communication sera un enjeu clé de réussite.
Il faudra négocier avec les partenaires sociaux, mais aussi et surtout communiquer pour associer et fédérer les managers, les salariés, les différents acteurs autour du projet.
1- Fixez des objectifs en lien avec la stratégie de l'entreprise
La GEPP doit répondre aux enjeux stratégiques de l'entreprise, et garantir la disponibilité des compétences nécessaires à l'atteinte des objectifs de performance et au maintien de la compétitivité.
En dehors des aspects économiques et financiers, d'autres enjeux peuvent influencer la démarche de GEPP. Il peut s'agir de :
valoriser la marque employeur ;
contribuer à des projets de RSE (responsabilité sociétale de l'entreprise) ;
s'adapter à la démarche de GEPP du groupe ;
anticiper des mouvements d'effectifs prévisibles dans les années à venir (par exemple, de nombreux départs à la retraite).
Tous les évènements propres au développement d'une entreprise vont impacter le projet de GEPP. Le SWOT sera donc un outil de base afin d'analyser toutes les forces et faiblesses, les risques et les opportunités pour l'entreprise et ses salariés.
Votre rôle sera de collecter toutes les informations nécessaires, dialoguer avec les dirigeants afin de comprendre la trajectoire souhaitée et pouvoir la traduire ensuite en problématique "emplois et compétences".
Cette phase d'identification de la problématique et des enjeux de l'entreprise doit vous permettre de définir clairement les objectifs à atteindre, les orientations à donner à la GEPP, et cadrer le périmètre du projet notamment en termes de délais et de livrables.
2 - Effectuez un diagnostic de la "situation actuelle"
Vous avez donc collecté les objectifs de développement de l'entreprise, ses enjeux, que vous avez traduits en une problématique "emploi et compétences".
Les objectifs sont donc clairs pour vous, vous avez formalisé la "situation souhaitée" à 12 ou 24 mois : quels sont les emplois concernés ? Quelles sont les compétences nécessaires ?
Vous allez donc travailler maintenant sur la "situation actuelle" en termes d'effectifs, de métiers, d'emplois, de talents et de compétences.
Un diagnostic est nécessaire afin de faire un état des lieux précis qui vous permettra de définir les écarts existant entre la situation réelle et la situation souhaitée.
Différents outils sont utilisés dans cette étape :
l'inventaire et la cartographie des métiers ;
la formalisation de fiches de fonction ou fiches emploi ;
l'inventaire et la description des compétences ;
la définition de passerelles de mobilité entre les métiers.
De nombreuses informations seront examinées afin de nourrir et fiabiliser cette analyse de la situation actuelle ; parmi elles :
les effectifs par catégorie, service, métier ;
les structures hiérarchiques et modes d'organisation du travail ;
les âges et les anciennetés, la "démographie" de l'entreprise ;
les niveaux de diplômes et les formations suivies ;
les données fournies par les entretiens d'évaluation et les entretiens professionnels.
Communiquez efficacement
À partir du moment où vous entamez cette seconde étape, intégrez systématiquement un volet "communication" partout.
C'est le bon moment pour diffuser l'information et faire réagir les différents acteurs. Il faut préparer les managers à cette démarche, les associer. C'est aussi l'occasion de reconnaître les compétences des salariés et de les valoriser !
Un enjeu clé de la réussite d'une démarche de GEPP sera l'adhésion totale des managers, des salariés et de leurs représentants.
Aux côtés de la direction, vous devez informer, négocier, expliquer, donner du sens à la démarche.
3 - Définissez un plan d'action
Un plan d'action va intégrer des objectifs mais aussi des moyens, des méthodes, des délais et des critères d'évaluation de la bonne atteinte des objectifs !
Vous avez déjà cerné la problématique de l'entreprise, effectué un diagnostic, notamment en définissant précisément les écarts entre la situation actuelle et la situation souhaitée.
Il faut maintenant décider quelles seront les actions, les étapes, la chronologie et les ressources que vous allez allouer à votre démarche de GEPP afin de réduire ces écarts et de réussir le changement !
Pour cela, vous utiliserez les différents outils du développement RH, et vous les adapterez à votre stratégie de GEPP :
Organisation du travail : télétravail, digitalisation, intelligence collective...
Recrutement : Qui recruter, quels profils, quelles compétences, quelle périodicité ?
Formation (souvent en première ligne des démarches de GEPP) : Quels stages organiser ? Qui former en priorité ? Quand et pour développer quelles compétences ?
Mobilité interne : Comment cibler les talents ? Comment accompagner le changement de poste ? Comment favoriser les développements de carrière ? Comment cibler les futurs managers ?
Entretiens d'évaluation et entretiens professionnels : c'est un moment privilégié pour cibler les talents, échanger sur les perspectives de carrière, la motivation du collaborateur.
Informez, communiquez, négociez
Je le rappellerai à chaque étape !
À ce stade, vous allez présenter votre démarche de GEPP à la direction, aux managers, puis aux salariés. Vous allez aussi consulter les représentants du personnel et négocier votre plan d'action !
4 - Déployez la démarche de GEPP
Votre planning de déploiement a été validé, le plan d'action est communiqué à tous, il ne reste plus qu'à se lancer !
Il faudra découper votre plan d'action global en plusieurs axes selon les outils et les méthodes que vous avez décidé d'utiliser.
La démarche de GEPP définie concernera des actions relatives à la communication, au recrutement, à la formation... Pour chacun de ces axes, vous devrez fixer des objectifs, adopter des méthodes, allouer des moyens, fixer des étapes et des délais de réalisation et intégrer vos indicateurs de réussite.
Un exemple de plan d'action :
Plan d'action par axe de développement | Objectif | Moyens et méthodes | Délai |
La communication interne | Organiser une réunion d'information dans chaque direction | Le support de présentation sera créé par la DRH. Chaque manager RH animera 1 réunion par semaine en fonction du planning collectif. | avant le 30 juin |
Le recrutement | Recruter 20 développeurs web en 12 mois | Contacter les écoles, participer aux job datings, créer un dispositif interne de cooptation. | avant le 10 septembre |
La formation | Former 30 % des développeurs informatique au langage xx | Contacter les formateurs, lancer l'ingénierie de formation et planifier les stages. Se coordonner avec les managers afin de cibler les développeurs concernés. | avant le 22 décembre |
Communiquez, échangez, afin d'effectuer immédiatement les ajustements
Ce déploiement sera coordonné avec les managers, les salariés eux-mêmes et bien entendu les différents prestataires.
Dans des grandes structures, il faudra "orchestrer" les différentes équipes RH, mais aussi la logistique et les prestataires.
Déployer une démarche de GEPP peut être un vrai casse-tête si c'est mal organisé ! Soyez donc extrêmement vigilant au climat ambiant, à la qualité de votre communication mais aussi de votre organisation.
Les représentants du personnel surveilleront de près ce déploiement afin de veiller à la valeur ajoutée pour les salariés. Intégrez cet aspect et soyez très clair quant aux bénéfices individuels pour les collaborateurs concernés.
5 - Évaluez les résultats et pérennisez la démarche
Un plan d'action réussi intégrera forcément un dispositif d'évaluation. Sinon, comment peut-on dire qu'il est réussi ?
L'objectif est de faire vivre cette démarche de GEPP, être capable de tirer des enseignements, d'effectuer des ajustements et de définir de nouvelles orientations, en capitalisant sur ce qui a bien fonctionné ! Le dispositif doit perdurer et accompagner en permanence l'évolution de l'entreprise.
Qui va évaluer ?
Tous les acteurs sont concernés ! Il pourra s'agir :
des managers pour évaluer en situation de travail ;
des salariés pour évaluer la démarche ou la formation ;
des représentants du personnel, concernant la négociation ou la qualité de la collaboration ;
des RH impliqués, chacun sur sa zone d'intervention ;
de la direction, sur les effets concernant les enjeux stratégiques !
Quoi évaluer ?
Bien évidemment, on évaluera :
les livrables : les objectifs définis lors de la conception de la démarche de GEPP ;
les délais et le respect du planning fixé pour les différentes phases et pour le déploiement ;
les outils et les méthodes utilisés pour effectuer le diagnostic, recruter, former… ;
les acteurs, le processus tout entier, les indicateurs utilisés pour avancer d'une étape à l'autre ;
les budgets et les ressources alloués ;
la communication mise en place et ses effets.
Quand ?
Il sera nécessaire d'évaluer en fin de processus, mais aussi à l'issue de chaque étape, afin de vérifier que la trajectoire est respectée.
Il vaut mieux effectuer des ajustements dès que c'est nécessaire, afin d'éviter qu'un petit problème ne devienne un gros problème.
Où évaluer ?
La réponse est simple : partout où c'est nécessaire ! Sur le poste de travail, dans les salles de formation, en réunion, en entretien individuel, via le système d’information ressources humaines (SIRH) ou des outils digitaux.
Tout est possible dans la mesure où cela reste respectueux des individus et des valeurs de l'entreprise. Et bien sûr, tant que l'efficacité est au rendez-vous !
Comment évaluer ?
On pourra fixer des indicateurs quantitatifs et tirer des statistiques concernant tous les éléments chiffrables : le nombre de recrutements, les dépenses, les effectifs formés, les mobilités réalisées...
Les critères qualitatifs sont indispensables et seront plus complexes à déterminer. Ils concerneront notamment la qualité des compétences développées.
Des méthodes diverses et complémentaires devront être mises en place : l'observation en situation de travail, des entretiens avec les différents acteurs, des enquêtes...
Pourquoi évaluer ?
L'objectif est de collecter une matière qui sera utile pour enclencher un nouveau cycle et faire vivre la GEPP. Cette évaluation permettra de pérenniser le dispositif, effectuer des ajustements, améliorer tout le processus en tirant les leçons de l'expérience collective !
En résumé
La démarche de GEPP sera donc formalisée dans les différentes étapes :
La problématique en matière d'emplois et de compétences, les objectifs à atteindre.
Le diagnostic de la situation actuelle.
Le plan d'action proposé.
Le planning et les étapes du déploiement.
La méthode d'évaluation des résultats.
On parlera donc d'une démarche cyclique, car "les emplois et les compétences" sont en évolution permanente et de plus en plus rapide.
La GEPP sera un projet prioritaire et "conjoncturel" dans une entreprise quand un changement majeur est en vue. Elle doit être un projet "structurel", c'est-à-dire permanent. Il en va de la bonne santé de l'entreprise et de ses salariés.
Beaucoup de faillites d'entreprises et de licenciements économiques auraient pu être évités si une GEPP de qualité avait été mise en place au moment où l'entreprise se portait bien !
C'est en ce sens que le droit du travail évolue quand il met en place un dialogue régulier et permanent entre la direction de l'entreprise et ses représentants du personnel.
Les salariés ont ainsi l'opportunité d'être responsabilisés quant à la gestion de leur capital de compétences, et de bénéficier de moyens pour évoluer dans leur carrière et maintenir leur employabilité.
