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Mis à jour le 07/03/2019

Concevez le plan de formation prévisionnel

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Vous avez collecté les besoins de compétences et déjà un certain nombre de besoins de formation. Il va falloir maintenant globaliser, prioriser ces besoins, les transformer en objectifs de formation et examiner attentivement les moyens dont vous disposez pour réaliser votre plan de formation. 
Inutile de préparer un plan de formation "pharaonique" si votre budget est limité ! Il faut entrer dans un cadre qui reste encore à préciser.  

Traduire les besoins en objectifs de formation

Cette collecte des besoins de compétences va vous permettre de définir des objectifs de formation qui seront les cibles à atteindre lors du déploiement des actions de formation. Vous communiquerez ces objectifs aux équipes chargées de l'ingénierie pédagogique, c'est-à-dire la conception des stages.
Fréquemment cette traduction sera facile à effectuer ; par contre, une réflexion plus intense sera nécessaire pour décider ensuite de l’action de formation à organiser.

Formuler un objectif de formation

L’objectif de formation représente le livrable attendu à l’issue de la formation ; l'objectif que l'on doit atteindre et donc pouvoir vérifier dès le retour du stagiaire sur son poste de travail.

Vous reprendrez donc le besoin de compétence exprimé et vous le détaillerez, vous le déclinerez en résultats concrets et observables sur le poste de travail. Comme toujours vous débuterez par un verbe d'action !

Quelques exemples :

Le besoin de compétences exprimé

La traduction en objectifs de formation : résultat à constater en situation de travail

Connaître l'environnement de cette nouvelle clientèle

Connaître les principaux acteurs sur ce marché

Savoir repérer la présence de la concurrence sur un secteur

Savoir présenter les différences entre les différents fournisseurs présents sur un secteur...

Savoir prospecter ce nouveau marché

Savoir détecter le besoin chez nos clients en portefeuille

Avoir une connaissance de la distribution du produit sur son secteur : acteurs, réseaux...

Savoir repérer les entreprises à prospecter déjà utilisatrices du produit à la concurrence sur son secteur...

Savoir présenter techniquement et commercialement le nouveau produit 

Savoir présenter les caractéristiques techniques du produit et les avantages pour le client

Savoir répondre aux principales objections du prospect concernant les produits concurrents (argumentation comparative)...

Ces objectifs de formation vont vous permettre de débuter l'ingénierie de formation, c'est-à-dire de prioriser, globaliser les objectifs et commencer à envisager les stages à concevoir, les méthodes pédagogiques à utiliser...

Digitaliser la gestion du plan de formation

Plusieurs méthodes d’analyse des besoins de formation cohabitent actuellement dans les entreprises. Bien évidemment, il est indispensable d'aller au contact, de rencontrer régulièrement les directeurs, les managers, les collaborateurs.

En complément, de nombreuses entreprises aujourd'hui proposent aux salariés de saisir directement dans un SIRH les demandes de formation les concernant et concernant leurs équipes.

Ces modules spécifiques à la formation vont permettre notamment de digitaliser la collecte des besoins de formation. Dans ce cas, le responsable formation va créer un catalogue de stages, une offre de formation : thème de formation, objectifs, durée, programme et parfois des dates, un lieu, le nom de l’organisme formateur, voire même un coût.

Les salariés comme les managers vont saisir leurs demandes de formation directement dans le SIRH.

Il s’agit donc d’une approche différente mais complémentaire à celle vue dans le chapitre précédent.

Dans ce cas, les demandes saisies seront immédiatement consolidées en termes de coûts, de durées, de nombres de stagiaires par catégories socio-professionnelles (cadres/non cadres…) et par stages.

Le responsable formation veillera à ce que les autres besoins soient également intégrés.

Il veillera alors à approfondir les objectifs de formation ainsi que les besoins émanant des différentes directions afin de les traduire en actions concrètes de formation.
Il faudra alors compléter les demandes de formation intégrées dans le SIRH : soit ajouter des stages au catalogue, soit intégrer des stagiaires supplémentaires.
Un travail d'ingénierie commence afin de déterminer quelles actions de formation saisir dans le SIRH : quels intitulés de stages, quelle durée, quel coût, quel nombre de stagiaires… puis quel organisme formateur, quelles dates, quels lieux…

Inventorier les ressources disponibles

Avant de finaliser les objectifs de votre plan de formation, il faut inventorier les ressources, les moyens dont vous disposez !

La première question à se poser est la suivante : quel est mon budget ?

D'une entreprise à l'autre, ça peut être extrêmement variable. Les grandes entreprises peuvent atteindre 5 % de la masse salariale brute, parfois plus... D'autres se contenteront des obligations légales et donc des versements obligatoires.

Vous devrez "faire avec les moyens du bord" et intégrer toutes vos actions dans cette enveloppe budgétaire. Pour certaines formations, vous chercherez donc à faire appel à des financements externes notamment via votre OPCA.

Le budget formation se compose de coûts de différentes natures :
  • Les dépenses externes : achats de prestations pédagogiques externes, frais de transports-hébergement-restauration, plateforme LMS (Learning Management System)…

  • Les dépenses internes : salaires des formateurs internes et des collaborateurs, équipements, matériels…

  • Les versements obligatoires auprès des organismes collecteurs : OPCA, OPACIF…

Vous devez donc segmenter votre budget : extraire les versements obligatoires ainsi que les frais fixes et incontournables. Vous dégagerez ainsi la partie variable, celle qui va vous permettre d'effectuer des achats, d'optimiser les coûts, de dégager des moyens pour développer les actions de formation et répondre aux besoins de l'entreprise et de ses salariés. 

La formation interne :

Très développée dans certaines grandes entreprises, la formation interne regroupera éventuellement :

  • un centre de formation : des salles dédiées, un lieu pour accueillir les stagiaires et les formateurs...

  • du matériel pédagogique : pour des visioconférences, une plate-forme LMS (Learning Management System), pour les formations à distance, du matériel vidéo pour les simulations... 

  • du personnel dédié : des formateurs internes à temps plein ou à temps partiel, des équipes affectées à la formation (ingénieur pédagogique notamment en e-learning)... 

Tout cela a un coût parfois très important ; vous aurez peu de marge de manœuvre sur ce budget car il s'agit pour l'entreprise d'une stratégie de formation et d'un investissement calculé sur du moyen terme.

La formation externe :

La formation externe intègre tous les coûts affectés à des prestataires externes à l'entreprise, principalement :

  • le conseil en ingénierie de formation

  • les stages animés par des formateurs externes à l'entreprise

  • les coûts relatifs aux achats ou locations de formations en ligne, FOAD 

  • les frais de location ou d'achat de matériel, de salles...

  • les dépenses de transport et d'hébergement des stagiaires et des formateurs 

Selon le nombre de personnes à former sur un même thème, vous déciderez soit de financer :

  • des stages inter-entreprises : plusieurs salariés de plusieurs entreprises participent au même stage dans un organisme de formation ; le programme est donc "standard" pour tous. 

  • des stages intra-entreprises : vous demandez à un organisme de concevoir un programme sur mesure adapté à vos besoins ; vous devrez donc constituer des groupes de stagiaires de 8 à 12 généralement qui ont le même besoin et peuvent se libérer en même temps. 

  • des formations à distance : là encore, soit vous ferez appel à des e-learnings "en catalogue" et vous achèterez des droits d'accès pour vos salariés ; soit vous financerez la création d'un programme sur mesure adapté à votre besoin. 

Les formations obligatoires  :

La santé et la sécurité sur le lieu de travail sont des préoccupations importantes pour l'État comme pour de nombreux employeurs. 
Plusieurs formations sont donc réglementées par un texte légal :

  • le Code du Travail

  • ou des règles juridiques propres à certains secteurs d'activités : les transports, la construction, l’industrie non agroalimentaire, l’hébergement et la restauration

Elles imposent à l’employeur leur réalisation en termes de contenu, de périodicité, de modalités parfois. Parmi elles  :

  • La formation incendie, régie par le Code du travail : « Les chefs d’établissement doivent prendre les mesures nécessaires pour que tout commencement d’incendie puisse être rapidement et efficacement combattu ». On notera que « des exercices et essais périodiques doivent avoir lieu au moins tous les six mois ».

  • La formation SST - Sauveteur Secouriste du travail : toute entreprise a l’obligation d’y former au moins une personne pour 20 salariés dans les ateliers où sont effectués des travaux dangereux (art. R4224-14 à R4224-16 du Code du travail).

  • La formation des membres du CHSCT - Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail : les représentants du CHSCT bénéficient, pour exercer leur mission, d’un droit à formation. Son contenu est adapté à la branche professionnelle, à l’entreprise et au rôle des bénéficiaires.

Intégrer les demandes individuelles

Chaque année, vous devrez gérer des demandes individuelles émises par les salariés. Il faudra vérifier pour chacune les points suivants :

  • Quel type de demande ? un bilan de compétences, une VAE, une formation certifiante ou diplômante ...

  • Quelle durée, quel coût sont envisagés ? 

  • Est-elle reliée à un dispositif légal notamment d'autorisation d'absence et de financement ?

  • Est-elle liée ou pas aux besoins de l'entreprise

  • Quel est l'avis du manager et du directeur ? 

  • Quelles réponses peuvent être apportées ?  

Dans ce cas, vous disposerez de directives claires voire même d'un budget spécifique pour financer ou cofinancer ces dispositifs en complément du CIF, de l'OPCA ou du CPF.

De nombreuses entreprises considèrent que le responsable formation doit informer et accompagner le salarié dans ce type de projets. Vous recevrez alors le collaborateur en entretien individuel afin de mieux cerner le contexte, le besoin réel et l'informer sur ses droits et les dispositifs à envisager.

Concevoir le plan de formation prévisionnel

Le plan de formation prévisionnel se construit donc sur plusieurs niveaux en intégrant les besoins de formation issus des sources suivantes :

Les orientations stratégiques de l’entreprise (Comité de direction)

Les besoins d’évolution des compétences des Directions opérationnelles (par métiers)

Les besoins, demandes des managers et leurs contraintes opérationnelles

Les demandes individuelles des salariés : VAE, formations certifiantes ou diplômantes, CBC…

Les demandes saisies par les managers et les salariés dans le SIRH (via l’offre de formation)

Les stages obligatoires : sécurité incendie, représentants du personnel, secouristes…

Rappelons les points suivants :

L'employeur a l'obligation de consulter le CE/CSE chaque année sur les thèmes suivants :

  • les orientations stratégiques de l’entreprise (C. trav., art. 2323-10) 

  • sa situation économique et financière et la politique sociale de l’entreprise (C. trav., art. 2323-12)

  • les conditions de travail et l’emploi (C. trav., art. 2323-15)

Le premier document à fournir par le responsable formation concerne "Les orientations de la formation" et sera présenté lors de la consultation sur les orientations stratégiques.

Le second document, "le plan de formation prévisionnel", sera présenté lors de la consultation portant sur la politique sociale de l’entreprise (C.trav., art. L. 2323-10 et L. 2323-15).

Concernant la forme à respecter, la seule obligation de l’employeur est de présenter le plan de formation en 2 parties distinguant les deux catégories d’actions légalement requises :

  • Les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou maintien dans l’emploi

  • Les actions de développement des compétences

Les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou maintien dans l’emploi

Ces actions vont avoir pour objectif l'acquisition de compétences utiles dans le cadre des fonctions actuelles du salarié ou servir à acquérir des compétences nouvelles qui correspondent à une évolution prévue ou à une modification de ses fonctions dans le cadre de son contrat de travail.

Le salarié ne peut refuser une formation proposée dans ce cadre par son employeur, elle se déroulera sur son temps de travail et sera donc rémunérée.

Les actions de développement des compétences

Dans cette seconde catégorie d'action de formation, il s'agit de proposer au salarié d'acquérir des compétences qui ne sont pas utiles dans son poste actuel mais qui lui permettront d'obtenir une évolution professionnelle au sein ou en dehors de l'entreprise.

L'employeur doit obligatoirement obtenir l'accord préalable écrit du salarié.
La formation peut se dérouler pendant ou hors temps de travail,  l'employeur doit définir avec lui et avant son départ en formation, la nature des engagements pris si la formation suivie est concluante : un changement de qualification, une augmentation de la rémunération... 

Si la formation est suivie pendant le temps de travail, la rémunération est intégralement maintenue.
Si la formation se déroule en dehors du temps de travail, la rémunération est égale à 50 % du salaire net.
Des limites sont fixées par le code du travail en matière de nombre d'heures effectuées en dehors du temps de travail  : 80 heures par an et par salarié ou 5 % du forfait lorsque la durée de travail est fixée par une convention de forfait.

Enfin, à l'issue de la formation, l'employeur devra reconnaître et valoriser les compétences acquises en proposant, par exemple, un changement de qualification, une augmentation de rémunération...

Les orientations de la formation

La consultation obligatoire sur les orientations stratégiques de l'entreprise intégrera donc une présentation de la stratégie de l'entreprise et "des conséquences de ces orientations stratégiques sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim et aux stages."
La consultation relative à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (la GPEC) et les orientations de l’entreprise en matière de formation professionnelle seront effectuées durant cette réunion. Un programme bien rempli ! 

Il s'agira donc de décrire les axes prévus en matière de formation dans les prochaines années afin d'accompagner l'évolution de l'entreprise, de ses outils, ses produits, ses méthodes de travail et par conséquent l'évolution prévisible des emplois, des métiers, des compétences.
Les grands projets stratégiques de l'entreprise pourront donc être enrichis par un volet "orientations de la formation".  

Le plan de formation prévisionnel

Le Code du Travail ne définit pas le plan de formation. Au regard des pratiques, il peut être défini comme l’ensemble des actions de formation retenues par l’employeur pour développer ou adapter les compétences de ses salariés. Il listera généralement les éléments suivants  :

  • le type d'action : 

    1. adaptation au poste de travail ou liée à l’évolution ou maintien dans l’emploi

    2. développement de compétences 

  • les thèmes retenus par domaine de formation et par type d'action

  • pour chaque stage , les durées en heures et les effectifs formés par catégories, sexes, directions...

et dès que c'est possible :

  • les noms des formateurs, de l'organisme externe le cas échéant 

  • les dates de stage (début et fin) ou les périodes prévues

  • les noms des stagiaires ou l'effectif prévu par stage et par catégories professionnelles 

  • les coûts prévisionnels : coûts pédagogiques, frais annexes... 

  • les lieux de formation

  • les modalités de formation, dont FOAD le cas échant

Il est important de noter que l’employeur est seul décideur concernant les 4 éléments suivants :

  • la nature des actions de formation

  • les salariés choisis pour partir en formation

  • le recours à la formation interne ou externe

  • le choix de l’organisme de formation. 

La présentation du plan de formation prévisionnel se fait souvent en fin d’année car les budgets sont souvent alloués par année civile et connus à l'automne. Le plan sera donc préparé durant le second semestre puis validé en fin d'année et déployé de janvier à décembre.

Périodes

Exemple de planning annuel  

juin à octobre 

bilan à mi-année et lancement de la collecte des besoins 

septembre

budget prévisionnel alloué, consolidation des demandes 

octobre et novembre

préparation des orientations et du plan de formation prévisionnel

décembre

validation définitive du plan prévisionnel

janvier à décembre

mise en œuvre du plan de formation 

En résumé

Le plan de formation est important à réaliser avant de lancer vos actions de formation. Il vous permettra d'être en phase avec les attentes de l'entreprise, de répondre aux obligations légales mais aussi de préparer votre feuille de route.

Il faudra inventorier très précisément vos ressources afin d'éviter tout dérapage en termes de dépenses mais aussi de délais et de cible ! Les managers, les salariés ont besoin de vous pour atteindre leurs objectifs et pour évoluer dans leurs compétences...

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite