Dire qu’une fois l’ensemble des données collectées, il ne “resterait qu’à” rédiger le rapport serait un peu facile. Pour autant, la formulation d’un rapport n’est pas une activité complexe si vous disposez de quelques points de repère. Découvrez-les dans ce chapitre !
Tout d’abord, le rapport d’audit, comme beaucoup d’écrits, ne se rédige pas en une seule fois : il nécessite de fixer d’abord une structure, de rédiger une première version ensuite pour enfin apporter des améliorations.
Suivez un plan pour votre rapport d’audit
Vous allez rédiger votre rapport d’audit pour un public : les commanditaires au minimum, et, en fonction des règles de diffusion, d’autres personnes. Ces destinataires ont intérêt à se retrouver rapidement dans le rapport et à comprendre le chemin de pensée que vous développez.
Le plan est donc un repère pour le lecteur. Or, de quels repères a-t-il besoin dans votre rapport ?
Il doit comprendre pourquoi ce rapport existe. Vous allez lui remettre l’audit en perspective : origine de l’audit (fait générateur) et objectifs de l’audit (issus de la lettre de mission).
Il doit savoir ce dont vous allez parler et comment vous allez l’aborder : vous devez définir le périmètre qui a été audité et la méthodologie.
Il doit ensuite identifier les apports de l’audit, les aspects positifs et négatifs en fonction du type d’audit :
conformités et non conformités pour un audit de conformité ;
forces et faiblesses pour un audit d’efficacité.
Il va ensuite chercher à comprendre le pourquoi : vous allez proposer une analyse, un diagnostic.
Il souhaitera savoir comment améliorer les choses, c’est pourquoi vous proposerez des axes d’amélioration.Enfin, il souhaitera connaître votre avis général : vous présenterez vos conclusions générales.
Si vous reprenez, le plan du rapport peut être le suivant :
1/ Contexte de la mission
2/ Objectifs de l’audit
3/ Périmètre de l’audit
Fonctions, processus et activités audités
Cadre réglementaire
Procédures et règles internes encadrant l’activité
4/ Méthodologie de l’intervention
5/ Principaux résultats de la phase d’enquête
Forces
Faiblesses
6/ Diagnostic de la situation
7/ Préconisations
8/ Conclusions générales
9/ Annexes
Cette proposition de plan pourra fonctionner dans la majorité des cas. Néanmoins, retenez bien que ce qui compte, c’est le mouvement logique qui vous permet de répondre aux interrogations possibles du lecteur ou des lecteurs du rapport.
Formulez des préconisations
Ce qui intéresse beaucoup les lecteurs, ce sont les préconisations, c’est-à-dire les propositions que vous faites pour améliorer les processus et les activités que vous avez pu évaluer.
Les préconisations peuvent être de trois niveaux : stratégique, organisationnel ou opérationnel. Au niveau stratégique, vous mettez en avant une politique ou une orientation, comme : “Il semble intéressant de développer l’offre de formation sur les compétences support. En effet, l’entreprise dispose de compétences en interne...”. C’est une aide sur l’orientation globale, un chemin à suivre.
À ce niveau, la préconisation peut sembler relativement générale, mais elle doit respecter un minimum de critères :
Elle est argumentée, appuyée par des faits issus de l’audit.
Elle est exploitable, c’est-à-dire que le lecteur pourra l’appliquer sans ambiguïté.
Elle est pertinente car dans le périmètre qui a été fixé à l’audit.
Les préconisations organisationnelles sont faites pour modifier de manière structurelle une situation ou une activité auditée. Par exemple, la préconisation organisationnelle va proposer un mode d’organisation du travail différent pour rendre efficace l’activité de qualification des besoins de formation.
Les préconisations peuvent aussi être opérationnelles. Dans ce cas, elles concernent des points d’application de l’activité. Elles devront respecter les mêmes caractéristiques : argumentées, exploitables et pertinentes.
Vous trouverez des termes parfois légèrement différents : avis, recommandations, préconisations, prescriptions, recommandations… Ces différents termes proposent une variation dans la force que vous mettez dans cette préconisation, mais expriment tous une même chose : la préconisation (quel que soit son nom) est un avis qualifié, mais c’est le commanditaire qui décidera de la mise en œuvre.
Rédigez la version “bêta” du rapport
De manière générale, avant d'arriver à une version définitive de votre rapport, vous allez devoir écrire une première version, qu'on peut appeler "bêta" en référence au monde du développement.
La rédaction de votre rapport va devoir respecter plusieurs principes :
l’objectivité (être neutre) ;
le respect des individus (anonymat, analyse de l’activité et non des personnes) ;;
la précision ;
la volonté d’amélioration (critique constructive)
la recevabilité (être formulé pour que le client l’accepte et le comprenne).
Cela peut paraître beaucoup, mais tout votre travail précédent vous a aidé à cela.
La rédaction du rapport d’audit est en fait la restitution de votre travail d’auditeur. Le rapport doit refléter votre expérience d’audit. Les conclusions que vous avez, notamment, doivent être explicites et sans ambiguïté. Un rapport ambigü est un document dangereux : quelles décisions vont prendre les personnes qui auront mal compris ce que vous vouliez exprimer ?
En clair, pour rédiger un rapport d’audit, vous n’avez pas besoin d’avoir du style, mais simplement d’exprimer clairement des idées. Cela vous demandera de distinguer les types d’idées :
Les informations et données recueillies pendant l’audit sont des faits, elles peuvent donc être rédigées sans difficulté. N’oubliez par contre jamais les principes déontologiques d’anonymat et de protection des données et personnes.
Les diagnostics que vous avez réalisés sont souvent basés sur des faits, mais la relation causale que vous y mettez en lumière peut être interprétée et non observée. Dans ce cas, veillez à séparer ce qui relève du certain et ce qui relève de l’incertain (interprété).
Les préconisations sont des avis, certes d’expert, mais ils restent des avis. Ils sont une projection dans le futur sur ce qu’il conviendrait de faire et sont donc incertains, par nature. Quand vous les formulez, n’hésitez pas à indiquer la modalité : “il semble” que la mesure X apportera (certain), pourra apporter (plutôt certain), pourrait apporter (peu certain), pourrait apporter sous conditions (incertain).
Certaines ressources existent pour vous donner des points de repère sur la rédaction du rapport, comme le Manuel pour les missions d’appréciation directe (section 7030). Ce manuel propose des règles utiles ; elles sont parfois adaptées au contact spécifique du Canada.
Lorsque vous aurez terminé la première rédaction de votre rapport d’audit, vous devrez entamer la communication avant d’obtenir une version finale du rapport. Vous découvrirez cela dans le chapitre suivant !
