Vous voilà prêt à entamer votre processus de paie mensuel. Afin de mettre toutes les chances de notre côté, nous allons nous intéresser ici à certaines formules de calcul qui sont extrêmement courantes en paie, et qui doivent être maîtrisées si nous voulons que le cycle mensuel se passe dans de bonnes conditions.
Par conséquent, il existe énormément de méthodes de calcul possibles. Il a donc fallu que la jurisprudence intervienne, par le biais de la Cour de cassation, afin de définir certains principes permettant de réglementer l'utilisation des méthodes de calcul existant dans le domaine de la paie.
Les principes de base
Avant de nous attaquer aux calculs de base de la paie, nous allons nous intéresser à certains éléments spécifiques qui vont nous aider à comprendre et à maîtriser ces calculs. Ainsi, cela va nous permettre d'accroître nos compétences de gestionnaires de paie.
La base horaire du salarié
Le fait que le salarié ait une base horaire en heures ou en jours vient influer directement sur le choix de la méthode de calcul à utiliser.
En effet, le décompte de l'absence ne se fait bien sûr pas de la même manière selon la nature de cette base horaire ; et que ce soit pour des raisons de logique, de continuité ou encore de simplification, il est nécessaire d'appliquer un calcul en jours pour un salarié en forfait jours, ou en heures pour un salarié travaillant en heures.
Les jours ouvrés
Il s'agit tout simplement des jours de la semaine pendant lesquels le salarié travaille, donc classiquement du lundi au vendredi, soit cinq jours.
Les jours ouvrables
Pour calculer une absence sur la base des jours ouvrables, on compte les jours du lundi au samedi.
Les jours calendaires
Le concept de jour calendaire est facile à définir et comprendre : il s'agit de tous les jours de la semaine, ou du mois, selon la période dont est déduite l'absence, y compris les jours fériés et les week-ends.
En d'autres termes, les jours calendaires vont du lundi au dimanche.
Les "jours moyens" ou les "heures moyennes"
Cette méthode consiste à retenir un nombre spécifique, indifféremment du mois concerné ou encore du nombre de jours ou d'heures travaillés par le salarié.
Les méthodes de calcul de l'absence
Il existe huit méthodes de calcul pour décompter l'absence sur le bulletin de paie, toutes découlant de la pratique et non de la législation.
Ces méthodes de calcul concernent toutes les absences, sauf les congés payés et la maladie qui font l'objet de réglementations bien spécifiques. En effet, il s'agit ici d'absences qui suspendent le contrat de travail, et donc l'obligation pour l'employeur de verser un salaire en contrepartie.
Dans le cas des congés payés et de la maladie, ce sont des absences qui sont assimilées à du travail effectif et pour lesquelles l'employeur continue de verser un salaire en contrepartie, par le biais d'indemnités.
Nous allons maintenant nous pencher sur ces différentes méthodes.
Dans les exemples donnés ci-dessous afin d'illustrer les différents calculs proposés, nous reprendrons le même scénario, à savoir :
Un salarié avec un salaire de base mensuel de 3 500 €, absent du 6 au 10 janvier 2023. Il travaille 35 heures par semaine.
Le calcul de l'absence au réel
Comme son nom l'indique, cette méthode prend en compte ce qu'on appelle les heures réelles, soit les heures véritablement travaillées par le salarié, ainsi que les heures pendant lesquelles il a véritablement été absent.
En heures réelles :
Il y a 22 jours ouvrés en janvier, donc 22 * 7 heures de travail par jour = 154 heures réelles en janvier. Le salarié est absent 3 jours ouvrés, donc un total de 3*7 = 21 heures. Pour trouver le montant de la déduction, il faut donc diviser le salaire de base par la totalité des heures travaillées en janvier, puis le multiplier par le nombre d'heures d'absence.
En jours réels :
Il y a 22 jours ouvrés en janvier. Le salarié est absent une semaine, soit 3 jours ouvrés. Pour trouver le montant de la déduction, il faut donc diviser le salaire de base par la totalité des jours ouvrés en janvier, puis le multiplier par le nombre de jours d'absence.
Le calcul de l'absence moyenne
En "heures moyennes" :
Il y a 151,67 heures en moyenne dans un mois. En revanche, le nombre d'heures à déduire pour le salarié reste 21 heures.
En "jours moyens" :
Il y a en moyenne 21,67 jours dans un mois, mais cela peut être arrondi à 22. C'est cette base qui sera utilisée dans notre exemple. On divisera donc le salaire de base par 22 puis on multipliera le résultat par le nombre exact de jours d'absence du salarié, soit 3 jours.
Le calcul de l'absence en jours ouvrables
En jours ouvrables réels :
En janvier 2023, il y a exactement 26 jours ouvrables, soit 22 jours ouvrés et 4 samedis. On va donc, pour cette méthode, diviser le salaire de base par 26 avant de le multiplier par le nombre de jours ouvrables d'absence du salarié, autrement dit 5 jours ouvrés et un samedi, donc un total de 4 jours ouvrables.
En "jours ouvrables moyens" :
La moyenne des jours ouvrables dans un mois est de 26. On va donc reprendre le principe du calcul ci-dessus.
Le calcul de l'absence en jours calendaires
En jours calendaires réels :
Il y a 31 jours calendaires en janvier. Le salarié est absent une semaine, soit 7 jours calendaires. Pour trouver le montant de la déduction, il faut donc diviser le salaire de base par la totalité des jours calendaires en janvier, puis le multiplier par le nombre de jours calendaires d'absence.
En "jours calendaires moyens" :
Le nombre de "jours calendaires moyens" est de 30. Le salarié est absent une semaine, soit 7 jours calendaires. Pour trouver le montant de la déduction, il faut donc diviser le salaire de base par la totalité des "jours calendaires moyens" en janvier, puis le multiplier par le nombre de jours calendaires d'absence.
Proratisation des éléments de rémunération
En plus des exemples de calcul déjà mentionnés dans ce cours, pour lesquels ces méthodes peuvent être utilisées, il existe d'autres cas qu'il est intéressant de mentionner.
Ainsi, ces méthodes de calcul vont très souvent servir à proratiser des éléments de calcul, en cas d'absence du salarié.
Cela concerne essentiellement des éléments qui sont liés à la notion de travail effectif du salarié.
Parmi ces éléments, on peut noter entre autres :
Il faut également bien garder à l'esprit qu'en cas d'absence d'usage défini par l'entreprise, le calcul appliqué par le gestionnaire de paie doit rester le même pour tous les salariés.
De même, le principe est toujours celui de l'application de la méthode la plus favorable au salarié, autrement dit qui le pénaliserait le moins en termes de montant déduit, ou bien réduirait le moins possible son acquisition de jours de congés.
Encore une fois, cela démontre bien l'importance des qualités de rigueur et de cohérence qui doivent animer le gestionnaire dans le traitement des données de paie.
En résumé
Les méthodes de paie viennent de la pratique.
La jurisprudence s'est prononcée pour un calcul au réel dans le cas de certaines absences.
Il existe également des calculs sur la base des jours ouvrables ou calendaires.
Ces calculs sont des méthodes de base pour calculer les absences ou proratiser certains éléments de paie.
Maintenant que vous en savez plus sur les calculs de base de la paie, je vous propose de poursuivre par l'analyse des éléments de paie et les composants de leur calcul.
